Klantinterview: Amsterdamse Bostheater

Een mini-maatschappij in het bos

Al meer dan veertig jaar is het Amsterdamse Bostheater een bijzondere plek. Een openluchttheater midden in het bos, waar van mei tot en met september films, concerten, kindervoorstellingen en theatervoorstellingen te zien zijn.

Van theater tot festival

“Ja, allemaal buiten. Ook als het regent, tenzij het onweert. Maar anders gaan we gewoon door. Dat levert leuke taferelen op,” aldus Naomi, hoofd coördinator vrijwilligers en educatie.

Naomi werkt bij het Amsterdamse Bostheater en is onder andere verantwoordelijk voor de planning van de vrijwilligers.

Een organisatie die draait op vrijwilligers

Het vaste team van het Bostheater is klein. Op kantoor werken zes mensen, aangevuld met vaste seizoenskrachten zoals technici, een barmanager en de chef in de keuken. Maar het hart van de organisatie wordt gevormd door de vrijwilligers. En dat zijn er niet weinig. Afgelopen jaar waren er zo’n honderd actief.

“Het overgrote deel bestaat echt uit vrijwilligers.”

Zij verzorgen de publieksontvangst, draaien bardiensten en helpen soms ook al vóór het seizoen met klussen. De groep is enorm divers: van jongeren van twaalf tot gepensioneerden van tachtig.

“Het is echt een mengelmoes van allerlei verschillende soorten mensen. Een kleine mini-maatschappij in het bos waar je elkaar kunt ontmoeten,” aldus Naomi.

Waarom een nieuw roostersysteem?

Het Bostheater werkte al met een online roostersysteem, maar daar liepen ze tegen beperkingen aan. Vooral voor vrijwilligers bleek het systeem niet gebruiksvriendelijk te zijn, vooral in het gebruiksgemak.

Daarnaast zocht het team een systeem waarin niet alleen diensten gepland konden worden, maar waar ook werkdocumentatie, vrijwilligersgegevens en dagoverzichten gedeeld konden worden.

Hoe kwamen jullie bij Het Rooster terecht?

De zoektocht begon simpelweg via Google. “We zijn eigenlijk gewoon gaan googlen op roostersystemen”, aldus Naomi.

Na een online demo besloot het team Het Rooster te gaan gebruiken en wordt nu ongeveer een jaar gebruikt. Vooral in het zomerseizoen wanneer het programma en de vrijwilligers actief zijn.

Testen, aanpassen en passend maken

De overstap had, zoals altijd, ‘wat haken en ogen’, maar Naomi vond vooral de supportpagina en bereikbaarheid per mail heel prettig. “De supportpagina was heel fijn en jullie zijn per mail ook goed te bereiken.”

Om het systeem goed te leren kennen, werkte het team met een testgroep vrijwilligers. Zij werden gevraagd zelf een dienst te kiezen, gegevens in te vullen en de stappen door te lopen. Op basis van die ervaringen maakte het team keuzes qua inrichting.

Beschikbaarheid per maand, eerlijk verdeeld

Het Bostheater werkt niet met standaard beschikbaarheid over een lange periode. Dat past niet bij een seizoensorganisatie met vrijwilligers. Daarom hebben ze die optie uitstaan en laten ze vrijwilligers alleen beschikbaarheid opgeven in de actieve maanden.

Het Bostheater werkt met een maandelijkse aanpak. Elke maand wordt Het Rooster geopend voor de volgende periode. Vrijwilligers geven hun beschikbaarheid door, waarna het team zelf handmatig roostert.

Naomi: “Als Pietje op 30 verschillende dagen kan in bijvoorbeeld maart, is dat supergezellig, maar anderen willen ook een kans krijgen.”

Zo blijft Het Rooster eerlijk verdeeld en behoudt het team overzicht.

Desktop versus app

Het Rooster bevalt voor het grootste deel heel goed, geeft Naomi aan. Ze zijn er ook zeer tevreden over. Maar als ze toch iets moet noemen, dan is het de app. “Door een aantal specifieke instellingen die wij handig vinden, moeten we soms een stuk scrollen”.

Daarom adviseert het Bostheater vrijwilligers om vooral via laptop of desktop te werken. Die keuze werkt goed, ook voor oudere vrijwilligers, die vaak juist minder moeite hebben met werken op een computer dan met een mobiele app.

Meer dan alleen roosters

Het Rooster wordt bij het Bostheater inmiddels voor veel meer gebruikt dan alleen het plannen van diensten. Zo uploaden ze er de huisregels en omgangsvormen, zodat vrijwilligers altijd toegang hebben tot belangrijke informatie.

Daarnaast gebruiken ze het prikbord voor aankondigingen en de kalender om alvast een inkijkje te geven in het komende seizoen. Nog voordat het programma openbaar wordt gemaakt voor het grote publiek.

“Zo kunnen vrijwilligers al zien waar ze zich op kunnen verheugen.” Dat helpt vrijwilligers om vooruit te plannen en alvast “iets te hebben om naar uit te kijken”.

Concrete winst: administratie en betalingen

Een belangrijke verbetering kwam uit een specifieke wens van het Bostheater. Ze wilde graag een overzicht per maand per vrijwilliger, om betalingen makkelijker te verwerken. Die aanpassing is gerealiseerd en maakt de administratie nu een stuk eenvoudiger.

Naomi: “We kunnen het in één keer eruit halen en doorvoeren in ons betalingsoverzicht.” Hoewel dit een extra investering was, levert het volgens Naomi direct tijd en overzicht op.

Samenwerken en meedenken

Wat Naomi vooral waardeert, is het contact en de bereidheid om mee te denken. Bij vragen of bugs wordt snel gereageerd en evaluatiemomenten helpen om samen te blijven verbeteren.

“Het is heel fijn dat jullie met ons meedenken. Dat het niet is: ‘nee, dat kan niet’.”

Voor een organisatie die draait op mensen en op vertrouwen is dat minstens zo belangrijk als het systeem zelf.

“Dat maakt de samenwerking gewoon heel prettig.”