Hoe plan je tientallen vrijwilligers in voor een dynamische buurtbusdienst, zonder iedere dag bezig te zijn met Excel, WhatsApp en openstaande diensten?
Voor Stichting Almere Hout Verbinding bleek het antwoord te liggen in online roosteren met Het Rooster.
De buurtbus in Almere Hout en omgeving is inmiddels een vaste waarde voor bewoners. Wat begon als een pilot groeide uit tot een definitieve buslijn met ongeveer 1.800 passagiers per maand. Achter de schermen zorgen vrijwilligers ervoor dat de planning soepel verloopt. Juist daar bleek de oude manier van werken niet langer houdbaar.
Douwe van Ommen, werkgroeplid en binnen de stichting onder meer verantwoordelijk voor IT en de chauffeurscoördinatie, vertelt hoe Het Rooster zorgde voor meer rust, overzicht en stabiliteit.
“Vanaf de start was er eigenlijk geen weerstand. Iedereen was er gewoon aan toe. En toen we live gingen, was er ineens rust.”
Van Excel en WhatsApp naar een stabiel rooster
De buurtbus van Stichting Almere Hout ging in augustus 2025 van start. Omdat er met zo’n 40 tot 50 vrijwilligers wordt gewerkt, was vanaf het begin duidelijk dat een goede manier van roosteren nodig was. In eerste instantie werd gekozen voor een vertrouwde oplossing: Excel. Die aanpak bleek in de praktijk al snel een stuk ingewikkelder.
“Je kunt mensen wel voor een vast moment in de week inroosteren, maar mensen gaan op vakantie”, vertelt Douwe. “Daardoor krijg je een heel dynamisch rooster en merk je dat vrijwilligers het niet goed kunnen bijhouden.”
Open diensten werden via een WhatsApp-groep gedeeld en vrijwilligers ruilden onderling diensten. Eerst werkte dit nog wel, totdat de communicatie echt onoverzichtelijk werd.
“Op een gegeven moment hadden we gewoon tientallen berichten per dag die alleen over het rooster gingen. Uiteindelijk is de bus zelfs een keer door een misverstand stil komen te staan. Toen zei het bestuur: dit willen we niet meer.”
Dat was het moment waarop duidelijk werd dat er behoefte was aan een professionele online roosteroplossing voor vrijwilligers.
Waarom koos de Buurtbus voor Het Rooster?
De stichting vergeleek diverse aanbieders, waarbij uiteindelijk de keuze op Het Rooster viel.
Niet alleen vanwege de roosterfunctionaliteit, maar ook vanwege de bredere mogelijkheden rondom vrijwilligersadministratie en de aandacht voor privacy en informatiebeveiliging.
“Wat voor mij uiteindelijk ook belangrijk was, is dat je eigenlijk niet alleen een rooster koopt, maar een complete serviceadministratie,” aldus Douwe.
De overstap werd relatief snel gerealiseerd. Op 5 april ging de buurtbus live met Het Rooster. En dat leverde volgens Douwe direct iets belangrijks op: rust.
“Vanaf het moment dat we live gingen, was er ineens rust. Dat was echt heel grappig.”
Online roosteren voor vrijwilligers: eenvoudig in gebruik
Een nieuw systeem invoeren bij een groep vrijwilligers kan best een uitdaging zijn. Toch was er bij de buurtbus nauwelijks sprake van weerstand. De meeste chauffeurs zagen juist in dat de oude werkwijze met Excel en WhatsApp niet langer goed werkte.
Om iedereen goed op weg te helpen, organiseerde de stichting twee instructieavonden. Daar werd uitgelegd hoe het rooster werkt, hoe de app gebruikt wordt en hoe vrijwilligers bijvoorbeeld hun vakantie kunnen doorgeven. Douwe had daarbij een praktische aanpak. Hij zette het bestaande Excel-rooster zelf over in Het Rooster, zodat de chauffeurs niet allemaal opnieuw hun planning hoefden in te voeren.
De instructieavonden hadden bovendien een onverwacht voordeel: vrijwilligers kwamen weer eens bij elkaar.
“Je spreekt elkaar normaal gesproken vooral via WhatsApp en er zit maar één chauffeur op de bus. Die avonden waren dus niet alleen nuttig, maar ook gezellig.”
Minder WhatsApp, meer overzicht
Een van de grootste voordelen van Het Rooster is volgens Douwe dat de planning niet langer afhankelijk is van losse berichten en onderlinge afspraken.
De belangrijkste functionaliteiten die de buurtbus gebruikt zijn het inroosteren van diensten, het beschikbaar stellen van open diensten en het oproepen van vrijwilligers. Vooral die oproepfunctie bespaart de roostercoördinator veel tijd.
“De oproepfunctie is voor mij goud waard. Ik kijk op zaterdagochtend wat er voor de komende week nog openstaat. Ik vink ze aan, klik op ‘oproep sturen’ en klaar. Dan heb je het in twee minuten gedaan.”
Ook de notificaties worden door de chauffeurs gewaardeerd. Vrijwilligers kunnen vooraf per e-mail worden herinnerd aan een dienst en hun planning koppelen aan hun agenda. Dat voorkomt dat iemand een dienst vergeet en maakt het voor vrijwilligers eenvoudiger om hun eigen planning bij te houden.
Van een rooster naar complete vrijwilligersadministratie
Hoewel de buurtbus Het Rooster in eerste instantie vooral gebruikte voor het plannen van diensten, bleek er meer mogelijk. De gegevens rondom chauffeurs kunnen hierin ook centraal worden bijgehouden. Denk bijvoorbeeld aan de geldigheid van een rijbewijs, het moment waarop een instructierit is uitgevoerd en de geldigheid van een medische keuring. Dat voorkomt dat belangrijke informatie verspreid raakt over meerdere Excel-bestanden.
“Je had anders al snel drie Excel-bestanden met chauffeursgegevens. En dan is natuurlijk altijd de vraag: wat is de laatste versie?”
Met Het Rooster is die informatie overzichtelijker georganiseerd. Wanneer een vrijwilliger uit dienst gaat, wordt deze ook uit het rooster gehaald en worden de gegevens na verloop van tijd verwijderd. Voor de stichting is dat niet alleen praktisch, maar ook belangrijk vanuit het oogpunt van privacy.
Privacy en informatiebeveiliging waren belangrijke argumenten
Voor Douwe speelde informatiebeveiliging nadrukkelijk mee in de keuze voor Het Rooster. Als vrijwilligersorganisatie werk je immers ook met persoonsgegevens. De ISO 27001-certificering gaf hem vertrouwen dat informatiebeveiliging en privacy serieus worden aangepakt.
“Een ISO-certificering is geen garantie dat het nooit misgaat, maar het betekent wel dat je als organisatie actief bezig bent met beveiliging en privacy.”
De belangrijkste winst? Stabiliteit in het rooster
De buurtbus gebruikt nog niet alle mogelijkheden van Het Rooster. Voor Douwe was het belangrijk om eerst de basis goed op orde te krijgen.
“Voor ons was stap één: stabiliteit in het rooster. En dat is gelukt.”
Daarmee is de belangrijkste doelstelling bereikt. De planning is niet langer afhankelijk van tientallen WhatsApp-berichten, losse Excel-bestanden en onderlinge afspraken. Tegelijkertijd ziet Douwe nog volop mogelijkheden om Het Rooster verder te benutten. Zo zou hij graag een uitgebreider onboardingsproces voor nieuwe vrijwilligers binnen het systeem zien. Een nieuwe chauffeur doorloopt namelijk verschillende stappen: een introductiegesprek, medische keuring, controle van het rijbewijs, een instructierit en uiteindelijk het instellen van het rooster.
“Als al die stappen zijn doorlopen en het dossier compleet is, zou je eigenlijk moeten kunnen zeggen: klaar, aan het rooster.”
En misschien wel het belangrijkste: de vrijwilligers kunnen zich weer richten op waar het uiteindelijk om draait. Het rijden van de buurtbus.