Museum Gouda: “Bijna verslavend om mee te werken. Dit hadden we veel eerder moeten doen!”

Museum Gouda is het museum van de stad. Het huist in een historisch pand, een van oorsprong middeleeuws gasthuis. Ze beheren 40.000 voorwerpen en organiseren aantrekkelijke tentoonstellingen voor een breed publiek.

 Het museum wil de culturele ontmoetingsplaats zijn voor iedereen in en buiten Gouda. Ze willen mensen met elkaar verbinden, een authentieke ervaring bieden en op een bijzondere plek laten genieten van schoonheid.

Marylène Rutten, Teamleider Publieksbegeleiding, zorgt er samen met de vrijwilligers voor dat deze ervaringen zo bijzonder zijn. Samen met Het Rooster wordt er ook gezorgd voor verbinding tussen het museum, de vrijwilligers en de vrijwilligers onderling.

Het plannen van alle vrijwilligers die als publieksbegeleiders, gastheer/ -vrouw en in de winkel ingezet worden was altijd een hoop werk. Geen overzicht. Geen structuur en heel veel “no-shows”.

Marylène was begin dit jaar dan ook sceptisch of Het Rooster echt kon helpen om alles wat soepeler te laten verlopen. Met het aankomende “Beleef het wonder van Gouda” in het verschiet moest er wel iets gebeuren.

“Ik ben heel positief. Was sceptisch maar het scheelt echt tijd! Mensen roosteren zichzelf in en ruilen zelf hun diensten. Al de nodige communicatie doen ze nu zelf.”

Starten met Het Rooster

Wij zijn in januari bij Marylène langs geweest in het museum om wat extra uitleg te geven over het systeem en hoe zij de start het beste kon aanpakken. Op deze manier kreeg zij vertrouwen in het systeem en het zelfvertrouwen om de vragen te beantwoorden van haar mensen.

De transitie van de oude situatie naar Het Rooster ging vrij soepel. Na een introductie in januari zijn ze dan in maart echt van start gegaan.

Bij een aantal vrijwilligers was er eerst nog een beetje weerstand. Dit verdween snel na de uitleg. Nadat ze zagen hoe Het Rooster werkte kwam er ook bij hen rust en vertrouwen.

“Al met al had ik meer weerstand verwacht dan ik heb gekregen.”

“En! No show aan vrijwilligers was voorheen met Excel heel hoog en is nu 95% verbeterd! Echt sporadisch dat ze niet weten dat ze moesten komen. Voorheen was het echt drama. Nu heb je helderheid en dus ook verantwoordelijkheid.” 

Beleef het wonder van Gouda

Dit was ook heel belangrijk tijdens “Beleef het wonder van Gouda”. Een unieke reis langs zestiende-eeuwse kunstschatten georganiseerd door het museum en de Sint Jan in Gouda. van april tot oktober. Met een gedeeld rooster en vrijwilligers die tussen de twee rooster-omgevingen moesten kunnen switchen was het des te belangrijker dat alles soepel verliep en vooral duidelijk was.

Het was een groot succes. Iedereen was tevreden. Je hoor er vrijwel niets over en als je iets hoort zijn ze heel blij.

Ook voor nieuwe vrijwilligers is alles snel duidelijk en goed geregeld. Het rooster draagt bij aan een professionele uitstraling.