7 Handige tips voor de personeelsplanning van jouw topteam

We weten allemaal dat een effectieve personeelsplanning het geheime ingrediënt is voor een succesvolle organisatie. Of je nu de eigenaar bent van die gezellige kroeg om de hoek of dat drukbezochte museum. Planner bent bij een grote multinational of bij dat jaarlijks terugkerende evenement. Een goede personeelsplanning maakt het verschil.

In dit blog geef ik jullie wat handige tips om op een snelle effectieve manier een passende personeelsplanning te maken. Gewoon zonder gedoe.

Hierbij moet er uiteraard wel rekening gehouden worden met een aantal cruciale factoren, zoals:

• Hoeveel uren moeten worden ingevuld?
• Hoeveel uren zijn er beschikbaar?
• Wat zijn de eisen en wensen van je medewerkers?
• Welk type contract heeft de medewerker?
• Heeft jouw organisatie te maken met piek- en daluren?

Het plannen van jouw personeel is echt geen kattepis. En de grootte van jouw organisatie maakt daarin echt geen verschil. Of je nu de planning maakt voor 25 vrijwilligers of 100 vaste medewerkers, het zijn en blijven mensen. En waar mensen werken, moet je flexibel blijven en in kunnen spelen op onverwachte zaken zoals ziekte, files, stakingen of een ander onverwachts iets.

Tip 1: Ken jouw team

Ken jij al jouw medewerkers? Weet jij wie waar goed in is, wie flexibel is en wie wanneer beschikbaar? Op die manier kun jij de juiste persoon op de juiste plek inplannen. En zeg nou zelf, als iemand op een dienst staat ingepland waar hij of zij goed in is en enthousiast van wordt, dan stijgt de productiviteit. En straalt dit uit over de hele organisatie.

Tip 2: Leer van het verleden

Voordat je in de planning duikt, kijk eens naar het verleden. Bekijk die cijfers en patronen! Dit helpt je om trends te spotten en te anticiperen op pieken en dalen in de vraag naar jouw geweldige producten of diensten. Leer van gisteren voor een betere morgen. En blijf dit doen en indien noodzakelijk pas aan waar nodig.

Tip 3: Omarm IT als jouw hulpmiddel

Maak gebruik van specifieke software voor jouw personeelsplanning. Hiermee maak je het planningsproces voor jezelf, maar ook voor jouw medewerkers veel makkelijker. Deze tools helpen je bij het in kaart brengen van beschikbaarheid, het volgen van gewerkte uren en het maken van scenario’s voor verschillende planningsopties. Op deze manier kunnen jouw medewerkers ook meteen zien wanneer ze moeten werken.

Tip 4: Wees niet te star, maar flexibel

Niets is voorspelbaar, dat hebben we de afgelopen jaren wel gezien. Zorg dat je in de planning rekening houdt met onverwachtse dingen. Ziektes, plotselinge verlofaanvragen – je weet maar nooit!

Tip 5: Houd rekening met wet en regelgeving

Zorg ervoor dat jouw personeelsplanning voldoet aan de arbeidstijdenwet en regels. Denk aan maximale werktijden, pauzes en verplichte rustmomenten tussen shifts. Speel op safe.

Tip 6: Samen plannen is leuker

Betrek jouw medewerkers bij de planning. Geef ze de mogelijkheid om te kiezen wanneer ze willen werken. Wat hun voorkeuren zijn. Uiteraard kun je wellicht niet aan alle eisen voldoen, maar een werknemer die al een klein beetje invloed heeft op zijn of haar rooster, toont een grotere betrokkenheid. Tevreden medewerkers zorgen voor tevreden klanten.

Tip 7: Openheid van zaken

Een personeelsplanning moet overzichtelijk en voor iedereen makkelijk toegankelijk zijn. Jij en jouw medewerkers moeten op ieder gewenst moment van de dag het rooster kunnen bekijken. En eventueel waar nodig diensten ruilen. Komt IT, een fijne planningstool, toch weer eventjes om de hoek kijken.

Verder is het belangrijk om ruim van te voren te communiceren wanneer iemand moet werken. Dit voorkomt verwarring en gestreste medewerkers.

Concluderend kunnen we dus wel zeggen, een planningstool is onmisbaar voor een goede effectieve personeelsplanning. Het is een combinatie van data, IT, een dosis gezond verstand en heel wat communicatie. Op deze manier functioneren jouw medewerkers optimaal, zijn en blijven ze enthousiast. Je behoudt tevreden klanten en niet geheel onbelangrijk jouw organisatie draait op volle kracht.