Ontmoet Prise d’Eau Golf: de top golfbaan van Nederland

Prise d’Eau Golf is een professionele golfbaan in Nederland, bestaande uit 27 holes verdeeld over drie lussen van 9 holes, en een extra 9-holes  par 3 baan. De golfbaan behoort tot de top van Nederland en biedt een unieke ervaring met zijn uitgebreide faciliteiten en 27 i.p.v. de vaak standaard 18 holes. Maar een golfbaan kan ook niet zonder vrijwilligers, oftewel marshals genoemd.

De marshals draaien ochtend- en middagdiensten, waarbij er altijd twee personen per dienst nodig zijn. Dit zorgt ervoor dat de golfbaan 363 dagen per jaar open is, met uitzondering van Eerste Kerstdag en Nieuwjaarsdag. En uiteraard als het weer het toelaat. Ik spreek Frank Keersmaekers, marshal bij golfbaan Prise d’Eau Golf.

Het Rooster: Van Excel naar Efficiëntie

In oktober is Prise d’Eau begonnen met de voorbereidingen en het inrichten van Het Rooster. Na een proefperiode zijn ze vanaf januari dit jaar volledig live gegaan. De marshals, hoofdzakelijk allemaal pensionado’s, moesten worden geïnstrueerd en geholpen om het systeem onder de knie te krijgen. Dit proces verliep geleidelijk en met succes.

 “We hebben wel naar andere systemen gekeken, maar Het Rooster kwam er als beste uit. Voornamelijk door de vormgeving.”

Vrijwilligers aan zet: ervaringen met Het Rooster

Voorheen werd de planning bijgehouden in een Excel-bestand, wat veel tijd en moeite kostte. Het Rooster heeft dit proces bij Prise d’Eau aanzienlijk verbeterd door een gestructureerde en overzichtelijke manier van plannen te bieden. Vrijwilligers kunnen nu eenvoudig hun beschikbaarheid aangeven en het systeem zorgt voor een eerlijke verdeling van de diensten. Wel met tussenkomst, nu nog, van de roostermaker. In totaliteit werken er 36 vrijwilligers als marshal bij Prise d’Eau.

Samenwerking met de eigenaren: een succesverhaal

Het contact met Lennart verloopt soepel. Er is een goede samenwerking en prettige communicatie. Suggesties en feedback worden serieus genomen en waar mogelijk wordt het systeem aangepast naar de wensen van de klant. Dit leidt tot een gebruiksvriendelijke en efficiënte planningstool, waardoor het nog beter aansluit op de behoeften van de gebruikers bij Prise d’Eau Golf. Frank ervaart dit als zeer positief.

Iedereen aan boord: het nieuwe systeem snel onder de knie

Hoewel de marshals aanvankelijk moesten wennen aan het nieuwe systeem, hebben de meesten het snel opgepikt. De app is handig en gebruiksvriendelijk.

Aangezien er altijd wel mensen zijn die meer moeite hebben met digitale systemen, was soms extra uitleg noodzakelijk. Over het algemeen heeft iedereen de implementatie van Het Rooster als positief ervaren.

De marshals geven hun beschikbaarheid aan via de app, wat een stuk eenvoudiger is dan de oude methode van e-mails en Excel-bestanden. “In de toekomst willen we er wel naar toe dat iedereen zichzelf kan inroosteren”, aldus Frank.

“Fijn dat je kunt zien wie er wanneer ingeroosterd is. Handig voor zowel de  marshals zelf als voor de receptie. Ook als er onderling is geruild, zie je nu de daadwerkelijke planning.

Vroeger duurde het maken van een rooster  1 à 2 dagen. Nu met Het Rooster is het binnen een halve dag klaar.

Training en ondersteuning: een vlotte overgang

Lennart en Pascal van Het Rooster hebben een uitgebreide training van de eigenaren gehad. Daarna hebben ze de andere marshals uitleg gegeven tijdens een gezamenlijke meeting.

De app is vrij intuïtief, waardoor de meeste marshals snel vertrouwd raakten met het systeem. Het spreekt vaak voor zich wat je moet doen. Verder is altijd ondersteuning beschikbaar voor degenen die extra hulp nodig hebben.

Toekomstplannen: zelfroosteren en verbeteringen

Hoewel het huidige systeem goed werkt, is er nog ruimte voor verbetering. Frank hoopt in de toekomst volledig over te gaan naar een zelf roosterend systeem. Waarbij marshals hun diensten zelf kunnen inplannen zonder tussenkomst van een roostermaker. Dit verhoogt de efficiëntie verder en zorgt voor een lagere werkdruk van de roostermaker. “We weten dat dit kan binnen het systeem. Wij gebruiken het nog niet,“ aldus Frank.

Daarnaast zijn er suggesties gedaan voor extra functionaliteiten, zoals het eenvoudiger kunnen ruilen van diensten. De roostermaker zorgt nu dat iedereen een beetje evenredig wordt ingedeeld.

Conclusie: Tevredenheid en Vooruitgang

De introductie van Het Rooster heeft geleid tot een efficiëntere en gestructureerde manier van plannen voor de marshals van Prise d’Eau. De samenwerking met Lennart en Pascal verloopt soepel en er wordt continu gewerkt aan verbeteringen. De meeste marshals hebben het systeem snel opgepikt en zijn tevreden met de nieuwe manier van werken. De toekomst ziet er positief uit, met plannen voor verdere automatisering en optimalisatie van het roostersysteem.