Communiceren met vrijwilligers (op afstand), hoe doe je dat efficient?

Vrijwilligers zitten vaak niet in de communicatiesystemen die een organisatie gebruikt. Dat is niet nodig, niet handig of simpelweg niet mogelijk. Hierdoor bestaat de kans dat ze informatie mislopen, of dat de organisatie veel moeite moet doen om toch met de vrijwilligers in contact te blijven. Hoe maak je afspraken, deel je nieuws en geef je andere informatie die nodig is om het werk goed uit te voeren? In dit artikel geef ik je een paar tips. 

Organisaties varen bij de systemen die ze gebruiken. Zonder communicatie via Office 365, intranet of Slack gebeurt er niets. En wat dacht je van Teams, of Zoom? Ook niet onbelangrijk in de gekke tijd waar we in leven. Vrijwilligers vallen vaak buiten de boot als het gaat om de communicatiesystemen die een organisatie gebruikt. Ze hoeven ook lang niet overal van op de hoogte te zijn, maar toch… Ook als je werkt met vrijwilligers is goede communicatie cruciaal.

Communiceren met vrijwilligers: waarom is dat zo belangrijk?

Wellicht een open deur, maar voor de zekerheid toch maar even op een rijtje. Want waarom is communicatie met vrijwilligers eigenlijk zo belangrijk? Nou, hierom:

• Zonder heldere communicatie weten de vrijwilligers niet wat er van ze verwacht wordt en wanneer
• Als vrijwilliger wil je net zo goed op de hoogte blijven van wat er gebeurt in de organisatie waar je bij betrokken bent
• Vrijwilligers zijn een belangrijk onderdeel van je organisatie. En dat willen ze ook voelen.
• Hoe wilde jij je vrijwilligers motiveren en begeleiden zónder met ze te communiceren?

De andere kant op geldt natuurlijk ook dat je vrijwilligers in contact willen zijn met de organisatie. Zij willen hun vragen kunnen stellen, maar ook ervaringen, kennis en ideeën delen. Als je dat allemaal op een centraal punt organiseert, scheelt het tijd (wie moet er anders al die vragen beantwoorden?) én hebben de andere vrijwilligers er ook iets aan.

Maar hoe communiceer je dan met die vrijwilligers?

De meest bekende optie om de lijntjes tussen de vrijwilligers en de organisatie kort te houden, is het inzetten van een vrijwilligerscoördinator. Die kan vragen beantwoorden, mails versturen, trainingen verzorgen, planningen maken; wat je maar wilt. Het grote voordeel daarvan is natuurlijk dat er één aanspreekpunt is voor vrijwilligers, en dat ze weten bij wie ze moeten zijn met hun vragen. Het nadeel is dat een coördinator lang niet altijd zelf ook vrijwillig werkt (en dus geld kost), én dat die vaak dezelfde vragen zal moeten beantwoorden. Niet heel efficiënt.

Een andere optie is een centraal prikbord of bulletin bord. Hier kun je planningen opplakken, memo’s delen, trainingen aankondigen, enzovoorts. Best leuk, maar: je bent alleen maar aan het zenden. Hoe communiceren je vrijwilligers terug naar jou? En: hoe handig is dit in tijden waarin we niet allemaal fysiek aanwezig zijn op onze werkplekken?

Was er maar een tool waarmee het allemaal kon…

Grapje. Dat is er natuurlijk: het heet Het Rooster. Wat veel mensen niet weten, is dat je met ons systeem méér kunt dan alleen planningen maken. Zo hebben we een digitaal prikbord, dat hetzelfde doet als een “echt” prikbord – maar het is online. Je kunt er dus vanachter elke computer een bericht op plaatsen en die berichten kunnen weer worden bekeken door iedereen met toegang tot het bord. Afhankelijk van hoe je het inricht kun je er ook voor zorgen dat gebruikers (lees: vrijwilligers) notities kunnen plaatsen of foto’s kunnen uitwisselen.

Daarnaast hebben we de functie “werkinformatie”. Dit is per functie te categoriseren en verspreiden, zodat je alleen relevante informatie voor je functie krijgt. Ideaal!

Als klap op de vuurpijl heb je als beheerder of manager ook nog toegang tot alle informatie die je nodig hebt om “jouw” vrijwilligers nog beter aan te sturen. Op een centrale plek! Wat wil je nog meer…

(Je kunt een gratis demo aanvragen via DEZE LINK)

Photo by Kvalifik on Unsplash

Hoe zorg jij ervoor dat je blijft communiceren met je vrijwilligers? Tof als je jouw beste tip met ons wilt delen in de comments!