Het dierenasiel Offem in Noordwijk is een kleinschalige, onderneming waar dagelijks met veel liefde wordt gezorgd voor honden, katten en kleine knaagdieren. Met slechts vier medewerkers op de loonlijst en een grote groep vrijwilligers is het asiel volledig afhankelijk van betrokken mensen die zich inzetten voor de dieren.

Ik sprak met Marinka, vrijwilliger en verantwoordelijk voor de planning, over de overstap naar Het Rooster en wat dat het asiel heeft gebracht.

Een organisatie die draait op vrijwilligers

“In principe draait ons hele asiel op vrijwilligers,” vertelt Marinka. “Zonder hen kunnen we simpelweg niet bestaan.”

Waar het dierenasiel voorheen werkte met zo’n 50 à 60 vrijwilligers, is dat aantal de afgelopen tijd flink gegroeid. Inmiddels staan er soms zelfs meer vrijwilligers op een dienst dan eigenlijk nodig is. Deze toename komt grotendeels doordat steeds meer mensen zich belangeloos willen inzetten voor een goed doel.

“Het mooie is dat je mensen echt ziet opbloeien als ze met dieren werken. Het geeft rust en voldoening en zorgt voor het nodige sociale contact.”

De uitdaging

“Voorheen deden we alles in Excel. Toen we nog niet met zoveel mensen waren, werkte dit nog wel, maar op een gegeven moment was het gewoon niet meer te doen. Excel is foutgevoelig en onoverzichtelijk.”

Door de groei die het dierenasiel doormaakte, werd het plannen in Excel steeds lastiger. Marinka geeft aan dat er elke maand een nieuw rooster werd gemaakt, gemaild, aangepast, opnieuw gedeeld en alsnog bleef het een wirwar van wijzigingen.

“Vrijwilligers hadden eigenlijk geen goed zicht op het rooster. Ze wisten wanneer ze zelf moesten werken, maar niet waar er eventueel nog gaten zaten. Je zag dat daardoor de bereidheid om in een dienst over of erbij te nemen laag was.”

Zelfs een WhatsApp-groep bood geen oplossing. De berichtjes werden wel gezien en gelezen, maar vaak vergeten of genegeerd.

Het Rooster als uitkomst

Via een netwerk waar ook andere dierenasielen inzitten, werd de vraag gesteld: “Hoe doen jullie dat met jullie roosters?” Marinka heeft toen verschillende systemen bekeken, waarbij de belangrijkste criteria waren, dat het overzichtelijk, flexibel en betaalbaar moest zijn.

Algauw viel de keuze op Het Rooster, voornamelijk omdat het er overzichtelijk uit zag. Verder geeft Marinka als positief punt aan, de flexibiliteit. Dit was voor haar heel belangrijk is, aangezien iedere organisatie anders is en ze het wel volledig naar hun eigen situatie wil kunnen aanpassen.

Fijne implementatieperiode

Allereerst is er gestart met een proefperiode, waarbij het team van Het Rooster actief meedacht. “Dat vond ik echt een groot pluspunt. Het is niet alleen een systeem dat je koopt, er zit ook echt iemand achter die met je meedenkt. De basis werd voor ons ingericht, dat scheelde enorm,” aldus een tevreden Marinka.

Na deze periode, moest Het Rooster volledig worden ingericht met alle vrijwilligers en diensten. Voor Marinka een enorme klus, maar ze heeft dan ook alles meteen voor een heel jaar vooruit kunnen plannen.

De introductie en informatievoorziening naar de vrijwilligers heeft ze bewust simpel gehouden. Er werd een duidelijke mail met uitleg en verwijzing naar de helpdesk gestuurd. En dat werkte verrassend goed. Er werden bijna geen vragen gesteld.

Meer overzicht, minder werk

Sinds de start in januari is het verschil duidelijk merkbaar.

“Het grootste voordeel is dat alles nu vooruit gepland is. Vrijwilligers weten waar ze aan toe zijn en kunnen zelf wijzigingen doorvoeren. Dat scheelt ons enorm veel werk.”

Voor Marinka ook heel fijn dat de vrijwilligers nu grotendeels hun eigen planning bijhouden. Ze kunnen diensten onderling ruilen, zelf afwezigheid doorgeven en open diensten worden nu ook sneller opgevuld.

“Wij hoeven eigenlijk alleen nog maar even te checken of het weekend goed gevuld is. De rest gaat vanzelf”, aldus een tevreden Marinka.

Meer betrokkenheid en eigenaarschap

Naast tijdswinst ziet Marinka nog een belangrijk effect: meer betrokkenheid.De vrijwilligers zijn veel actiever geworden. Ze kijken zelf in de app of er nog gaten zijn en springen sneller bij. Dit komt vooral door het gemak.

Alles kun je gewoon doen vanaf je telefoon. Dat maakt het laagdrempelig. Even snel checken, even iets aanpassen. Het kan altijd en overal.

Leuk om te vermelden is, dat na zo’n korte tijd het gebruik van Het Rooster al verder gaat dan alleen inplannen van diensten.

“We zijn nu ook bezig met het prikbord en werkinformatie. Denk aan instructies, filmpjes en straks ook informatie over de dieren zelf,” aldus Marinka.

Dat is vooral waardevol voor nieuwe vrijwilligers of mensen die het spannend vinden om vragen te stellen. Want niet iedereen durft om hulp te vragen. Dan is het heel fijn dat alles gewoon in de app staat.

Kleine verbeterpunten, maar vooral veel winst

Marinka is zeer tevreden met Het Rooster. Wel geeft ze aan dat het overzicht soms nog iets duidelijker kan, omdat ze met veel vrijwilligers werken en dat er een paar kleine technische dingen zijn, maar dat heeft ze al teruggekoppeld.

Dit zijn voor haar echt de details. Het weegt niet op tegen wat het haar al oplevert.

Het resultaat: rust, overzicht en toekomstbestendig werken

Na een paar maanden werken met Het Rooster is de impact voor het Dierenasiel groot.

• Het rooster is overzichtelijk en altijd actueel
• Vrijwilligers nemen meer verantwoordelijkheid
• De administratieve last is sterk verminderd
• Informatie is centraal en toegankelijk

Marinka: “Het is voor ons echt een verademing. We hebben weer grip op de planning en houden tijd over voor waar het echt om draait: de dieren.”

In deze tijd van digitalisering is dit gewoon de manier van werken. Dit is de toekomst.