Drie methodes om een personeelsrooster op te stellen

We weten het allemaal. Het opstellen van een passend rooster voor jouw medewerkers kan een hele uitdaging zijn. Vooral als het gaat om verschillende diensten op meerdere locaties. Je staat versteld bij hoeveel organisaties, hoe klein of groot ook, er nog op de zogezegde Jip en Janneke manier wordt gepland.

Ik licht hieronder drie manieren van plannen toe. En zeg nou zelf, optie 3 is toch wel de minst tijdrovende en best passende? Voor welke organisatie dan ook.

Methode 1. De Post-it methode
Of te wel, pen en papier. Dit is de eenvoudigste manier om een personeelsrooster op te stellen. Schrijf de dagen van de week elk op een aparte Post-it. Plak deze op de muur of je koelkast. Schrijf vervolgens ook alle werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd op aparte Post-it’s. Plak deze bij de dagen waarop een bepaalde taak moet worden gedaan. Verschuif de Post-it’s als er een dienst wijzigt. Het werkt nog overzichtelijker als je met verschillende kleuren Post-it’s werkt. En denk aan een goedschrijvende pen of een geslepen potlood.

Deze methode heeft natuurlijk wel veel nadelen. Wat als de Post-it’s nat worden en je ze niet meer kunt lezen? Hele planning in de soep. 😉 En hoe deel je de planning? Maak je foto’s van al je Post-it’s? Teveel haken en ogen.

Methode 2. Excellijstjes
Wil je het allemaal iets overzichtelijker, kies dan voor een Exceldocument. Maak een tabel waarin je de dagen van de week zet met de tijdstippen waarop een dienst plaatsvindt. Deel vervolgens de medewerkers in. Maak het jezelf nog wat makkelijker, door gebruik te maken van formules. Je kunt Excel bijvoorbeeld automatisch laten berekenen hoeveel de gewerkte uren per medewerker zijn. Maar dan moet je wel over wat extra Excelkennis beschikken.

Een Excellijst kun je delen met iedereen, maar hoe zit dat dan met de privacy? Alle data zit dan bij iedereen in zijn computer? Niet echt AVG-proef en erg fraudegevoelig.

Methode 3. Online planningssysteem
Dit is natuurlijk de minst foutgevoelige en prettigste oplossing. En AVG-proof niet te vergeten! Gebruik hiervoor het planningssysteem van Het Rooster. Dit systeem is gemaakt om jouw personeelsplanning gemakkelijker te maken. Te automatiseren dus! In één oogopslag kun jij de beschikbaarheid van jouw medewerkers zien en diensten aan hen toewijzen. Of nog beter. Laat je mensen zichzelf inroosteren. Dit bespaart jou enorm veel tijd.

En als je nog eens terugleest naar optie 1, de Post-it’s, dan zie je dat de basis van Het Rooster hier wel vandaan komt. En dan bedoel ik de kleurcodering. Binnen Het Rooster wordt er namelijk ook gebruikgemaakt van verschillende kleuren om de status per dienst aan te duiden. Wel zo overzichtelijk en handig.

Vraag geheel vrijblijvend een demo aan en laat je verrassen.

Het Rooster bespaart je enorm veel tijd, ergernis en beperkt fouten.