Sportkantine Dorper Esch: “80 vrijwilligers van twee organisaties samenvoegen; dat is een grote uitdaging!”

De sportkantine Dorper Esch is ontstaan vanuit de wens van De Dinkel en Timax/Devoko om gezamenlijk de horeca in het sportcomplex over te nemen. De Dinkel is een zwemvereniging uit Denekamp en heeft al diverse topsporters afgeleverd. Timax/Devoko is de plaatselijke volleybalvereniging. Na wat weerstand van de gemeente konden zij op 1 november 2018 van start. Door de sterke verbindende factor is het nu een plek geworden waar het voor iedereen goed toeven is binnen het sportcomplex.

Twee verenigingen

Beide verenigingen leveren bestuursleden en daarnaast is Hans Lubbers als coördinator aangetrokken. “Ik heb geen enkele binding met de twee clubs en ben juist daarom gevraagd voor deze functie”, vertelt Hans. Hij heeft veel ervaring binnen het verenigingsleven in Oldenzaal en heeft ook eerder al een verenging opgezet. “Naast de bestuurders en vrijwilligers die vanuit de twee clubs komen, willen we ook graag buitenstaanders aantrekken om echt onderdeel te worden van de lokale gemeenschap. Inmiddels hebben we een zeer enthousiaste groep van tachtig vrijwilligers van achttien tot vijfenzeventig die bij de sportkantine werkzaam zijn.”

Te groot voor een rooster in Excel

“Ik kreeg de opdracht om de organisatie op te tuigen, maar het was een behoorlijk uitdaging met zo veel vrijwilligers. Ik wist niet gelijk hoe ik al die mensen en uren in ging roosteren en zag er best een beetje tegenop. Het was me wel duidelijk dat ik een roosterprogramma nodig had”, legt Hans uit. “Dit was te groot voor Excel. Ik ben gaan zoeken op internet en na een ochtend op Google kwam ik terecht bij Het Rooster. Ik ben me goed gaan verdiepen en heb toen al snel een demo aangevraagd. Het contact verliep prettig en snel en ik was gelijk enthousiast.”

Hij ondervond echter wel wat weerstand bij het overige bestuur. “Het bestuur was sceptisch over de werking van het programma en het zelfroosteren. Ze wilde het eerst weleens zien. Gelukkig kreeg ik een van de andere coördinatoren van de clubs mee. Ook zij zag de mogelijkheden. Na de eerste bijeenkomst met de vrijwilligers, waarbij ze de werking van het programma goed konden zien, waren ze in één klap helemaal om. Iedereen was net zo enthousiast als ik en daar was ik erg blij mee! De implementatie verliep grotendeels soepel, maar we waren wel even bezig met alle informatie verzamelen. Achteraf viel het allemaal 100% mee en konden we snel van start. “

Professionalisering door Het Rooster

De vrijwilligers, maar ook het bestuur en ik zijn erg blij met Het Rooster. “Ze vinden het er allemaal erg mooi uitzien, het is overzichtelijk en je kan gelijk de stand van zaken zien. Ook voor de coördinatoren werkt het geweldig. Het is makkelijk om een mailing uit te sturen. Of dit nou over diensten, feesten of bijzondere gelegenheden gaat. Het zelfroosteren gaat ook erg goed. De vrijwilligers plannen lang van tevoren in en diensten worden, indien nodig, geruild door deze zelf aan te bieden. Het was niet te mogelijk geweest om dat allemaal zelf te doen als coördinator. Alles is perfect geregeld aan de achterkant van de organisatie. Er komen zelfs allerlei organisaties uit de omgeving bij ons kijken hoe we het hebben ingericht voor onze vrijwilligers en daar zijn we hartstikke trots op!”

Op de vraag of Hans nog zonder Het Rooster zou kunnen antwoordt hij in het mooie Twentse dialect “Oh, god! Nee, totaal niet! Het zou voor mij bijna een reden zijn om te stoppen met deze functie. Ik zou niet weten hoe we dit zonder Het Rooster moeten doen”.