Huis Singraven: “Het gemak van Het Rooster is echt ideaal voor ons!”

Landgoed Singraven is schitterend gelegen langs de Dinkel dicht bij het dorp Denekamp. Op het landgoed vind je bijzondere monumentale gebouwen; Het statige Huis Singraven, met het achterliggende Koetshuis en de eeuwenoude watermolen. Singraven biedt een veelzijdig landschap met bossen, lanen, akkers, weilanden en moerassen. Het is een prachtige huwelijkslocatie, maar er zijn ook speurtochten, lezingen en concerten. Er is voor iedereen wat te beleven op het landgoed.

Huis Singraven

“In het Huis Singraven hangt een prachtige 17^e– en 18^e-eeuwse kunstcollectie, die is nagelaten door de laatste bewoner”, legt Daan van Mierlo uit. Daan is de beheerder van het huis. “Het is een kwetsbaar huis, maar we willen het wel openstellen voor het publiek. Daarom worden de bezoekers altijd onder begeleiding van een gids rondgeleid.” Deze rondleidingen worden gedaan door vrijwilligers. “In totaal zijn er vijftig vrijwilligers werkzaam op het landgoed. Naast de gidsen en gastvrouwen hebben we ook vrijwilligers voor de tuin, die de bosbaas ondersteunen met de 500 hectare bos”, vertelt Marian Damen. Zij is als vrijwilligster werkzaam als gids en verantwoordelijk voor het rooster van de gidsen en de gastvrouwen.

Puzzelen

“Om alle gidsen en gastvrouwen in te roosteren gebruikten we een Excel-sheet. Wekelijks stuurden we een overzicht met de rondleidingen van de volgende week. Daarop reageerde de vrijwilligers wanneer ze konden en dan maakten we het rooster. Het gebeurde regelmatig dat er een extra rondleiding of groep bij kwam. Dan begon het proces weer opnieuw”, legt Daan uit. “Het was een enorm gepuzzel om alles rond te krijgen, en er daarbij voor te zorgen dat de diensten gelijkmatig verdeeld waren over de gidsen”, valt Marian bij.

“Tijdens een meeting van de sKBL gaf Lennart een lezing over Het Rooster. Dit kwam precies op het goede moment en ik zag meteen dat dit al onze problemen op ging lossen”, vertelt Daan. “Ik ben in de pauze naar hem toegelopen en van daaruit ging het erg snel. Ik ben samen met Marian gaan testen in de demo omgeving en met het stichtingsbestuur in gesprek gegaan. Al snel viel het besluit dat we dit gingen doen en op 5 mei gingen we live. We hebben een goede presentatie gegeven voor alle vrijwilligers, maar eigenlijk was dat niet nodig. Iedereen kon er gelijk mee aan de slag.”

Altijd up-to-date

“Het is nu heel veel minder gepuzzel, veel efficiënter en iedereen is op de hoogte. Ik vind het ook een groot voordeel dat we nu iedere dag bij zijn”, legt Marian uit. “In de oude situatie liep je altijd achter de feiten aan. Nu kijk ik ’s avonds even of er nog diensten bijgekomen zijn en die zet ik dan gelijk uit. Het gemak waarmee dat gaat is echt ideaal!” “Het kleurgebruik in het rooster en het overzicht wat ik nu heb, zijn voor mij een hele verbetering. Ook wilde ik graag duidelijke rapportages over het aantal bezoekers en vrijwilligers voor het bestuur van de stichting. Hier waren wat kleine aanpassingen voor nodig, maar ik heb nu precies de overzichten die wij nodig hebben”, zegt Daan. “Zonder Het Rooster kunnen we echt niet meer en zo denken de vrijwilligers er ook over”, besluiten Daan en Marian hun enthousiaste verhaal.