Vrijheid in bereikbaarheid

Het is enorm belangrijk dat de telefoon op de juiste manier wordt beantwoord.

Bereikbaarheid faciliteren voor bedrijven in alle soorten en maten.

Carmen Oomen is al 10 jaar de eigenaresse van Antwoordservice Nijmegen & Audias | Noctis. Deze service bestaat uit 3 afdelingen. Allereerst heb je de algemene Antwoordservice Nijmegen Afdeling. Verder heb je dan de afdeling Audias, die zich helemaal richt op de uitvaartzorg en de afdeling Noctis die zich richt op de dierenambulances. En vanuit deze laatste heeft Carmen Het Rooster leren kennen. Een aantal dierenambulances maken namelijk al succesvol gebruik van Het Rooster (zie eerder interview) en zo is Carmen bij Het Rooster gekomen.

Het Rooster voor alles inzetbaar

Bij de Antwoordservice gebruiken ze Het Rooster sinds januari voor alles. “Het is zo lekker flexibel. Ik kan er alle kanten mee op. Ik kan medewerkers inschrijven, ik kan een vast rooster maken,” aldus Carmen.

De ideale wereld van Carmen is om in de toekomst een volledige afsplitsing te hebben van de drie afdelingen binnen Het Rooster. En dat is ook mogelijk, want binnen Het Rooster is het heel makkelijk om dit voor de diverse takken te maken. Carmen: “Je kunt gewoon categorieën aanmaken. En van daaruit kun je een heel vrij rooster in elkaar knutselen.”

Het Rooster voor vaste medewerkers

Bij de Antwoordservice werken ze niet met vrijwilligers. Ze hebben alleen vaste medewerkers in dienst. Ze hebben dit wel overwogen, maar dat gaf teveel gedoe want dan zouden ze ook eerst een stichting moeten worden. Je mag dit namelijk niet zomaar opzetten. Antwoordservice Nijmegen is gewoon een commercieel bedrijf met een winstoogmerk, waar met veel plezier gebruik wordt gemaakt van Het Rooster.

Met een team van 7 medewerkers faciliteren ze 7 dagen per week 24 uur per dag bereikbaarheid.

Een rooster maken; wiskunde voor gevorderden

De allround medewerkers worden ingedeeld op vaste diensten. Dit staat voor een heel jaar vast. Uiteraard houdt Carmen hier altijd rekening met verjaardagen en vakanties.

Bij Noctis weet Carmen een maand van te voren wat er van hen verwacht wordt, dus daar kan dan een mooie planning op gemaakt worden. Hierop kan wel iedereen zich vooraf inschrijven. Deze planning staat apart van de andere twee afdelingen.

Daarnaast heb je het weekrooster, wat soms ook wel wat flexibiliteit vereist. Som komt er wel eens een verzoek een paar uur van te voren binnen en dan wil je hier wel aan kunnen voldoen. Het Rooster maakt dit werk allemaal makkelijker.

Van Google naar Het Rooster

Carmen is zo’n werkgever die zijn medewerkers verwend. Ze werkte eerst met een Google agenda waar ze het rooster in maakte. En dat voor iedereen apart. Dat koste haar enorm veel tijd. Het Rooster is voor haar ideaal, zeker met de app. “Ik kan iedereen stalken met berichtjes dat er nog een dienst openstaat.’

Exponente groei

“Jongens, vanaf nu gaan we met een echt rooster werken.” De Antwoordservice is in korte tijd enorm gegroeid. De stap naar Het Rooster was noodzakelijk en kwam op het juiste moment. De overstap werd goed opgepakt en iedereen is er blij mee. Carmen heeft hier totaal geen weerstand van ondervonden. Iedereen heeft het nu aan zijn eigen agenda gekoppeld, dus dat hoeft Carmen niet allemaal meer persoonlijk te doen.

Geen instructie nodig

Bij de Antwoordservice werken ze dagelijks met verschillende computersystemen. Iedereen had Het Rooster dan ook al snel onder de knie. Er was geen grote uitleg voor nodig.

Waarom voor Het Rooster gekozen

“Het is gewoon heel makkelijk en overzichtelijk. Je kunt je eigen rooster heel makkelijk koppelen met je eigen agenda. Volg gewoon de instructies, meer is het niet.” Wat Carmen ook aanspreekt is de uitstraling en de persoonlijke touch die mogelijk is. Denk daarbij aan het prikbord, het dashboard en niet te vergeten het smoelenboek. Iedereen werkt op afstand bij de Antwoordservice en door deze toevoegingen blijf je met elkaar in contact.

Samenwerking verloopt prima

Het contact met Lennart en Pascal verloopt prima. Carmen is alleen nog wat aan het stoeien met de urenregistratie, wat ze nogal ingewikkeld vindt. Maar voor al haar vragen kan ze gewoon bij de heren terecht. “Gewoon heel duidelijk overzicht. Hoe groter je groep wordt, hoe belangrijker het wordt om goed te plannen en om alles rond te krijgen.”

Altijd wat te wensen

Als ik deze vraag stel, komt Carmen meteen met het feit dat ze een opmerkingenblok mist boven het Rooster zelf. Waarin dan enkele aandachtspunten neergezet kunnen worden, zoals standaard feestdagen of wanneer iemand vrij is. Er is nu wel een opmerkingenblok in Het Rooster, maar dat moet je eerst aanklikken om het open te laten klappen. Dat werkt volgens Carmen niet zo prettig. Overzicht is voor Carmen erg belangrijk.

“Ik ben gewoon heel blij en heel tevreden met Het Rooster. Voor mij is het een nieuw speeltje en ik houd wel van software speeltjes.”