Hoe kies ik een online rooster

De keus voor een online rooster is hele zoektocht. Er zijn best veel aanbieders, en elk systeem kan weer net wat anders.

Wat stop je er in & wat haal je er uit

Het werkrooster, dat is logisch. En al je vrijwilligers natuurlijk, want die staan in het rooster. En je wil ongetwijfeld een overzicht: wie heeft hoe vaak gewerkt. En heel belangrijk: wie heeft nog niet genoeg gewerkt.

Wat je in een systeem stopt, haal je er ook weer uit. Naast overzichten van de inzet van je mensen bijvoorbeeld een team-overzicht, of een verjaardagenlijst. Maar wacht eens – dan moet je ook de geboortedatum opslaan. Of net een stap verder: cijfers die je inzicht geven over je vrijwilligers. Denk aan de in- en uitstroom, of hoe lang je mensen gemiddeld bij je blijven.
En denk ook eens aan het uploaden van een vrijwilligersovereenkomst of declaratieformulieren. Handig, om alles op één plek beschikbaar te hebben.

Sommige systemen zijn uitgebreid met een prikbord, smoelenboek, mailfuncties en online logboeken. Daarmee maak je van een roostersite een online community.

Gebruik je het systeem alleen als rooster, zet je het in als vrijwilligersadministratie, of zelfs als community? Eén systeem is vaak prettiger dan twee of drie systemen – afhankelijk van je situatie.

Drie ondersteunende vragen:

1. Wat verwacht ik van het rooster? Welk specifiek probleem wil ik oplossen?
2. Welke informatiebehoefte heb ik? Kan het systeem dat leveren?
3. Waar kan het roostersysteem je organisatie nog meer bij ondersteunen?

Rekening houden met de toekomst

Als je net van start bent gegaan, groeit je organisatie vaak onstuimig. Dan is het soms beter om de keus voor een systeem uit te stellen. Door te snel voor een systeem te kiezen, loop je de kans dat je je organisatie af gaat stemmen op wat makkelijk in het systeem past. En dat is niet altijd hetzelfde als wat voor jouw organisatie het beste is. Wij vinden dat de ontwikkeling in jouw organisatie leidend moet zijn.

In de fase van stabiele groei, groei je bijvoorbeeld van drie keer per week open naar vijf keer per week. Of van één naar twee locaties. Dan is het heel verstandig om dat mee te nemen in je keuze, en een systeem op de groei te overwegen.

Drie punten om op te letten:

1. Check of je het rooster makkelijk aan kan passen, en of je meerdere roosters in het systeem kan maken.
2. Hoe zit het met de kosten, als je meer vrijwilligers in het systeem wil zetten?
3. En hoe zit het met de techniek? Sommige systemen worden langzamer als er meer dan 100 vrijwilligers in staan. Daar wil je niet achteraf pas achter komen. Een goede leverancier laat je dat vooraf zien.