Hilversumsche Golf Club: “Het rooster is veel meer zelfservice geworden!”

De Hilversumsche Golf Club ligt midden in het bos-en heidegebied dat zo typisch is voor het Gooi. De club is opgericht in 1895. De eerste negen holes zijn al in 1917 ontworpen. Een baan met een rijke historie waar ook vele (internationale) kampioenschappen zijn gespeeld. De club heeft ongeveer 1000 leden en een zeer actief jeugdprogramma waaraan zo’n 140 jongeren deelnemen.

Registratie verplicht

“Op de eerste tee staan onze vrijwilligers klaar om iedereen te registreren. Dat noemen we starters ”, legt Barbara Vehmeijer uit. Barbara coördineert de vrijwilligers en valt soms zelf ook in als er last-minute iemand niet kan. “Via een applicatie schrijven de spelers zich in, maar soms komen mensen ook spontaan langs. Dit moet allemaal gepland en in goede banen geleid worden, dus de 90 vrijwilligers hebben een belangrijke functie op de baan. Zeker in deze tijd waarin registratie zelfs verplicht is.”

Het aanmelden van mensen is een eitje!

“Toen ons duidelijk werd dat Corona en de verplichte registratie voorlopig niet meer weggingen, zijn we op zoek gegaan naar een andere oplossing dan het Excel sheet dat we gebruikten. Het bestuur roosterde nog zelf, maar dat wilden we anders gaan aanpakken. Via de manager van Golfclub Amsterdam Old Course kwamen we bij Het Rooster uit, daar gebruikten ze het al langer’, vertelt Barbara. “Het implementatie proces is goed verlopen. We hebben snel alle instellingen opgezet en we hebben een paar keer de helpdesk gebeld voor wat hulp en dat was het eigenlijk. Het is vrij makkelijk om alles op te zetten. Het aanmelden van nieuwe mensen is al helemaal een eitje!”

“Als beheerder loop ik af en toe tegen kleine dingen aan…. Ik hou erg van data, maar kon in het begin niet alles inzien of aanpassen. Zo kon ik bijvoorbeeld niet zelf mensen inroosteren. Die mogelijkheid heb ik nu wel. Als je tegen iets aanloopt, dan kan je het altijd doorgeven. Het wordt heel erg snel opgepakt en veranderd waar mogelijk.”

Wereld van verschil

“Het werken met Het Rooster heeft ons heel veel opgeleverd! Het is veel meer selfservice geworden. Ik hoef niet meer in te delen, geen mails rond te sturen met beschikbaarheid en als er iets wijzigt is het ook zo opgelost. Het geeft veel gebruikersgemak en ook voor de vrijwilligers is het veel flexibeler geworden. De vrijwilligers vinden het zelfs hartstikke leuk om met Het Rooster te werken! Het is echt een wereld van verschil; makkelijker, overzichtelijker en duidelijker.”