Samen sterk in de kantine: zo houdt voetbalvereniging SvSSS de planning werkbaar

Vrijwilligers zijn onmisbaar voor sportverenigingen. Dat zie je overal. Maar wat als het steeds lastiger wordt om iedereen achter de bar te krijgen? Voor sportvereniging SvSSS werd het duidelijk: een andere aanpak was noodzakelijk, anders liep de kantineplanning vast. Marjon Willemse, verantwoordelijk voor het kantinebeheer en de planning, vertelt hoe zij samen met haar collega’s grip kreeg op de bardiensten.

Van vaste vrijwilligers naar gezamenlijke verantwoordelijkheid

Jarenlang draaide de kantine op een vaste groep vrijwilligers met een vrijwilligersvergoeding. Maar die groep werd steeds kleiner. “We kregen de diensten gewoon niet meer rond,” vertelt Marjon. Het bestuur besloot daarom het roer om te gooien. Alle leden dragen voortaan bij.

Sinds het begin van dit seizoen is elk team één of twee keer per jaar aan de beurt. “Het is noodzaak,” zegt Marjon eerlijk. “Anders krijgen we het gewoon niet geregeld en we vertrouwen erop dat iedereen eraan bijdraagt.”

Een duidelijke structuur voor het hele seizoen

Samen met haar collega maakte Marjon een jaarplanning. Elk team weet ruim van tevoren welk weekend zij verantwoordelijk zijn voor de bardienst. “Ik maak het rooster en deel de diensten in. Het team levert vervolgens de namen aan.”

Die duidelijkheid helpt. Teams weten waar ze aan toe zijn en hoeven maar beperkt inzet te leveren. “We hebben circa 30 teams en per team ben je hooguit 2 a 3 keer per jaar aan de beurt. Dat voelt voor de meeste mensen redelijk.”

Flexibel waar het kan

Bij het maken van de planning wordt rekening gehouden met verschillende doelgroepen binnen de club. Jeugdteams draaien geen avonddiensten en ouders van jonge kinderen staan vooral op zondag ingepland. “Zo kunnen ze op zaterdag gewoon bij hun kinderen langs de lijn staan.”

Bij elke dienst is flexibiliteit ingebouwd. “Een dienst van acht uur hoeft niet door één persoon ingevuld te worden. Ze mogen het onderling opdelen. Dat maakt het een stuk laagdrempeliger.”

Het komt voor dat een team niemand kan leveren. In dat geval probeert Marjon het eerst intern op te lossen. “Dan kijk ik of ik het met het personeel rond kan krijgen. En anders is het aan het bestuur om mensen aan te spreken.”

“Het is echt een gepuzzel,” geeft Marjon toe. “Ik ben er best wel uren mee kwijt.”

Volgens haar is dat onvermijdelijk. “We hebben met andere voetbalclubs gesproken: overal zijn te weinig vrijwilligers. Het is tenslotte ook een belangrijke inkomstenbron voor de club.”

Minimalistisch gebruik, maximale duidelijkheid

Voor de planning gebruikt Marjon Het Rooster, maar ze houdt het bewust simpel. “Ik gebruik eigenlijk alleen het rooster zelf. Meer heb ik niet nodig.”

Vooral het overzicht van recente wijzigingen helpt haar in het dagelijks werk. “Dan zie ik meteen of iemand iets heeft ingevuld. Dat scheelt veel zoekwerk.”

Draagvlak, ondanks weerstand

Natuurlijk was niet iedereen meteen enthousiast. Vooral bij ouders van jongere kinderen was er in het begin weerstand. “Maar de seniorenteams vinden het vaak juist gezellig. Die zijn heel positief.” En uiteindelijk merkt Marjon dat het systeem werkt. “Het is duidelijk, het is eerlijk verdeeld en het loopt.”

Vooruitblik: minder handwerk, meer zelforganisatie

Hoewel de aanpak nu goed functioneert, ziet Marjon kansen voor de toekomst. “Ideaal zou zijn als teams zichzelf kunnen inplannen binnen hun weekend. Dan ben ik er minder tijd aan kwijt.” Of dat haalbaar is, weet Marjon nog niet. “Misschien is het een utopie, maar het zou mooi zijn.” Deze instellingen zijn namelijk reeds in Het Rooster beschikbaar. De keuze om deze ook te gaan gebruiken ligt bij SvSSS. 

Een werkbare oplossing voor verenigingen

Voor nu is de conclusie helder. “Het is hartstikke werkbaar voor ons,” zegt Marjon. “Zeker voor een vereniging. Je kunt niet alles automatiseren of perfect maken, maar dit geeft rust en overzicht.”

En misschien nog wel het belangrijkste: de verantwoordelijkheid ligt niet meer bij een kleine groep. “Samen dragen,” noemt Marjon het. “Dat is uiteindelijk waar het om draait.”