Een bibliotheek is allang niet meer alleen een plek waar je boeken leent. Ook bij de Bibliotheek Nieuwegein draait het om ontmoeting, ondersteuning, educatie en meedoen in de samenleving. Met tientallen medewerkers en honderden vrijwilligers is een goede personeelsplanning daarbij onmisbaar.

Voor de vrijwilligers bij de Front Office werd die planning steeds lastiger. Het rooster stond in Excel, wijzigingen kwamen via e-mail, WhatsApp of mondeling binnen. Dat liep vaak niet lekker, leverde veel klachten op en het overzicht raakte zoek. Met de overstap naar Het Rooster kwam daar verandering in.

“Het gedonder is gewoon weg. Het scheelt ontzettend veel tijd, gedoe en ontevredenheid,” aldus Edgar Nollen, Teamleider Front Office van de Bibliotheek Nieuwegein.

De bibliotheek als huiskamer van de stad

Bibliotheek Nieuwegein doet veel meer dan alleen boeken uitlenen. De bibliotheek organiseert onder meer activiteiten rondom taal- en digitale vaardigheden, culturele programma’s, gezondheid en welzijn en jeugd en educatie.

Het team van Edgar bestaat uit tien vaste medewerkers en ongeveer veertig vrijwilligers. Zij zijn verantwoordelijk voor uitlenen van boeken en tijdschriften en het dagelijkse klantcontact. Daarnaast ondersteunen ze bij de vele andere activiteiten van de bibliotheek.

De ambitie is duidelijk: de bibliotheek is de huiskamer van de stad.

“Het gaat erom dat mensen, als ze binnenkomen, gezien en gehoord worden”, vertelt Edgar. “Of iemand nu binnenkomt voor een boek, een praatje, een verwijzing naar een instantie of hulp bij iets praktisch: we willen er voor mensen zijn.”

Dat persoonlijke contact maakt het werk bijzonder. Tegelijkertijd vraagt het organiseren van de dagelijkse bezetting om een goede en betrouwbare planning.

Van Excel en losse berichten naar één online vrijwilligersrooster

Voor de vrijwilligers van de Front Office werd het rooster oorspronkelijk bijgehouden in Excel. Alleen de coördinatie kon het bestand inzien en wijzigingen moesten vervolgens op verschillende manieren worden doorgegeven.

“Er werd heel veel geruild. Mensen werden ziek of wilden een andere dienst. Dat moesten we allemaal in het rooster verwerken”, legt Edgar uit. “Wijzigingen kwamen via de mail, via de app of mondeling. Dat wordt natuurlijk weleens vergeten.”

Het gevolg was dat het rooster regelmatig niet meer volledig overeenkwam met de werkelijkheid. En dat had ook gevolgen voor de urenregistratie en de vrijwilligersvergoeding van vrijwilligers.

“Als het rooster niet klopt, klopt de ook niet meer. Dat moet dan allemaal weer rechtgebreid worden.” De meeste klachten gingen dan ook niet over het werk zelf, maar over het rooster.

“Ze vonden het werk allemaal fantastisch, maar het rooster was eigenlijk altijd gedonder.”

Op zoek naar een eenvoudige oplossing voor vrijwilligers

Bibliotheek Nieuwegein besloot daarom op zoek te gaan naar een andere manier van vrijwilligers plannen en online roosteren. Er werden verschillende aanbieders bekeken en vooraf ook duidelijke criteria opgesteld.

Belangrijk hierbij was, dat vrijwilligers zelf hun beschikbaarheid kunnen aangeven, zichzelf kunnen inroosteren en diensten kunnen ruilen. Ook urenregistratie was belangrijk, maar eigenlijk was de allerbelangrijkste voorwaarde: het systeem moest eenvoudig zijn.

“Voor ons was heel duidelijk dat het vooral voor de vrijwilligers supersimpel moest zijn. Ze moesten het echt zo op kunnen pakken, met hier en daar wat ondersteuning,” aldus Edgar.

Dat laatste bleek uiteindelijk een belangrijke reden om voor Het Rooster te kiezen.

Niet alleen software, maar ook persoonlijke ondersteuning

Bij de keuze waren er nog twee aanbieders over, beide oplossingen waren functioneel vergelijkbaar. De doorslag gaf uiteindelijk het persoonlijke contact.

De bibliotheek kon informatie aanleveren, waarna de basis voor het rooster alvast werd ingericht. Een hele fijne aanpak!

“Het fijne van Het Rooster was dat zij zeiden: wij doen het eerste gedeelte voor je. Wij zetten het alvast voor je klaar. Dat maakt dat je denkt: dat is wel verfijnd. Voor ons was het tenslotte ook allemaal nieuw.”

Daarnaast kon Bibliotheek Nieuwegein gebruikmaken van de kennisbank en ondersteuning wanneer dat nodig was.

Een soepele overstap voor de vrijwilligers

De overstap naar Het Rooster verliep volgens Edgar opvallend eenvoudig. De bibliotheek organiseerde twee bijeenkomsten waarin vrijwilligers uitleg kregen over de nieuwe manier van werken. Daarnaast waren er inloopmomenten voor mensen die nog vragen hadden.

“Daar is eigenlijk relatief weinig gebruik van gemaakt”, vertelt Edgar. “We hebben eigenlijk nauwelijks vragen gehad. Het is nagenoeg vlekkeloos verlopen.”

Een klein groepje vrijwilligers fungeerde vooraf als ambassadeur. Zij probeerden het systeem uit en konden hun ervaringen delen met de rest van de organisatie.

“Je had daardoor al vijf ambassadeurs die zeiden: dit is gewoon een toffe tool, dit gaat werken. Dat verspreidt zich dan ook een beetje binnen je organisatie.”

Wat Edgar ook goed vindt om te zien, is dat vrijwilligers elkaar onderling helpen. Wie wat meer ervaring heeft met Het Rooster, helpt anderen op weg.

Het resultaat: minder gedoe en meer tijd

Bibliotheek Nieuwegein werkt inmiddels ruim een half jaar met Het Rooster voor de vrijwilligers van de Front Office. En het belangrijkste resultaat is volgens Edgar eenvoudig samen te vatten:

“Het gedonder is gewoon weg.”

Wijzigingen hoeven niet meer via verschillende kanalen te worden verzameld en uren hoeven niet steeds opnieuw te worden uitgezocht.

“Het levert gewoon tijd op”, vertelt Edgar. “Een collega vroeg: Edgar, heb je nog klussen voor mij? Want het kost me twee uur minder per week.” Die tijdwinst is waardevol. Niet alleen omdat het werk efficiënter wordt, maar vooral omdat medewerkers hun aandacht kunnen richten op wat er binnen de bibliotheek echt toe doet.

“Het scheelt ontzettend veel gedoe, ontevredenheid en gemopper.”

Zelf invloed op het vrijwilligersrooster

Een belangrijk voordeel van online roosteren is dat vrijwilligers meer zelf kunnen regelen. Ze kunnen hun diensten bekijken en onderling wijzigingen organiseren, binnen de afspraken die de bibliotheek daarvoor maakt.

Voor Bibliotheek Nieuwegein betekent dat meer grip op de planning én meer verantwoordelijkheid bij de vrijwilligers zelf. Edgar: “We hebben zelf invloed op hoe ze kunnen ruilen en dergelijke. Daardoor is er veel minder onrust.”

Op dit moment wordt Het Rooster gebruikt voor de vrijwilligers van de Front Office. Mogelijk wordt de toepassing in de toekomst uitgebreid naar andere groepen vrijwilligers, zoals de vrijwilligers die de digitale spreekuren bemannen. Ook voor de toekomstige horeca binnen de bibliotheek wordt gekeken naar het gebruik van Het Rooster voor de planning.

Een volgende stap: nog meer communicatie vanuit het rooster

De basis staat inmiddels goed. Toch ziet Edgar nog mogelijkheden om de manier van werken verder te verbeteren. Bij de bibliotheek wordt nu nog een aparte WhatsApp-groep gebruikt voor het ruilen van diensten. Bij voorkeur gaat dit in de toekomst ook vanuit Het Rooster.

Ook een geïntegreerde chatfunctie of een soort tijdlijn waarin vrijwilligers eenvoudig met elkaar kunnen communiceren, zou volgens Edgar interessant zijn.

Dat past bij de manier waarop Bibliotheek Nieuwegein naar de ontwikkeling van het systeem kijkt: eerst zorgen dat de basis goed werkt en vervolgens stap voor stap uitbreiden.

Persoonlijke ondersteuning maakt het verschil

Naast de functionaliteit van het systeem noemt Edgar vooral de bereikbaarheid van Het Rooster als pluspunt. Aanvankelijk was er enige scepsis over het feit dat ondersteuning vooral via e-mail verloopt. In de praktijk blijkt dat goed te werken.

“Als ik vandaag een mailtje stuur, heb ik vaak dezelfde dag of in ieder geval de dag erna antwoord. Dat is gewoon superfijn.”

Ook de mogelijkheid om met iemand mee te denken wordt gewaardeerd. Het Rooster neemt volgens Edgar regelmatig zelf contact op om te vragen hoe het gaat en of er nog hulp nodig is.

“Dat vind ik heel prettig. Dat is ook een van de redenen waarom we voor Het Rooster hebben gekozen. Bij de andere organisatie was het allemaal wat meer achter een online database.”

De grootste winst? Tijd en rust

Terugkijkend op de overstap hoeft Edgar niet lang na te denken over wat Het Rooster Bibliotheek Nieuwegein heeft gebracht. Doordat de basis van de planning goed geregeld is, ontstaat ruimte om vooruit te kijken en aandacht te besteden aan andere verbeteringen binnen de bibliotheek.

“Je houdt gewoon tijd over om andere dingen te verbeteren. De basis moet gewoon goed zijn. Als die niet goed is, blijf je ertegenaan lopen. Nu die basis goed zit, weten we waar we aan toe zijn en kunnen we lekker ver vooruitkijken.”

Voor een organisatie die dagelijks werkt met medewerkers én tientallen vrijwilligers is dat misschien wel de belangrijkste winst: minder tijd kwijt aan het organiseren van het rooster en meer tijd voor de mensen die de bibliotheek tot de huiskamer van de stad maken.

Over Bibliotheek Nieuwegein

Bibliotheek Nieuwegein is een brede maatschappelijke organisatie die inwoners ondersteunt op het gebied van lezen, taal, digitale vaardigheden, cultuur, gezondheid, welzijn en educatie. De Front Office vormt een belangrijk aanspreekpunt voor bezoekers en wordt daarbij ondersteund door een grote groep vrijwilligers.

Voor het online plannen en beheren van de diensten van de Front Office-vrijwilligers gebruikt Bibliotheek Nieuwegein Het Rooster.