Actie is reactie

Je weet van tevoren wanneer en hoeveel je mensen nodig hebt. En je weet hoe je vrijwilligers zijn: reuze flexibel, maar niet een dag van te voren. Zorg dus dat je op tijd je mensen benaderd, bijvoorbeeld twee of drie weken van tevoren. Dan hebben ze even de tijd hebben om een dienst in te passen in de rest van hun bezigheden.

In een groep vrijwilligers zijn er altijd mensen die meer doen. En dus ook mensen die net wat minder doen. Die kan je daar best op aanspreken. En als je het groepje minder actieve vrijwilligers als eerste benaderd, is er voor hen ook meer ruimte om te kiezen. Zo word je inactieve deel kleiner, en het actieve deel niet belast met extra diensten.

Maak het persoonlijk. Niet in de zin van op de man spelen, wel in de zin dat je je mensen een persoonlijk bericht stuurt. Het is heel makkelijk om geen actie te ondernemen als een bericht aan de groep gericht is. Vergelijk bijvoorbeeld “wie heeft er tijd om woensdag een dienst te draaien?” met “We hebben nog een plek over. Kunnen we op je rekenen, komende woensdag?” Waar reageer je zelf eerder op?

Je vrijwilligers zijn er niet om jouw rooster vol te krijgen: ze zijn er omdat ze zich graag voor het doel van jouw organisatie inzetten. Daar kan je handig gebruik van maken. Zet bijvoorbeeld “We hebben nog 4 gaten in het rooster. Wie kan er een van nemen?” naast “Er zijn nog 4 kansen in het rooster. Zorg dat je er bij bent, voor je collega’s ze inpikken!”

Zorg dat er zo min mogelijk handelingen zijn voor een vrijwilliger om zich in te roosteren. Doe je een belrondje? Zorg dat je het rooster bij de hand hebt, zodat je de afspraken meteen kan verwerken. Stuur je een mail? Let er dan op dat je een directe link naar de roosterpagina toevoegd. Hoe minder drempels, hoe groter de kans op reactie.