Sinds de opening in 2025 brengt het Suriname Museum in Amsterdam Oost een bijzonder en langverwacht verhaal tot leven. Als eerste museum in Nederland met een vaste tentoonstelling over Suriname, vult het een belangrijke leemte in de culturele en historische representatie.

Met ruim 1.300 m² tentoonstellingsruimte, educatieve programma’s en een snelgroeiende stroom bezoekers, stond het museum vanaf dag één voor een flinke organisatorische uitdaging. Zeker omdat het afhankelijk is van een grote en diverse groep vrijwilligers.

Ik sprak met Charlee Nilsson, manager van het museum, over de zoektocht naar overzicht en hoe Het Rooster daarbij heeft geholpen.

Vaste tentoonstelling over Suriname

“Wij zijn het eerste museum in Nederland met een vaste tentoonstelling over Suriname,” vertelt Charlee trots. “Veel mensen vinden dit gek, gezien de geschiedenis tussen Nederland en Suriname.”

Het museum opende eind september zijn deuren en in november was er een officiële opening door de koning. Precies 50 jaar na de onafhankelijkheid van Suriname. Vanaf het eerste moment is de belangstelling groot, onder andere vanuit scholen en educatieve instellingen.

Bezoekers zijn al snel anderhalf tot twee uur binnen. Naast de vaste tentoonstelling biedt het museum ook wisselende exposities en educatieve programma’s.

Een snelle start zonder overzicht

Achter de schermen bracht die snelle start ook uitdagingen met zich mee.

“In het begin deed ik alles met Excel en Word,” vertelt Charlee. “Maar na een week werd ik daar helemaal gek van. Ik was de hele dag bezig met mailtjes: wie kan wanneer, wie kan toch niet, het was gewoon niet te doen.”

Wat het voor Charlee extra lastig maakte, was dat de vrijwilligers zich wel enthousiast aanmelden, maar uiteindelijk het rooster toch niet rond kreeg. Het werk werd wel erg als vrijblijvend gezien.

Tip uit onverwachtse hoek

Via het Verzetsmuseum hoorde Charlee over Het Rooster. Zij waren net overgestapt en hadden ook een grote vrijwilligerspool. En hadden goede ervaringen met Het Rooster.

Na een snelle intake en contact met Lennart, was Charlee overtuigd.

“Ik zei letterlijk: help, je moet me nu helpen. En dat gebeurde ook. Binnen no-time hadden we een testomgeving en konden we starten.”

In het begin was er wat weerstand. Bij het Suriname Museum werken ze met vrijwilligers in de leeftijdscategorieën eind twintig tot gepensioneerden. Dus de app was even wennen., maar gelukkig was dit van korte duur.

Het werkt nu eigenlijk vanzelf. Iedereen snapt het en gebruikt het.

De grootste winst

Charlee is enorm blij dat vrijwilligers zichzelf nu kunnen inroosteren. Dat is voor haar echt een verademing. Op deze manier hoeft ze het niet meer allemaal handmatig te doen. Ze houdt nog wel het overzicht, maar het systeem doet het werk.

Naast het rooster biedt de app nog een belangrijk voordeel voor Charlee, namelijk structuur in communicatie.

“We hadden eerst een WhatsApp-groep, maar die heb ik bewust afgeschaft. Je wilt geen versnippering van informatie, aldus Charlee. “Ik vind het belangrijk dat er één plek is waar alles staat. Zodat je kunt zeggen: heb je iets gemist? Check de app. Dat maakt mensen ook verantwoordelijker.”

Volop kansen en mogelijkheden

Hoewel Het Rooster inmiddels goed wordt gebruikt, ziet Charlee nog volop kansen.

“We gebruiken nu vooral de basis, maar we willen de app ook meer gaan inzetten voor communicatie en trainingen. Denk aan documenten, video’s en informatie voor vrijwilligers.”

Ook heeft ze een duidelijke wens: “Een chatfunctie zou handig zijn. Gewoon even snel iets kunnen communiceren bij een evenement. Niet groot, maar kort en praktisch.” Maar zoals ze zelf ook al zegt, je moet altijd wat te wensen houden.

Persoonlijke ondersteuning maakt het verschil

Charlee ervaart de samenwerking met Het Rooster als zeer prettig. Er wordt snel gereageerd en meegedacht. “Soms checkt hij gewoon even bij me of alles goed gaat”.

Voor organisaties die starten, heeft Charlee nog een tip:“Het is fijn om in het begin even één-op-één door het systeem te gaan. Dat helpt om sneller alles eruit te halen.”

Het resultaat: rust, overzicht en vertrouwen

Wat begon als een puzzel met Excel en losse communicatie, is nu een goed lopend proces.

Charlee: “Het rooster werkt, het overzicht is er en de vrijwilligers regelen veel zelf. Dat geeft mij ruimte om me op andere dingen te richten.”

Voor het Suriname Museum betekent Het Rooster meer dan alleen een planningstool. Het is de basis geworden voor structuur, duidelijke communicatie en samenwerking binnen een groeiende organisatie.

“Ik heb het direct aangeraden aan een collega die ook een museum opende. Ik zei: bespaar jezelf de moeite, ga gewoon met Het Rooster werken.”