Klantinterview Stichting Dierenambulance Vianen

Door Madelon Lucas 1 februari

Stichting Dierenambulance Vianen bestaat 26 jaar en is ooit begonnen in Vianen. Tegenwoordig zijn ze enorm uitgegroeid en behoren de gemeenten Vijfheerenlanden, Culemborg, Gorinchem, Molenlanden en Hardinxveld-Giessendam er ook bij. Ze rijden met 5 ambulances en hebben  momenteel 85 vrijwilligers in dienst die 24/7 bereikbaar zijn.

De stichting heeft niet alleen de ambulancedienst, maar heeft sinds 2021 ook wildopvang waar ze momenteel 75 dieren kunnen opvangen. Na de verbouwing, waar ze druk mee zijn, wordt dit aantal verhoogd naar 350. Verder hebben ze een eigen operatiekamer met 4 dierenartsen (allemaal vrijwilligers) en een eigen mortuarium en kadaveropvang. Een enorme organisatie die alleen maar uit vrijwilligers bestaat.

Nadat we twee keer onze afspraak hebben verplaatst, want als vrijwilliger moet je 24/7 bereikbaar zijn en kan er wel eens iets onverwachts gebeuren, sprak ik Gerrit de Boom – Beheerder/Operationeel Coördinator over de samenwerking met Het Rooster.

 

Keuze voor het gebruik van Het Rooster

Door de enorme groei die ze hebben doorgemaakt, zijn ze bij Het Rooster terecht gekomen. Eerst werd alles in Excel gewoon vanuit een woonhuis gedaan. Maar toen er steeds meer functies bij kwamen en de organisatie ook voor meerdere gemeentes ging werken, was dit niet meer haalbaar. Door eigenlijk het lot, een opendag bij Stichting Dierenlot, zijn ze in contact gekomen met Het Rooster. Momenteel maken ze al meer dan 3,5 jaar naar tevredenheid gebruik van Het Rooster.

 

Vrijwilligers en Het Rooster

Het gebruik van Het Rooster heeft alles wel gemakkelijker en overzichtelijker gemaakt. Bovendien is Gerrit blij met de app. Voorheen had hij Het rooster ‘vastgemaakt’ op zijn startscherm van zijn telefoon.

Gerrit: “De app heeft dit allemaal veel makkelijker gemaakt, want je hoeft je niet continu aan te melden met wachtwoord. Je zit er meteen in, dat is een grote vooruitgang. Veel vrijwilligers zijn hier enorm blij mee, 80% gebruikt de app nu al.”

“Prachtig mooi systeem”, aldus Gerrit. “Als ik terugkijk toen we nog met Excel werkte, dan is dit een enorme verbetering.”

Gerrit: “We moeten nog steeds onze vrijwilligers achter de broek aanzitten om zich aan te melden. We dachten dat dit beter zou gaan als we ze meer vrijheid zouden geven. Met Het Rooster zelf zijn we zeker tevreden. Van de vrijwilligers hadden we gehoopt dat het inroosteren wat vanzelfsprekender zou zijn. Hier moeten we wat meer achteraan zitten.”

 

Gebruik van handleidingen

Als mensen vragen hebben of net beginnen als vrijwilligers worden ze als eerste op de handleidingen gewezen. Onder het motto, bekijk deze eerst voordat je aan de telefoon gaat hangen. Juist een keertje zien hoe het werkt, helpt beter dan als je het alleen maar hoort.

 

Samenwerking met het Rooster

Het contact met Lennart is fantastisch, zowel per telefoon als per e-mail. Zijn er vragen of problemen, alles wordt meteen opgelost. Als ze kunnen helpen dan helpen ze. Vooral in het begin heeft Gerrit regelmatig contact gehad. Hij vindt het een erg prettige samenwerking.

 

Waar zijn jullie trots op, wat vinden jullie een enorme plus?

“Als iemand door ziekte of iets anders niet kan werken, is het fijn dat er een ruilaanvraag ingediend kan worden, die meteen bij iedereen terechtkomt. Dat scheelt ons zoveel telefoontjes. Je doet eigenlijk op iedereen een beroep en biedt zo meerdere vrijwilligers de mogelijkheid om zichzelf aan te melden,” aldus Gerrit. Er is dus altijd wel iemand die een dienst kan oppakken en dat is fijn als je als organisatie 24/7 bereikbaar moet zijn.

 

Tevreden klant

Hoe Het Rooster er nu uitziet met zijn functionaliteiten, werkt voor Stichting Dierenambulance Vianen naar volle tevredenheid. Moet er iets bij? Je kunt de verjaardagen eruit halen, je ziektedagen en  het aantal gewerkte uren per maand. Alles wat ze nodig hebben.

Wel geeft Gerrit aan dat ze spijtig genoeg momenteel te weinig van Smoelenboek en Prikbord gebruik maken. Dit heeft voornamelijk te maken met het feit dat ze momenteel bezig zijn om een team op te bouwen dat de vaste kern moet worden. Zij gaan dit in de toekomst oppakken.

Als ik vraag aan Gerrit of hij dan echt niks mist, komt hij toch met iets kleins. Op de centrale zijn er een aantal medewerkers die op vaste dagen willen werken. Gerrit zou het fijn vinden als hij deze vrijwilligers meteen in 1x een jaar vooruit kan inplannen, zodat dit afgebakend is. Als ze dan een keer niet kunnen, dat ze dan alleen maar die dag(en) eruit hoeven te halen. Het is al wel mogelijk, maar dan kan het zijn dat er al iemand tussen zit die het geblokt heeft. Dan moet je dit weer allemaal handmatig aanpassen.

“Doorgaan zoals jullie nu bezig zijn. Voor een ieder die Het Rooster nog niet gebruikt, kijk zeker een keertje naar de filmpjes en raak overtuigd,” aldus Gerrit.

 

Maak het plannen van jouw personeel een fluitje van een cent met deze handige tips!

Door Madelon Lucas 13 februari

Verder lezen