Hoe Hospice Hoeksche Waard met Het Rooster de planning en urenregistratie eenvoudiger en betrouwbaarder maakte.

Over Hospice Hoeksche Waard

Hospice Hoeksche Waard in Zuid-Beijerland bestaat twintig jaar en biedt palliatieve zorg aan mensen bij wie zorg thuis niet langer passend of organiseerbaar is. Ze bieden met negen bedden een warme plek aan mensen in de laatste fase van hun leven. De organisatie telt 28 medewerkers en 93 vrijwilligers. Toen directeur-bestuurder Natascha van Kats ruim anderhalf jaar geleden begon, werd de voorbereiding van de salarisadministratie nog grotendeels handmatig in Excel gedaan. Dat moest volgens haar eenvoudiger, sneller en vooral minder foutgevoelig.

Van handmatig overtypen naar betrouwbare gegevens

Voordat ze met Het Rooster werkte, controleerde Natascha alle roosters zelf, haalde zij de gewerkte uren eruit en zette zij die gegevens handmatig in een Excel-bestand. Vervolgens ging dat bestand naar het salarisbureau. Niet alleen kostte dit veel tijd, het gaf ook voortdurend onzekerheid. “Het gaat over iemands salaris. Dat wil je gewoon goed doen,” vertelt ze. De wens was daarom helder: één oplossing waarin planning, urenregistratie en de voorbereiding van de loonadministratie beter op elkaar aansluiten.

Een passende oplossing via een collega-hospice

De eerste online zoektocht leverde vooral uitgebreide systemen met bijbehorende hoge tarieven op. Voor een zelfstandig hospice met negen bedden was dat geen logische keuze. De doorbraak kwam via één van de coördinatoren, die bij een hospice in Middelharnis zag dat ze daar met Het Rooster werkte. Het zag er allemaal overzichtelijk en gebruiksvriendelijk uit, waardoor Hospice Hoeksche Waard besloot verder te onderzoeken wat het systeem voor de eigen organisatie kon betekenen.
Sinds begin 2026 werkt het hospice nu met Het Rooster, een online roostersysteem voor haar vrijwilligers.

Zonder uitgebreide training aan de slag

Natascha heeft in eerdere organisaties meerdere overstappen naar nieuwe planningssystemen meegemaakt. Vaak gingen die gepaard met uitgebreide trainingen en langdurige implementatietrajecten. Bij Het Rooster bleek dat anders. De planners kregen uitleg, oefenden zelf met het online rooster systeem en konden hun collega’s vervolgens in ongeveer een half uur meenemen in de belangrijkste functies.

“Binnen een half uur was de uitleg gegeven en kon iedereen ermee aan de slag,” aldusNatascha.

Natuurlijk moesten medewerkers in het begin soms zoeken naar een functie of wennen aan een andere manier van werken. Online roosteren was nieuw. Meestal kwamen zij er zelfstandig, met hulp van een collega of via de kennisbank snel uit. Juist die lage drempel ziet Natascha als een belangrijk voordeel in de zorg, waar een systeemverandering al snel als ingewikkeld of belastend wordt ervaren.

Meer dan alleen een rooster

Het dashboard is inmiddels een centrale plek geworden voor steeds meer informatie. Medewerkers zien er wat voor hen relevant is. Bovendien benut het team ook aanvullende mogelijkheden. Zo worden teamvergaderingen in de agenda gezet en kunnen medewerkers zich daarvoor inschrijven. Dat voorkomt losse lijstjes en extra administratief werk.

Het hospice staat niet stil en ontdekt bij gebruik nieuwe toepassingen, maar heeft ook nog wensen. Eén van de wensen is een totaaloverzicht van de vakantie-uren van het hele team. Daarnaast vraagt de inrichting van rollen, rechten en enkele instellingen wel de nodige aandacht. Een medewerker bleek bijvoorbeeld per ongeluk een instelling voor onregelmatigheidstoeslag te kunnen wijzigen. Door de authorisaties aan te passen was dat snel opgelost. Voor Natascha hoort dit bij het steeds beter leren kennen en inrichten van een nieuw systeem.

Snelle support en het gevoel dat er wordt geluisterd

Wanneer het team een antwoord niet in de kennisbank vindt, wordt er met Het Rooster contact opgenomen. Volgens Natascha wordt hier snel op gereageerd. Ook wanneer een wens niet direct kan worden gerealiseerd, is de communicatie duidelijk. Er wordt uitgelegd wat wel en niet mogelijk is en wanneer iets eventueel kan worden opgepakt.
Die openheid is voor haar minstens zo belangrijk als de snelheid. “Je hebt het gevoel dat er echt wordt geluisterd.” Suggesties verdwijnen niet zomaar uit beeld, terwijl er ook eerlijk wordt aangegeven wanneer andere ontwikkelingen voorrang hebben.

Volgende stap: ook de vrijwilligers aansluiten

Op dit moment gebruiken de 28 betaalde medewerkers Het Rooster. De 93 vrijwilligers werken nog met een ander systeem, maar Hospice Hoeksche Waard wil op termijn graag naar één centrale oplossing. De ambitie is om de vrijwilligers in het najaar aan te sluiten. Hierbij wordt bewust voor een zorgvuldige aanpak gekozen en niet alles in één keer. Eerst moet het interne team alle mogelijkheden en instellingen goed beheersen.
Dat is extra belangrijk omdat veel vrijwilligers zeventig jaar of ouder zijn en niet allemaal even digitaal vaardig. Pas wanneer de organisatie vragen snel en overtuigend kan beantwoorden, wordt de volgende groep meegenomen.

“Niemand wil terug naar het oude systeem.”

De overstap verliep zonder een lang parallel traject. Na een korte periode van testen koos het hospice ervoor om daadwerkelijk over te gaan. De medewerkers hebben het systeem snel eigen gemaakt. Het duidelijkste bewijs daarvan is volgens Natascha eenvoudig: niemand wil terug naar de oude werkwijze.

Voor andere zorgorganisaties die twijfelen over een nieuw online planningssysteem heeft zij dan ook een heldere boodschap: Laat je niet afschrikken door de gedachte dat een overstap per definitie ingewikkeld is. “Het is laagdrempelig, het wijst zichzelf grotendeels en iedereen kan het onder de knie krijgen. Ik word er gewoon heel blij van.”