Hoe vrijwilligers elkaar helpen bij Bibliotheek Lek & IJssel

De bibliotheken van Lek en IJssel kan je vinden in Houten, IJsselstein en Vijfheerenlanden. De Bibliotheek biedt inwoners vrije toegang tot informatie, kennis en cultuur.  Ze zetten zich, samen met een team vrijwilligers, in voor de ontwikkeling van taalvaardigheid en de digitale vaardigheid van alle inwoners in het werkgebied. Van 0 tot 100 jaar.

Binding met de lokale gemeenschap

Joyce Hornikx is coördinator publieksservice voor de twee vestigingen in Houten. “We zijn een echte vrijwilligersbibliotheek en draaien bijna volledig op onze kundige vrijwilligers. De Houtense samenleving maakt zich echt hard voor hun bieb”, begint Joyce haar enthousiaste verhaal. Joyce heeft een achtergrond in de kunst- en cultuursector. Na een lange reis wilde zij iets anders. “Ik kwam deze vacature tegen en was direct enthousiast. Ik zag een kans om, als jongere, iets toe te voegen aan de maatschappelijke positie van de bieb.” Er wordt een hoop georganiseerd voor jong en oud. Van voorleesfeesten om kinderen meer te laten lezen tot projecten om laag geletterdheid tegen te gaan.

50 vrijwilligers op verschillende locaties

“Laaggeletterdheid is echt een speerpunt voor de bibliotheken en we proberen daar op vele manieren op in te springen. De vrijwilligers zijn hierin een belangrijke spil. Ze werken in alle lagen van de organisatie: van het helpen van klanten op de vloer tot de programmering en het draaiende houden van onze projecten”, vertelt Joyce. Met vijftig vrijwilligers op de verschillende locaties vraagt dat best wat van het rooster. “We hadden een ontzettend groot bestand in Excel waarin we de hokjes invulden met de namen en tijden. Als er een wijziging was, moesten we alle hokjes en vakjes weer opnieuw handmatig invullen. Dit was een erg tijdrovende klus en al het werk lag bij de coördinator. We wilden naar een situatie waarbij de vrijwilligers het rooster gingen invullen. Het rooster moest van de vrijwilligers zelf worden.”

Helder overzicht en een fijne lay-out

“Via een kennis op LinkedIn kwam ik in aanraking met Het Rooster en na wat onderzoek heb ik het doorgestuurd naar mijn manager. Hij was ook meteen enthousiast en al snel zijn we om de tafel gegaan met Lennart. De implementatie verliep soepel, alhoewel de invulling wel wat tijd in beslag nam. Na een maand proeftijd, waarbij we ook nog gebruik maakte van het oude rooster, zijn we volledig overgestapt.” In twee sessies werd Het Rooster uitgelegd en dit ging supersnel. “Sommige vrijwilligers zijn niet zo digitaal vaardig, maar na een kwartier uitleg zagen we al dat ze elkaar gingen helpen met het invullen van Het Rooster. Dit was zo leuk om te zien”, lacht Joyce.

“We kunnen direct zien wanneer een dienst open staat. We hebben een overzicht van alle vakanties in een bepaalde periode en het is makkelijk om een extra dienst in te voegen. De helpdesk van Het Rooster is makkelijk te benaderen en we krijgen altijd snel antwoord. Een klein nadeel is dat het niet altijd makkelijk is om aanpassingen te doen aan het basisrooster. Maar we zouden echt niet meer zonder Het Rooster kunnen. Het is zo’n prettig programma! Een foutje is zo hersteld, diensten worden geruild waar nodig en je hebt een geweldig overzicht op alle fronten.”