Interzorg rolt Het Rooster organisatiebreed uit: “Vrijwilligers krijgen veel meer vrijheid en zelfregie”

Interzorg is een VVT-organisatie met negen locaties in Noord- en Midden-Drenthe en ondersteunt mensen thuis met wijkzorg, volledig pakket thuis en een behandeldienst. Vrijwilligers ondersteunen binnen deze organisatie heel veel activiteiten. Van huiskamerdiensten, wandelingen maken met bewoners tot vervoer en extra hulp bij feestdagen of uitstapjes.

Simone Wielinga, applicatieontwikkelaar binnen de afdeling ICT van Interzorg, is betrokken bij de implementatie van Het Rooster. Ze werkt zelf niet dagelijks inhoudelijk met Het Rooster, maar wel is ze vanuit ICT betrokken bij de invoering binnen de organisatie. Ik sprak haar over haar ervaringen.

Van fysiek activiteitenboek naar digitaal roosteren

Voor de komst van Het Rooster werkte Interzorg grotendeels met een fysiek boek voor de contactgegevens. Vrijwilligers konden daarin ook opschrijven voor welke activiteit ze zich wilden aanmelden. Daarnaast moesten de collega’s op locatie nog veel handmatig doen.

“Als iemand ziek werd of er extra hulp nodig was, moest er veel gebeld worden.” vertelt Simone. “Bijvoorbeeld rond Kerst of Pasen, als er versierd moest worden. Dit stond niet in het boek en zijn activiteiten die er extra bijkomen.”

Spannend voor een oudere doelgroep

Omdat een groot deel van de vrijwilligers bij Interzorg wat ouder is, was de overstap naar ‘digitaal roosteren’ best spannend.

“We vroegen ons af: gaan zij zo’n applicatie omarmen? Lukt dat? Lennart heeft ons meegenomen in ervaringen bij andere klanten en we zijn ook bij een referentieorganisatie gaan kijken. Uiteindelijk besloten we gewoon te starten,” aldus Simone.

Interzorg startte daarom eerst met een pilot op één locatie, bij Kornoeljehof in Vries. Tijdens een echte hands-on sessie waarbij de vrijwilligers hun eigen telefoon, tablet of laptop mee moesten nemen, ging men meteen aan de slag met hoe alles werkte. Vooraf waren sommige vrijwilligers kritisch, maar na de uitleg was het voor velen duidelijk dat de applicatie juist een verbetering is.

Meer zelfregie voor vrijwilligers

Eén van de grootste voordelen is volgens Simone dat vrijwilligers nu zelf kunnen bepalen wanneer ze willen helpen.

Voorheen werden ze gebeld met de vraag of ze op een bepaald moment konden ondersteunen. Nu kunnen ze rustig zelf kijken. Wat past in mijn agenda? Ze kunnen zich inschrijven wanneer het hen uitkomt.

Wat Simone echt een enorm pluspunt vindt, is dat vrijwilligers die eerder amper zichtbaar waren, nu vaker in beeld komen. En vrijwilligers helpen elkaar. Komt iemand er niet uit, dan is er altijd wel een andere vrijwilliger die helpt. Dat maakt het vrijwilligerswerk toegankelijker en leuker.

Activiteiten sneller gevuld

Ook voor collega’s op locatie levert Het Rooster veel tijdswinst op. Waar eerst veel gebeld moest worden, kan nu met één klik een oproep worden gedaan.

Simone noemt een voorbeeld waarbij er ’s ochtends nog vrijwilligers nodig waren voor een activiteit die al ’s avonds plaatsvond. “Binnen een uur waren alle plekken gevuld. Er waren zelfs nog mensen die reageerden dat ze ook wel hadden willen helpen als er nog plek was.”

Positieve bijvangst: meer verbinding

Naast het sneller vullen van diensten ziet Simone ook andere positieve effecten.

“Vrijwilligers ontdekken ineens wat er nog meer te doen is op een locatie. Een groep chauffeurs die normaal alleen reed, zag bijvoorbeeld andere activiteiten voorbijkomen en wilde daar ook bij helpen,” aldus Simone.

Ook ziet ze leuke nieuwe verbindingen ontstaan, waaronder bijvoorbeeld dat de man of vrouw van een vrijwilliger ook opeens vrijwilliger wordt omdat er een taak past bij hem of haar.

Van pilot naar organisatiebrede uitrol

Vooral de ICT-afdeling is betrokken geweest bij de uitrol op de pilotlocatie.

Na de succesvolle eerste locatie-implementatie volgde een tweede locatie. Ook daar waren de ervaringen positief. Hierna is de vakgroep zelf aan de slag gegaan met de verdere implementatie op de overige locaties met een key-user van Het Rooster als kartrekker en aanjager. Vanuit ICT wordt er ondersteund en waar nodig bijgestuurd.

“Bij huiskamerdiensten zagen we bijvoorbeeld dat er veel regelmatiger vrijwilligers aanwezig waren. Daardoor worden zorgmedewerkers ook ondersteund en ontlast.”

Inmiddels zijn meerdere locaties live en de rest volgt. Simone: “Aan het einde van het jaar willen we met de hele organisatie in Het Rooster werken.”

Ondersteuning vanuit Het Rooster

De samenwerking met Het Rooster ervaart Simone als prettig. Er wordt snel geschakeld en vragen worden snel beantwoord. “Wat Lennart ons in het begin schetste, blijkt in de praktijk ook echt te kloppen. Dus geen loze beloftes, zoals je soms wel ziet.

Ook bij de koppeling met het ERP-pakket, waarin vrijwilligersgegevens staan, kreeg Interzorg ondersteuning. “We wilden voorkomen dat we vrijwilligers handmatig moesten invoeren en mutaties steeds zelf moesten bijhouden. Ook daarin zijn we goed geholpen.”

Wat zijn de wensen voor de toekomst?

Een wens die Interzorg nog heeft, gaat over terugkerende activiteiten met wisselende dagen.

“Je kunt nu goed aangeven dat een activiteit elke maandag terugkomt, maar niet dat iets de ene keer op maandag is, dan op dinsdag en daarna op vrijdag. Daarvoor zijn nu nog handmatige handelingen nodig.” Dit is een wens, maar volgens Simone geen blokkade.

“Het zou fijn zijn als dat ontwikkeld wordt, maar het is niet zo dat we er nu niet mee kunnen werken.”

Overall is Simone enthousiast over de impact van Het Rooster.

“We hadden verwachtingen, maar je weet vooraf niet precies wat het brengt. Wat ik vooral mooi vind, is hoe enthousiast men op de locaties is.”

Voor Interzorg draagt Het Rooster bij aan meer overzicht, tijdswinst en betere inzet van vrijwilligers. Door gebruik te maken van Het Rooster is dit ook interessant voor nieuwe vrijwilligers, die zich niet wekelijks vast willen leggen, maar zelf de regie willen hebben. Zichzelf inplannen als het hen uitkomt!

Vrijwilligers zijn van grote meerwaarde voor hun organisatie. Ze dragen bij aan de kwaliteit van zorg en het welzijn van de cliënten. Dat Het Rooster helpt om hen beter te betrekken en te behouden, maakt het voor Simone heel waardevol.

“We zijn positief verrast. Er zit soms nog een stigma op vrijwilligerswerk. Dat je altijd op een vast moment beschikbaar moet zijn. Met Het Rooster laten we dat meer los. Het is vooral fijn dát er iemand is.”