De educatieafdeling van Nederlands Dans Theater werkt met een grote en diverse groep freelancers. Met een koppeling tussen Yesplan en Het Rooster bracht de organisatie versnipperde planningen samen, kregen freelancers meer zelfstandigheid en werd het dagelijkse roosterbeheer een stuk overzichtelijker.
Meer dan voorstellingen alleen
Nederlands Dans Theater (NDT) is één van de grootste culturele gezelschappen van Nederland. Naast ongeveer zestig dansers werken er circa 80 medewerkers achter de schermen om de organisatie draaiend te houden. De activiteiten beperken zich bovendien niet tot de voorstellingen op het podium alleen.
De educatieafdeling organiseert onder meer workshops op scholen, ontvangt leerlingen in het eigen theater en verzorgt programma’s in asielzoekerscentra. Ook zijn er inleidingen voorafgaand aan voorstellingen, schoolvoorstellingen en meerweekse trajecten waarin deelnemers zich verder in dans kunnen verdiepen. Voor al deze activiteiten werkt NDT met een brede groep freelance dansdocenten, inleiders en dansers.
Janneke Wienen werkt binnen de educatieafdeling voor de organisatie en planning en is daarnaast informatiemanager. Vanuit die combinatie was zij nauw betrokken bij de zoektocht naar een betere manier om de inzet van freelancers te organiseren.
Een planning verspreid over Excel, e-mail en WhatsApp
Voor de overstap naar Het Rooster werkte de afdeling met grote Excelbestanden. Voor vrijwel ieder project bestond een aparte planning, die via de intranet- of SharePointomgeving met freelancers werd gedeeld. Tegelijkertijd gingen er planningen per e-mail rond en werden ruilingen via WhatsApp geregeld. Chaos….
Daarnaast gebruikte NDT Yesplan als centraal planningssysteem. Dezelfde informatie moest daardoor op meerdere plaatsen worden bijgehouden. Het bewaken van de meest actuele versie en het verwerken van wijzigingen kostte Janneke en haar collega veel tijd. Het actualiseren van alle losse roosters voelde soms bijna als een dagtaak.
“We wilden één centrale plek waar freelancers toegang hebben tot de juiste, actuele informatie, zonder dat zij in ons volledige interne planningssysteem hoeven te werken,” aldus Janneke.
De Wet DBA als extra aanleiding
De behoefte aan een efficiëntere planning bestond al langer, maar de aandacht voor de Wet DBA gaf de zoektocht extra urgentie. NDT wilde ook de zelfstandigheid van freelancers in de manier van plannen beter ondersteunen.
Freelancers rechtstreeks toegang geven tot Yesplan was geen passende oplossing, omdat het systeem ook veel vertrouwelijke interne informatie bevat. Via een andere culturele organisatie hoorde NDT dat er een koppeling mogelijk was tussen Yesplan en Het Rooster. Daarmee kon de interne planning in Yesplan blijven staan, terwijl freelancers in Het Rooster alleen de voor hen relevante diensten en informatie zouden zien.
Bewust eerst testen, daarna lanceren
NDT begon in de zomer van 2025 met de inrichting en voorbereiding. In het najaar werd de oplossing uitgebreid getest met een aantal freelancers en collega’s van de educatieafdeling. Het was de keuze van Het Nederlands Dans Theater om Het Rooster pas breed te introduceren nadat de koppeling met Yesplan goed functioneerde. Zo hoefden gebruikers niet eerst met twee losstaande systemen te werken.
Sinds januari voert NDT de planning in Yesplan in. Via de koppeling verschijnen de relevante diensten vervolgens in Het Rooster, waar freelancers zich kunnen inplannen of een dienst ter overname (ter ruil) kunnen aanbieden. Medewerkers van de educatieafdeling hebben eveneens toegang, zodat zij kunnen volgen wie is ingepland en waar nodig wijzigingen kunnen ondersteunen.
Zoals bij iedere implementatie van een nieuw systeem was de opstartfase een periode van ontdekken, waarin vragen ontstonden en de eerste optimalisaties werden doorgevoerd. De ingebruikname verliep volgens Janneke zonder grote problemen. Freelancers zagen al snel het voordeel van actuele informatie op één centrale plek. Intern was vooral tijd nodig om vertrouwen te krijgen in de nieuwe werkwijze en de koppeling tussen beide systemen.
Meer zelfstandigheid en minder administratief werk
Het grootste voordeel zit voor NDT in de manier waarop freelancers nu zelf diensten kunnen ruilen. Voorheen liepen verzoeken via verschillende collega’s of informele onderlinge lijntjes. Daardoor was niet altijd direct duidelijk welke diensten nog openstonden en waar een mogelijk probleem ontstond.
In Het Rooster kan een freelancer een dienst ter overname aanbieden en meteen een oproep doen aan de relevante groep. Ook iemand buiten het directe netwerk van die freelancer kan de dienst vervolgens overnemen. Dat vergroot de kans op een snelle invulling van de dienst en bespaart tijd aan beide kanten. Tegelijkertijd heeft de afdeling meer inzicht in de actuele planning en staat de informatie niet langer verspreid over verschillende bestanden en communicatiekanalen.
“Het zelf kunnen ruilen van diensten scheelt veel werk. Een oproep bereikt direct de hele groep en een andere freelancer kan zich meteen inroosteren.”
Een nieuw systeem vraagt ook om nieuwe afspraken
Meer vrijheid voor freelancers betekent niet dat de verantwoordelijkheid voor een ingeplande dienst verdwijnt. In de eerste maanden moest NDT daarom duidelijk benadrukken dat een dienst pas daadwerkelijk is overgenomen wanneer een andere freelancer zich heeft ingeschreven. Tot dat moment blijft de oorspronkelijke afspraak staan.
Voor sommige collega’s voelde de nieuwe werkwijze aanvankelijk alsof zij minder directe grip hadden. In een Excelbestand of WhatsAppgesprek konden zij een wijziging zelf stap voor stap volgen. In Het Rooster ligt een groter deel van het proces bij de freelancer zelf. De praktijk laat echter zien dat die zelfstandigheid goed werkt, zolang de afspraken duidelijk zijn en medewerkers eenvoudig kunnen zien waar aandacht nodig is.
Dat laatste is binnen NDT extra belangrijk, omdat niet iedere dienst zomaar door iedere freelancer kan worden uitgevoerd. Bij een intensief programma in een asielzoekerscentrum kan bijvoorbeeld een ervaren docent nodig zijn, terwijl een specifieke school of doelgroep juist goed aansluit bij een andere docent. Het Rooster ondersteunt het proces, maar professionele kennis van de medewerkers blijft essentieel bij de uiteindelijke bezetting.
Wensen voor de volgende stap
Of eigenlijk wensen die met de juiste inrichting al binnen Het Rooster mogelijk zijn. NDT is tevreden over de basis en ziet tegelijk mogelijkheden om de planning verder te verbeteren.
Een belangrijke behoefte is meer gerichte signalering rondom openstaande diensten. Wanneer er veel diensten in een rooster staan, kunnen openstaande of aangeboden diensten in een vol dashboard minder snel opvallen. Met de juiste inrichting en instellingen binnen Het Rooster kan hier gerichter op worden gestuurd, zodat medewerkers op het juiste moment een melding of signaal ontvangen en alleen actie hoeven te ondernemen wanneer dat nodig is. Hier wenst Janneke nog wel advies.
Ook uitgebreidere projectoverzichten staan op de wensenlijst. Voor de planning van een volledig seizoen wil een projectverantwoordelijke bijvoorbeeld kunnen zien welke inleidingen zijn gepland, welke freelancers interesse hebben getoond en hoe de diensten eerlijk over de beschikbare mensen kunnen worden verdeeld. Het Rooster kan dit inzicht bieden. Het gaat daarbij vooral om het goed inrichten van de omgeving, zodat de informatie aansluit bij de specifieke werkwijze en behoefte van de organisatie.
Een derde wens is het kunnen koppelen van losse diensten tot één reeks. Veel educatieprogramma’s bestaan uit meerdere workshops die bij voorkeur door dezelfde freelancer worden verzorgd. Wanneer zo’n reeks als geheel kan worden toegewezen of opnieuw kan worden uitgezet, verdwijnt opnieuw een stuk handmatig controlewerk.
Heldere onboarding maakt het verschil
Naast de functionele doorontwikkeling van Het Rooster kijkt Janneke ook naar hoe nieuwe gebruikers zo prettig mogelijk met het systeem aan de slag kunnen. Vanuit Het Rooster is hiervoor al veel ondersteuning beschikbaar. Nieuwe klanten krijgen persoonlijke uitleg bij de start en kunnen gebruikmaken van een uitgebreide kennisbank met een groot aantal praktische artikelen en instructies.
In de praktijk ligt de focus daarbij vooral op het leren werken met Het Rooster. Het systeem onder de knie krijgen. Iedere organisatie heeft daarnaast haar eigen werkwijzes en processen. Het Rooster ondersteunt bij het gebruik van de software, maar het vastleggen of uitleggen van de specifieke interne processen van een organisatie blijft bij de organisatie zelf.
Juist omdat er bij de introductie van een nieuw systeem veel tegelijk op medewerkers afkomt, kan het helpen om de beschikbare informatie en begeleiding goed onder de aandacht te brengen. Janneke heeft ervaren dat er mogelijk behoefte is aan nog wat meer houvast in die eerste fase. Dat biedt volgens haar vooral een kans om nieuwe gebruikers nog sneller wegwijs te maken in de mogelijkheden van Het Rooster. De bestaande kennisbank van Het Rooster wordt binnen NDT al regelmatig geraadpleegd en vormt een waardevolle bron van informatie. Door deze aan te vullen met een overzichtelijke beginnersroute en nog beter vindbare instructies, kunnen gebruikers nog gemakkelijker zelfstandig hun weg vinden. Vooral voor collega’s die minder vaak met digitale processen werken, verlaagt dit de drempel om het systeem met vertrouwen en enthousiasme in gebruik te nemen.
Een centrale basis voor verdere professionalisering
De overstap heeft NDT een centrale, actuele basis gegeven voor de planning van freelancers. De combinatie van Yesplan voor de interne organisatie en Het Rooster voor de samenwerking met freelancers sluit aan bij de behoefte aan overzicht, zelfstandigheid en bescherming van interne informatie.
De werkwijze blijft zich ontwikkelen, maar het verschil met de oude situatie is duidelijk: minder losse bestanden, minder afstemming via e-mail en WhatsApp en meer inzicht voor alle betrokkenen. Daarmee is Het Rooster voor de educatieafdeling niet alleen een nieuw systeem, maar ook een belangrijke stap in de verdere digitalisering van het planningsproces.
“Het Rooster heeft ons veel tijdwinst opgeleverd en geeft ons meer inzicht in de planning. Culturele instellingen die worstelen met de praktische gevolgen van de Wet DBA zou ik aanraden de mogelijkheden van Het Rooster te onderzoeken.”