Klantinterview Vrijwilligers & Vrienden UMCG
Door Madelon Lucas | 3 oktober
Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is één van de grootste ziekenhuizen in Nederland en is de grootste werkgever van Noord-Nederland. De ruim 12.000 medewerkers werken samen aan zorg, onderzoek, opleiding en onderwijs met als gemeenschappelijke doelstelling: bouwen aan de toekomst van gezondheid.
Vrijwilligers & Vrienden UMCG, onderdeel van het UMCG, zet zich met passie in voor het welzijn van zowel jonge als volwassen patiënten. Ze doen dit door extra aandacht, ondersteuning en afleiding te bieden tijdens hun verblijf in het UMCG.
Ik sprak met Ciska Davelaar – Manager Vrijwilligers & Vrienden UMCG over haar mooie vak en hoe Het Rooster hun werkzaamheden makkelijker maakt.
Vrijwilligers & Vrienden UMCG – net dat beetje meer
Binnen het UMCG werken er vier medewerkers en meer dan 300 vrijwilligers bij de vrijwilligersorganisatie, verdeeld over diverse afdelingen. Deze vrijwilligers zijn mensen die zich voor minimaal 1 jaar en het liefst langer committeren aan het UMCG.
Naast de inzet van vrijwilligers is Ciska ook verantwoordelijk voor Vrienden van UMCG. Zij houden zich bezig met fondsenwerving om projecten voor patiënten te financieren. Denk hierbij aan muziek aan bed, inrichting van de verblijfsruimte, aromatherapie, etc. Alle aanvragen die van de diverse afdelingen binnenkomen, die iets willen, daar proberen zij geld voor binnen te halen. Zowel vanuit het netwerk als door het benaderen van grote bedrijven.
Waarom is er voor Het Rooster gekozen?
Binnen UMCG is er zowel regionaal als landelijk veel contact met andere ziekenhuizen. “Via een regionaal overleg, waarbij een ander ziekenhuis reeds gebruikt maakte van Het Rooster, zijn we bij hen terechtgekomen’, aldus Ciska.
“Binnen Vrijwilligers van het UMCG heeft elke afdeling een eigen coördinator die het rooster maakt. In het verleden, als het rooster was gemaakt, was het eigenlijk alweer achterhaald. We konden niet mee in het roosterprogramma van het UMCG zelf, aangezien dit is gekoppeld aan het salarissysteem. Dus er moest iets anders komen. UMCG is heel streng wat je wel en niet als programma mag hebben, maar dat is het voordeel dat wij een losstaande stichting zijn. De keuze was snel gemaakt.
We zijn heel enthousiast en blij.
Ciska: “We gebruiken het nu alweer 3 jaar. Naast Het Rooster maken we gebruik van het Vrijwilligersdossier om een goede administratie bij te houden. Daarin kun je niet roosteren.”
Alles wat nieuw is, is wennen
“Als eerste zijn we gestart binnen de groep Gastenvervoerders om goed te kijken hoe het bij hen werkt. Dit is een groep die enorm belangrijk is binnen het UMGC. Hier werkte het zo goed, dat al snel alle groepen toegang kregen tot Het Rooster”, aldus Ciska.
Alle begin is wennen en sommige vrijwilligers vonden het eng en spannend. Voor hen zijn er inloopsessies gehouden, waarin uitleg over Het Rooster is gegeven. “Wel is het zo dat de coördinatoren nog steeds het rooster maken. De vrijwilligers kunnen dan zelf onderling ruilen. De reden dat we dit op deze manier doen, is omdat zo iedereen een kans krijgt op een mooie passende dienst en niet dat alleen de meest vaardige mensen als eerste de beste diensten invullen.”
Support van Het Rooster
“De samenwerking verloopt super. Ik krijg heel snel reactie. Het Serviceportaal met de daarbij behorende uitleg is heel duidelijk, maar als je er even niet uitkomt, helpen ze heel snel. Binnen een paar uur heb je reactie.”
Vrijheid als vrijwilliger
Vrijwilligers zijn mensen die in hun eigen vrije tijd werkzaamheden voor het UMCG doen. De laagdrempeligheid en de vrijheid van het ruilen van een dienst maakt het dat vrijwilligers langer blijven. Zit je vast aan een rooster en bestaat er geen flexibiliteit voor vakantie, oppassen op de kleinkinderen of iets anders , is dat vervelend. Vanuit Het Rooster kun je heel makkelijk de vraag uitzetten of iemand jouw dienst kan doen.
Doelgericht werken
Ciska: “Wat ik zo prettig vind aan Het Rooster, is dat je als manager altijd up to date bent wie er waar werkt. Op die manier kun je inspelen om bepaalde zaken. Verder vind ik het heel fijn dat ik gericht mails kan sturen naar een bepaalde groep en niet naar iedereen tegelijk.”
Geen overload aan mails meer.
Ciska laat duidelijk tijdens ons gesprek zien dat ze enthousiast is over Het Rooster. Ze vertelt met trots dat ze onlangs nog een demonstratie heeft gegeven aan een potentiële klant en als referent heeft gediend voor Het Rooster.
Is er een functionaliteit die je mist?
“Ik vind het een fijn systeem, maar als ik dan toch iets moet vermelden, dan is het dat ik liever alles per groep zie en niet in zijn totaliteit op het dashboard. Dit omdat wij dus met groepen werken. Verder vind ik iedere keer de updates wel leuk en denk dan steeds oh ik had het niet gemist, maar wel handig dat dit er nu in zit.”
Het Rooster; werkt goed en makkelijk voor zowel ons als voor de vrijwilligers.
Het Rooster in de praktijk
Uiteraard ben ik benieuwd tijdens ons gesprek welke functionaliteiten er allemaal worden gebruikt. Binnen het UMCG maken ze gebruik van de kalender voor alle activiteiten, evenementen en trainingen. Iedereen kan zich hierop dan meteen inschrijven en er zijn geen aparte mails meer nodig.
Ciska: “Het Prikbord hebben we zover uitgezet dat niet iedereen er iets op kan zetten. Anders zouden er koelkasten en dergelijke op neergezet worden en we willen het wel zakelijk houden. Wel zetten we hier alle noodzakelijke informatie op die op het intranet van het UMCG staat, bijvoorbeeld de vooraankondiging van de Covid-vaccinatie.
Uiteraard wordt er wel gebruik gemaakt van de urenregistratie om aan de hand daarvan de reiskosten te controleren.
Een functionaliteit die ik tijdens eerdere interviews nog niet eerder had gehoord, is dat Ciska veel gebruik maakt van het bellen via de app. Hierin staat dan een noodcontact dat alleen toegankelijk is voor de coördinatoren. Als er iemand niet komt opdagen, dat kun je hen makkelijk contacten. Gewoon om te checken of het wel goed gaat.
Wil jij Vrijwilligers & Vrienden UMCG steunen met een financiële bijdrage? Dat kan via deze link https://vrijwilligersenvriendenumcg.nl/.