250 BHV’ers, meerdere locaties en één grote uitdaging

Isala, met ziekenhuizen in zowel Zwolle als Meppel, heeft een uitgebreide BHV-organisatie met ongeveer 250 bedrijfshulpverleners. Deze BHV’ers zijn verspreid over deze twee ziekenhuislocaties en meerdere buitenpoliklinieken. Hier is 24/7 aanwezigheid noodzakelijk. Samen met zijn collega Henry is Roy van der Bent verantwoordelijk voor de dagelijkse planning en coördinatie van de BHV’ers.

Naast het maken van roosters organiseren zij ook trainingen en ontruimingsoefeningen. Een groot deel van deze BHV’ers is vrijwilliger. Daarnaast zijn er ook diverse vaste medewerkers, onder andere bij de beveiliging en sommige verpleegkundigen die BHV als vast onderdeel van hun functie hebben.

Tijdens het gesprek wordt het al snel duidelijk, dat de uitdaging vooral in de planning ligt. Hierover ga ik in gesprek met Roy en Henry.

Hoe behoud je het overzicht met zoveel mensen, locaties en diensten?

Voorheen werkte Isala met roosters gemaakt in Excel. Dat ging jarenlang goed, totdat de organisatie overstapte naar een Teams-omgeving. Toen begonnen de problemen.

Meerdere mensen werkten tegelijkertijd in Excel, sommigen in de browser en anderen in de app. Daardoor liepen roosters door elkaar en ontstonden er fouten. Overzichten raakten zoek en het werd steeds lastiger om te zien wie wanneer beschikbaar was.

Via een collega kwam Roy in aanraking met Het Rooster, dat binnen het ziekenhuis al door vrijwilligers wordt gebruikt. Na een eerste kennismaking werd al snel duidelijk dat dit systeem ook voor de BHV-organisatie een goede oplossing kon zijn.

“We wilden eigenlijk zo min mogelijk veranderen aan onze werkwijze, maar wel meer overzicht en controle. Het Rooster sloot daar precies op aan,” vertelt Roy.

Eerst testen, daarna volledig overstappen

Afgelopen oktober startte ze bij Isala met een pilot bij één BHV-groep. Met als doel: kijken of het systeem in de praktijk goed werkt en of de BHV’ers er goed mee konden omgaan.

Na twee maanden was iedereen er wel over uit. Er waren wat kleine verbeterpunten qua inrichting, maar voor Isala was het systeem duidelijk en overzichtelijk. Kort daarna werd besloten om alle BHV-groepen over te zetten naar Het Rooster.

“Eigenlijk was iedereen vrij snel positief. Het systeem spreekt voor zich en mensen konden er makkelijk mee werken.”

Door een duidelijke uitleg en een korte instructie is Het Rooster ook voor de mensen die iets minder met systemen hebben nauwelijks een probleem.

Roy: “We hebben mensen vooral aangemoedigd om er zelf mee te oefenen. Het systeem spreekt voor zich en vrijwel iedereen kan ermee werken.”

Altijd inzicht in de bezetting

Isala werkt met vijf verschillende BHV-roostergroepen, verdeeld over de locaties Zwolle, Meppel en de buitenpoliklinieken. Met Het Rooster is in één oogopslag te zien waar gaten zitten, naast de al reeds vaste medewerkers die ook BHV’er zijn.

“Voorheen moesten we elk Excelbestand openen om te kijken waar de problemen zaten. Nu zie je in één overzicht direct welke diensten openstaan.”

Dit maakt het ook makkelijker om leidinggevenden en het management inzicht te geven in structurele knelpunten, zoals locaties waar het op bepaalde dagen lastig is om de planning rond te krijgen.

Minder werk en meer verantwoordelijkheid bij BHV’ers

Wat Roy als enorm pluspunt ziet, is dat BHV’ers door gebruik te maken van Het Rooster, meer verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen planning.

Voorheen lag veel werk bij de coördinatoren. Nu vullen BHV’ers zelf hun beschikbaarheid in en regelen ze ook zelf vervanging als ze een dienst niet kunnen draaien. Het helpt enorm met het zelfroosteren.

“We hebben nu meer een regiefunctie. BHV’ers nemen zelf verantwoordelijkheid en dat werkt eigenlijk heel goed,” aldus Roy.

Ook onverwachte lege diensten behoren tot het verleden. In Excel konden mensen zichzelf uit het rooster halen zonder dat iemand het doorhad. Er ging geen belletje af, je kreeg er geen melding van. In Het Rooster kan dat niet meer; diensten kunnen alleen geruild worden.

“We worden niet meer verrast doordat er ineens niemand meer op een dienst staat. Dat geeft echt rust.”

Het enige aandachtspunt blijft het invullen van de beschikbaarheid, maar dat is vooral een kwestie van gewenning. En opvoeden.

Communicatie en meldingen; zoeken naar de juiste balans

Hoewel Het Rooster veel voordelen biedt, blijft Isala kritisch kijken naar verbeterpunten. Vooral het aantal meldingen en communicatie via Het Rooster is een onderwerp van aandacht.

BHV’ers ontvangen notificaties over ruilingen, berichten en prikbordmeldingen. De wens is om alle communicatie alleen via Het Rooster te laten lopen. Bijvoorbeeld bij brandinstallatietesten of belangrijke mededelingen vanuit de meldkamer, maar zonder dat medewerkers overspoeld worden met meldingen.

“We zoeken nog naar een goede balans. Belangrijke berichten moeten binnenkomen, maar mensen moeten niet het gevoel krijgen dat ze overspoeld worden.”

Denk hierbij aan mogelijkheden zoals filters, prioriteit in berichten of prikbordmeldingen per BHV-groep. Dit is één van de wensen vanuit Isala.

Snelle ondersteuning

De samenwerking met Het Rooster wordt als prettig ervaren. Veel antwoorden zijn te vinden in de kennisbank en bij vragen is er snel contact mogelijk.

“Als we iets niet weten, is een mailtje of telefoontje genoeg. We krijgen altijd snel antwoord en er wordt echt meegedacht,” aldus Roy.

Leuk om te vermelden, is dat Isala regelmatig feedback verzamelt en periodiek bekijkt welke verbeteringen mogelijk zijn om het systeem nog beter te laten aansluiten op de organisatie.

Meer dan een roostersysteem alleen

Wat Roy en Henry misschien wel het meest verrast heeft, is het sociale effect van Het Rooster. Door foto’s en het smoelenboek herkennen BHV’ers elkaar en nemen ze sneller contact op.

“Het voelt minder zakelijk dan Excel. Mensen herkennen elkaar op de werkvloer en bellen elkaar makkelijker om diensten te ruilen. Het geeft echt een community gevoel.”

Het systeem zorgt daarmee niet alleen voor een betere planning, maar ook voor meer verbinding tussen BHV’ers.

“We blijven kijken wat beter kan, maar het belangrijkste is dat we nu overzicht en rust hebben in de planning.”

“Met Het Rooster hebben we eindelijk overzicht en rust in onze BHV-planning”