Interview met Stichting Buurt Mobiel over hun overstap naar Het Rooster

Maatwerkvervoer door en voor de wijk

Stichting Buurt Mobiel is actief in diverse wijken van Utrecht, waaronder Overvecht, Zuilen, Ondiep en Noordoost. Met een team van zo’n 40 vrijwilligers, van chauffeurs tot centralisten en een Raad van Toezicht op de achtergrond, verzorgen zij dagelijks het vervoer voor mensen met een mobiliteitsprobleem. “Dat kan een oudere zijn, maar ook een chronisch zieke of iemand die tijdelijk slecht ter been is,” vertelt Jeroen Blokland, één van de directeur-bestuurders.

De uitdaging: van Excel-chaos naar overzicht en gemak

Voorheen werkte Stichting Buurt Mobiel met een Excel-planning. “Functioneel? Ja, maar foutgevoelig en bewerkelijk,” legt Jeroen uit. “Vrijwilligers raakten de link kwijt, formules gingen stuk, en het kostte gewoon veel tijd om alles draaiend te houden.”

In hun zoektocht naar modernisering kwam Het Rooster voorbij. Letterlijk en figuurlijk. “Toeval speelt ook mee. Ik kwam Lennart, van Het Rooster, tegen in het park. We kenden elkaar al van de Utrechtse beursvloer, dus het balletje was snel aan het rollen.” Sinds begin februari maakt Stichting Buurt Mobiel nu gebruik van Het Rooster.

Snelle implementatie en lage drempel:

Eén van de opvallendste voordelen? De razendsnelle implementatie. “Na 3 weken inrichten waren we binnen 1 dag live,” aldus Jeroen. “De vrijwilligers ontvingen in één mail de link en alle informatie, waaronder de introductiefilmpjes van Het Rooster.”

Een enkeling moest even wennen, maar het gemak heeft dit al snel goedgemaakt. “Onze oudste vrijwilliger is inmiddels de grootste fan van Het Rooster.”

Het gemak van één centrale plek

Naast de planning van haar vrijwilligers gebruikt Stichting Buurt Mobiel ook andere functionaliteiten binnen Het Rooster:

• Smoelenboek
• Mogelijkheid tot plaatsen van documenten (zoals beleid en instructies)
• Notitiefunctie

“Voorheen deelden we losse documenten via losse mailtjes of via Whatsapp. Nu hebben we één centrale plek waar alles staat. Dat scheelt enorm veel tijd én frustratie.”

Wat levert Het Rooster concreet op?

Ik vroeg Jeroen waar hij nou echt blij van wordt en waarom iedereen over zou moeten stappen op Het Rooster.

• Tijdwinst
  • minder heen-en-weer communicatie over wie wanneer werkt.
• Minder foutgevoelig- grote stabiliteit
  • geen gebroken formules of ontbrekende bestanden meer.
• Duidelijk overzicht
  • “Het is zó duidelijk, dat zelfs onze minst digitale vrijwilliger ermee overweg kan.”
• Betere communicatie
  • vrijwilligers weten waar ze informatie kunnen vinden.

Zijn er nog uitdagingen?

“Uitdagingen zijn er altijd. Het is mensenwerk en we werken met vrijwilligers. Er blijven soms diensten openstaan. Dan sturen we toch een herinnering in de WhatsApp-groep, en als dat niet werkt, een persoonlijk appje. Werkt meestal prima.”

Tevreden gebruiker

Wat zou nog beter kunnen?

Hoewel Stichting Buurt Mobiel erg tevreden is, zien ze ook ruimte voor verbetering. Als eerste wordt genoemd de visuele upgrade van het documentenoverzicht: “Het werkinformatie-gedeelte oogt nog wat gedateerd. Het zou mooi zijn als dat net zo gebruiksvriendelijk en visueel aantrekkelijk wordt als de planning.”

Als tweede punt komt de koppelingen met andere systemen naar voren. “We willen Het Rooster graag koppelen met andere programma’s. Maar we snappen dat daar keuzes in worden gemaakt.” Ik leg uit dat een aanpassing die gemaakt wordt, dan meteen geldt voor iedereen. Hier moet ene goede afweging in gemaakt worden.

De kracht van Het Rooster? De mensen erachter.

Wat Stichting Buurt Mobiel een enorm pluspunt vindt ten op zichten van andere organisaties, is de ondersteuning. “De helpdesk is top. Geen chatbot, maar mensen die met je meedenken. Ze antwoorden snel en stellen soms vragen waaruit blijkt dat ze écht snappen waar je mee zit. Dat is zó belangrijk.”

En het werkt: “We hebben Het Rooster leren kennen via vrijwilligers die er al ervaring mee hadden bij een hospice. En zelfs mijn moeder, die op Kasteel Amerongen werkt, begon erover. Goede mond-tot-mond werkt altijd het beste.”

Tot slot: zou je Het Rooster aanbevelen?

“Zeker weten. Als een planningssysteem goed werkt en je de ondersteuning krijgt zoals Het Rooster dat doet, dan vertelt het verhaal zich vanzelf.”

Overstappen naar een professioneel roostersysteem hoeft je geen hoofdpijn te geven. Bij Stichting Buurt Mobiel is het een succesverhaal geworden. Laat je inspireren.