Stedelijk Museum “De vertaalslag tussen museum, vrijwilligers en bezoekers”

Het Stedelijk Museum Amsterdam, gelegen aan het fameuze Museumplein, is een plek met internationale allure. Het museum heeft een uitgebreide collectie met moderne en hedendaagse kunst en wordt gerund door zowel betaalde krachten als vrijwilligers. Een belangrijk spil in deze grote organisatie is Carlien Lammers. Als coördinator vrijwilligers bij het bekende museum zorgt zij ervoor dat deze groep hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. “De vrijwilligers zijn ons visitekaartje.”

Tijdens haar studie deed Carlien zelf ook veel verschillende soorten vrijwilligerswerk in de culturele sector. Na haar opleiding werkte ze voor het Hermitage en tal van andere hoofdstedelijke exposities. Ze is een echt museumdier en perfect op haar plek bij het Stedelijk.

Inmiddels werkt Carlien twee jaar bij deze Amsterdamse hotspot. Eerst als floormanager en sinds afgelopen voorjaar in haar huidige functie als coördinator vrijwilligers. “Het was voor mij een logische stap, want ik was toen ook al veel bezig met vrijwilligerswerk,” zegt de 29-jarige Carlien met enthousiasme. “Het Stedelijk was altijd al mijn favoriete museum, de alsmaar roulerende collectie spreekt me enorm aan.”

“Het Stedelijk was altijd al mijn favoriete museum.”

Een visitekaartje  

Toen de vacature van vrijwilligerscoördinator afgelopen mei vrijkwam hapte ze gelijk toe. Inmiddels is de gepassioneerde Carlien dus al een half jaar verantwoordelijk voor het hebben en houden van de Stedelijk Museum-vrijwilligers. De vrijwilligers werken in het museum vooral als gastvrouw- en heer en voorzien de bezoekers, meer dan een half miljoen per jaar, van goede informatie.

“Wat mij aanspreekt is dat je heel erg betrokken bent bij wat er op de vloer gebeurt. De vrijwilligers zijn ons visitekaartje en vaak de eerste die de bezoekers zien en aanspreken als ze de deuren van het Stedelijk binnen lopen.”

Van kunstenaar tot pensionados

Carlien observeert graag en is niet haantje de voorste in grote groepen: “Zo weet ik wat er speelt bij iedereen.” Ze groeide op in de Achterhoek, ver weg van de drukte van de hoofdstad. Dit maakte haar open-minded en oprecht geïnteresseerd in allerlei mensen. Natuurlijk erg belangrijk binnen haar huidige werk.

Meer dan 50 vrijwilligers zijn er actief voor het fameuze Amsterdamse museum, een behoorlijke kluif voor Carlien. Betrokkenheid en oprechte interesse zijn daarbij voor haar sleutelwoorden. “Ik ken de namen van alle vrijwilligers én de meeste van hun partners,” zo illustreert ze mooi. De groep van vrijwilligers, is net als het museum zelf, enorm gevarieerd. Van studenten, kunstenaars tot pensionado. Bij iedereen voelt Carlien zich even betrokken, een eigenschap die haar tot een goede coördinator maakt.

“Ik ken de namen van alle vrijwilligers én de meeste van hun partners.”

Dynamisch

Ze ziet het als haar grootste uitdaging om de grote groep vrijwilligers alle informatie te geven die ze nodig hebben. “Ik vind het belangrijk dat zij hier goed hun werk kunnen doen.” Heldere en goede communicatie is belangrijk, zodat ze weten wat er speelt. “Het is een dynamische bedoening hier, dat vergt ook wat van de vrijwilligers.”

Het Rooster

Om de dynamische bedoeling die het Stedelijk Museum is goed georganiseerd te houden is Het Rooster een belangrijk hulpmiddel. Toen de vrijwilligerscoördinator begon bij het Stedelijk maakten ze de roosters, voor meer dan 50 vrijwilligers, nog met Excel. “Het was toen echt een hele klus.” Old school ging het er zo tot een jaar geleden nog aan toe: “Handmatig aanpassen, over en weer mailen en mondelinge afspraken; daarin ging best eens wat mis.”

Roosteren was in die periode een noodzakelijk kwaad. “Maar soms heb je dat alleen maar nodig om wat fijns te ontdekken.” Op het moment dat ze bij het Stedelijk Het Rooster ontdekten veranderde dit echter volledig. “Het roostergedeelte is super belangrijk voor ons. Omdat ze bij Het Rooster weten wat vrijwilligerswerk is en er zelf ervaring mee hebben, maakt dat het allemaal makkelijker.”

Vanaf het moment dat ze voor het eerst werkten met de applicatie was het duidelijk: “Toen twijfelden we niet lang en hebben het vrij snel uitgerold.” In het begin nam ik nog wel de tijd om individueel te gaan zitten met wat vrijwilligers, maar inmiddels werkt iedereen al geruime tijd zelfstandig met Het Rooster. “Het werkt heel intuïtief en helder, dat is voor mij echt de kracht.”

“Omdat ze bij Het Rooster weten wat vrijwilligerswerk is en er zelf ervaring mee hebben, maakt dat het allemaal makkelijker.”

De vertaalslag

De gedreven Carlien is een groot museum- en cultuurliefhebber. Maar kriebelt het dan niet als ze door de gangen van het Stedelijk wandelt en de indrukwekkende collecties ziet? “Collecties samenstellen dat kunnen anderen veel beter,” zo verklaart ze eerlijk.“Mijn kwaliteiten liggen veel meer bij de vertaalslag maken naar het publiek. Hoe kan je de inhoudelijke kant het beste aan hun laten zien. Ik vind het veel leuker om ons museum aantrekkelijk te maken voor een grote groep bezoekers.”

En dat doet Carlien met haar enthousiasme en oprechtheid op dagelijkse basis. Ze is een frisse wind door de museumwereld. “Ik wil de vertaalslag blijven maken tussen museum en bezoekers en dit zo goed mogelijk faciliteren voor zowel vrijwilligers als bezoekers.”