Klantinterview – Botanische Tuinen Universiteit Utrecht

De Botanische Tuinen zijn onderdeel van de Universiteit Utrecht. Het is een museum en ze leiden hun eigen mensen op die rondleidingen geven.

Sinds een jaar heeft de Tuinen een eigen onderzoeksgroep. Heel bijzonder om te zien, is dat zij zich bezighouden met heel eenvoudige zaken tot wetenschappelijke vraagstukken, bijvoorbeeld hoe de evolutie van planten verloopt. De Tuinen heeft nu zelfs een nieuwe Evolutietuin die de ontwikkeling van het plantenrijk laat zien gedurende honderden miljoenen jaren.

Bij de Botanische Tuinen werken ze zowel met vaste mensen als met vrijwilligers. Er werken ongeveer 100 vrijwilligers in diverse functies, van baliemedewerkers tot vrijwilligers die in de tuin werken en de tuinmannen helpen.

Ik sprak met Christine den Das, coördinator vrijwilligers Botanische Tuinen Universiteit Utrecht.

Waarom is er voor Het Rooster gekozen?

Een stagiair maakte Christine attent op Het Rooster. Voordat er daadwerkelijk werd gestart, hebben Christine en een vrijwilligster eerst een kijkje in de keuken genomen bij kasteel Haarzuilens. Gewoon om te zien hoe het systeem er uit ziet. Het prettige hiervan was, dat ze op deze manier enorm veel uitleg hebben gekregen, aangezien kasteel Haarzuilens op dat moment bezig was met de inrichting en optimalisatie van het systeem.

In eerste instantie had de Botanische Tuinen niet de mankracht om dit verder op te pakken. Door corona is dit uiteindelijk in een sneltreinvaart gegaan. Er was toen noodzaak om dit op te pakken en in te richten. De mogelijkheid om eerst vanuit een proefaccount te werken om te kijken of alles lukt, werd gewaardeerd.

Voorheen werkte men met een uitgeprinte Excel. Dit was dan ook vaak de reden dat men naar vergaderingen kwamen, want dan had men de eerste keus op diensten.

Reacties van de vrijwilligers

Doordat de implementatie tijdens de coronaperiode plaatsvond, ging alles heel organisch. Het was gewoon nu ook echt een noodzaak. In eerste instantie vonden de meesten het wel een overgang. Dit had vooral te maken met het feit dat er bij de balie veel mensen van in de 70 werken. Maar nu weet men niet beter en zijn ze er erg blij mee.

Alle rondleidingen worden in flexroosters van Het Rooster gezet. De baliediensten staan in een vast rooster. Bij de Botanische Tuinen wordt voor elke aangeboden rondleiding interesse aangegeven vanuit de vrijwilligers. Op deze manier kunnen ze de rondleidingen eerlijk over de groep verdelen. Bij de baliediensten roostert de vrijwilliger zelf in.

Gebruik van handleidingen

De Botanische Tuinen heeft van alle online handleidingen gebruik gemaakt. Dat loopt prima. Christine helpt alleen soms nog wel eens bij de rondleiders die met het flexrooster werken. Maar dat verloopt vaak ook vlekkeloos.

De baliemedewerkers hebben of een vaste dienst, of ze roosteren zichzelf in. Dat gaat bij iedereen eigenlijk prima.

“Heb je het eenmaal onder de knie, dan is het geen hogere wiskunde.”

“De samenwerking met Het Rooster verloopt super. Als er vanuit de Botanische Tuinen een vraag is, krijg je snel antwoord. Ze denken altijd met je mee.”

Wat is het mooiste resultaat, waar zijn jullie momenteel trots op?

Christine: “Ik ben vooral blij met het overzicht van de bezetting. In één oogopslag zie je of er nog een oproep uit moet, omdat er wellicht een dienst niet helemaal opgevuld is. Ik hoef niet van mijn werkplek af om dit te coördineren.

Bovendien kan ik gemakkelijk bijhouden of alle baliemedewerkers zich minimaal 1x in de twee weken voor een dienst hebben aangemeld. Dit is namelijk bij de Botanische Tuinen een onderlinge afspraak en nodig om bij te blijven met wat er speelt.”

“Heel makkelijk te controleren.”

Is er een functionaliteit die je mist?

Momenteel krijgt een balievrijwilliger, die zich al heeft ingeroosterd op een dienst, alsnog in de ‘bulk’ een herinnering om zich in te schrijven voor deze dienst. Terwijl hij er al voor staat ingeschreven. Er zijn vrijwilligers die dit vervelend vinden. Deze vraag is al gestuurd naar Het Rooster om op te pakken.

Soms zijn er wat problemen met inloggen, maar nu met de app wordt dit anders.

Christine: “Als ik toch iets moet benoemen, dan vind ik het persoonlijk lastig om terug te kijken hoe iemand vorig jaar heeft gewerkt. Dit zou wellicht op een handigere manier kunnen. Ik kan de gewerkte diensten bijvoorbeeld maar tot een half jaar terug zien en niet tot een jaar. Wellicht is er een manier voor, maar die heb ik nog niet ontdekt.”

“Wij zijn erg blij met Het Rooster en raden het iedereen aan!”

Zelfs bij het vrijwilligersoverleg van de Vrijwilligerscentrale wordt er over Het Rooster gesproken. Diverse mensen adviseerden dit systeem als hulp bij het opstellen van personeelsroosters.