Vrijwilligers inzetten voor je organisatie: waar begin je?

Te gek dat je overweegt om vrijwilligers in te zetten voor je organisatie. Vrijwilligers zijn leuk! Het werken met vrijwilligers is wel heel anders dan het aannemen van personeel. Er is weinig informatie over hoe je begint en waar je aan moet denken als je vrijwilligers wilt inzetten. In dit artikel zetten we de belangrijkste zaken even voor je op een rijtje. Zo weet je welke stappen je kunt zetten om vrijwilligers in te zetten. 

Even voor de zekerheid: als je nog twijfelt of vrijwilligers wel een goede match zijn voor je organisatie, kun je beter eerst dit artikel even lezen. Mocht daar nu uitkomen dat je beter medewerkers kunt aannemen, ben je uiteraard alsnog welkom om dit artikel te lezen en te delen. Help je ons ook weer mee!

Vrijwilligers inzetten: waarom zou je?

Vrijwilligers mogen in principe alleen “werken” bij organisaties die geen winstoogmerk hebben en werk doen dat bijdraagt aan het algemeen of maatschappelijk belang. Dat is best vaag: je ziet vrijwilligers meestal in de zorg, in de kunst- en cultuursector, bij grote evenementen en bij goede doelen (in het binnen- en buitenland). Je kunt vrijwilligers inzetten voor uiteenlopende “klusjes” die je zelf of door betaald personeel niet kunt (laten) doen. Van elke week een potje schaken met meneer De Vries in het verzorgingstehuis tot toegangskaartjes controleren bij een groot festival in ruil voor toegang. De vrijwilligers doen het werk zonder daarvoor betaald te krijgen. Ze krijgen “betaald in voldoening”, las ik ergens. Vond ik wel mooi.

Naast het feit dat vrijwilligers jouw organisatie werk uit handen kunnen nemen, is uit verschillende onderzoeken gebleken dat vrijwilligerswerk goed is voor de mens. Het bijdragen aan het belang van anderen maakt je gelukkiger, relaxter en gezonder. Het staat goed op je CV, het is een fijne manier om nieuwe mensen te leren kennen en om iets om handen te hebben. Door te kiezen voor het samenwerken met vrijwilligers draagt je organisatie niet dus niet alleen bij aan het maatschappelijk belang, maar ook aan het individuele belang van elke vrijwilliger. Lekker bezig!

Waar begin je?

Vrijwilligers inzetten doe je dus niet zomaar. Er zitten een hoop (wettelijke) haken en ogen aan en het vraagt behoorlijk wat organisatie. Als je al die zaakjes op orde hebt, zijn vrijwilligers een waardevolle toevoeging aan je team. Of je ze nu eenmalig inzet of elk weekend: afhankelijk van wat er moet gebeuren kun je de vrijwilligersplanning zo gek maken als je zelf wilt. Hieronder volgt een klein stappenplannetje voor het inzetten van vrijwilligers!

1. Voldoet jouw organisatie aan de “geen winstoogmerk” en “algemeen of maatschappelijk belang” eisen, en de overige eisen die de regering en belastingdienst stellen aan vrijwilligerswerk? Zo ja, ga door naar stap twee.
2. Bedenk welk “werk” er gedaan moet worden. Is het nodig dat iemand daar specifieke kennis voor heeft? Dan is een groep vrijwilligers vinden vaak een uitdaging. Als het werk door iedereen gedaan kan worden, zit je sowieso goed. Ga door naar stap drie.
3. Nu kun je vrijwilligers gaan werven. Zet een oproepje op de website, in de plaatselijke krant, hang een briefje op in de lokale supermarkt. Er zijn ook een hoop online platforms waar je jouw vrijwilligersklus kunt “aanbieden”. Google is your friend!
4. Kennismakingsgesprekken: ja of nee? Net als bij “gewone” medewerkers – en als je er niet in één klap 1000 nodig hebt – kan het handig zijn om vrijwilligers eerst op kennismakingsgesprek te laten komen. Je hoeft niet iedereen “aan te nemen”, ook niet als je ze niet hoeft te betalen. Vrijwilligers zijn ook het visitekaartje van de organisatie, dus het is helemaal geen gek idee om even te kijken wat voor vlees je in de kuip hebt.
5. Vrijwilligersovereenkomst opstellen & ondertekenen: zorg ervoor dat je de afspraken die je maakt vastlegt in een vrijwilligersovereenkomst. Zo weet de vrijwilliger wat er van hen verwacht wordt en wat die mag verwachten van de organisatie. Voorkom onnodig gedoe!
6. Plannen maar! Wij zijn natuurlijk fan* van organisaties die hun vrijwilligers inzetten op basis van zelfroosteren. De organisatie geeft aan wanneer er mensen nodig zijn en de vrijwilligers tekenen zelf in op de “diensten” die voor hun goed uitkomen. Makkelijker kunnen we het niet maken! Ben je benieuwd of Het Rooster past bij jouw organisatie? Stuur ons dan even een berichtje.
7. Aan het werk!

*Het Rooster voor vrijwilligers

Onze tool is uitermate geschikt voor organisaties die werken met vrijwilligers. We zien steeds terug dat de vrijheid om je eigen rooster te bepalen bijdraagt aan het goede gevoel dat vrijwilligers krijgen van het werk dat ze doen. Inmiddels werken meer dan 40.000 mensen – vrijwilligers en medewerkers – met het Rooster. Die zijn verspreid over verschillende instanties, zoals ziekenhuizen, musea, bibliotheken en hospices. We denken graag mee als jouw organisatie niet in die hoek zit, maar wel met vrijwilligers wil werken. Laat het ons weten!