Klantverhaal: Dierenambulance Helmond

Efficiënter werken én met meer rust dankzij digitaal plannen

Dierenambulance Helmond en omstreken staat zeven dagen per week, 24 uur per dag klaar voor dieren in nood. Met maar liefst 120 vrijwilligers en 4 vaste medewerkers verzorgen zij zowel de inzet van de dierenambulance als het beheer van hun eigen dierenasiel, waar gemiddeld 100 katten en diverse andere dieren verblijven.

De organisatie werkt voor vijf gemeenten in de regio en behandelt jaarlijks talloze meldingen van gevonden, gewonde of gedumpte dieren. Het is een drukke, complexe operatie. Juist daarom is goed plannen noodzakelijk.

Ik sprak met Twan Spierings, eindverantwoordelijke voor de planning, aansturing en het asiel.

Van potlood en Excel naar een modern roostersysteem

Tot begin van dit jaar werkte de organisatie, zoals veel non-profit organisaties, met alleen potlood, gum, Excel en héél veel telefoontjes. Uiteraard was dit veel te omslachtig en foutgevoelig.

 “Het was een mega wijziging: van nul naar honderd in één keer. Maar ik stond er volledig achter. Nu we digitaal plannen, is het leven echt makkelijker geworden,” aldus Twan.

Het Rooster werd eerst getest in een pilot. Daarna is het stap voor stap ingevoerd. Elke week kreeg een nieuwe groep vrijwilligers uitleg én directe begeleiding bij de overstap.

De grootste winst: overzicht en rust

Als ik vraag wat Het Rooster Twan nu het meeste oplevert, geeft hij aan:
“De dagplanning die volledig klaarstaat. Iedereen ziet precies wie er dienst heeft, wie medicatie mag geven, wie aanspreekpunt is en wie afgemeld is. Dat geeft zó veel rust.”

In Het Rooster kun je nu in één oogopslag veel zien. De belangrijkste zaken voor de Dierenambulance zijn:

• Het tonen van duidelijke taken en rollen per persoon
• Aangeven van de vrijwilligers met speciale bevoegdheden (zoals medicatie toedienen)
• In één oogopslag zien of een dienst voldoende bezet is
• Het makkelijk overdragen van diensten

Voorheen moest Twan dagelijks veel tijd besteden aan de planning. “Soms was je de halve dag kwijt. Nu is alles overzichtelijk, en grijpen vrijwilligers zelf in als ze willen ruilen of zich afmelden.”

Iedereen doet mee, van jong tot 70-plus

Een mooie verrassing was hoe goed álle vrijwilligers met het systeem overweg kunnen.

“We hebben vrijwilligers van 18 jaar, maar ook van bijna 80 jaar. Ik vind het fantastisch om te zien hoe jong en oud elkaar helpen. Ze leren van elkaar, stellen vragen, lossen dingen samen op. Dat versterkt de betrokkenheid enorm.”

Ook vrijwilligers die zichzelf ‘digibeet’ noemen, doen inmiddels actief mee, na een klein beetje extra hulp.

Een soepele samenwerking

Bij vragen kan Twan altijd terecht bij Lennart, de vaste contactpersoon:
“Ik stuur meestal een mail en heb snel antwoord. En bij echte paniek kan ik bellen, maar dat is vrijwel nooit nodig.”

Tijdens een evenement ontmoetten ze elkaar voor het eerst in het echt:
“Dat was leuk. Ik heb zelfs wat vragen van andere organisaties beantwoord. Ik ben gewoon enthousiast én tevreden, dat straal ik graag uit,” aldus een zeer enthousiaste Twan.

Vrijwilligers zijn goud waard

Als ik tijdens het interview aan Twan vraag of hij nog iets wil toevoegen, dan grijpt hij het moment aan om zijn vrijwilligers in het zonnetje te zetten:
“Zonder vrijwilligers kunnen wij niet bestaan. Ze doen het uit pure liefde voor de dieren, en dat bewonder ik enorm. Mensen onderschatten soms hoeveel tijd en inzet dat vraagt.”

Financiering: donateurs, sponsors en een uniek 10-jarig contract

De Dierenambulance draait op donaties, sponsors, fondsen zoals Stichting Dierenlot én commerciële contracten met gemeenten.

Recent wist Twan iets unieks te realiseren. Hij heeft een contract afgesloten voor 10 jaar met de gemeente Helmond. Dat gebeurt bijna nooit bij grote aanbestedingen. Het geeft de Dierenambulance Helmond zekerheid en ruimte om verder te bouwen.

“Het Rooster is voor ons een goede, noodzakelijke applicatie. Het geeft rust, het werkt overzichtelijk, en de prijs-kwaliteitverhouding is gewoon heel netjes. We zijn er superblij mee.”