Klantinterview BIJ de Bieb

Bibliotheek Berkel & IJssel, beter bekend onder de werknaam BIJ de bieb, heeft zeven vestigingen in Gelderland. Boven de IJssel bevinden zich Twello, Brummen en Eerbeek en onder de IJssel liggen Zutphen, Warnsveld, Gorssel en Lochem. Op dit moment werken er ongeveer 66 medewerkers en 465 vrijwilligers.

Een bibliotheek met een bredere rol

De bibliotheek vervult een steeds grotere maatschappelijke rol. Waar je vroeger alleen boeken kon lenen, organiseert de bieb nu ook lezingen, biedt ze digitale hulp en geeft ze taaltrainingen—zowel binnen als buiten de bibliotheek. Vrijwilligers spelen hierbij een belangrijke rol. Tijd voor een interview met Ilona Kolster, vrijwilligerscoördinator bij deze organisatie.

BIJ de bieb biedt op al haar locaties dezelfde diensten aan, zoals digitale hulp tijdens een vast spreekuur en ondersteuning bij bijvoorbeeld het aanvragen van DigiD en andere overheidszaken. Deze landelijke diensten zijn op alle locaties beschikbaar. Daarnaast heeft iedere vestiging ook zijn eigen activiteiten, zoals lezingen, voorleessessies en andere evenementen.

Een mix van landelijke en lokale activiteiten.

Tijdens ons gesprek blijkt dat Ilona naast vrijwilligerscoördinator zich ook bezighoudt met de financiën, Het Rooster en het telefonisch te woord staan van klanten.

Waarom voor Het Rooster gekozen?

Toen Ilona in augustus 2023 begon als vrijwilligerscoördinator werd er nog in Excel gewerkt. “Ik dacht meteen: dit moet efficiënter,” vertelt Ilona. “Na wat onderzoek via Google en andere bibliotheken kwam Het Rooster naar voren. ” We waren op zoek naar een roosterprogramma dat ook thuis te raadplegen is. Daarnaast bleek Het Rooster ideaal, omdat het eveneens via een app op de telefoon werkt.”

Zowel vrijwilligers als vaste medewerkers worden nu ingepland via Het Rooster.

En hoe waren de reacties van de medewerkers omtrent de overgang van Excel naar een nieuw systeem?

“Iedereen was positief. Bij de wat oudere vrijwillige medewerkers staan hun diensten gewoon vast. Zij weten wanneer ze moeten werken en regelen onderling vervanging indien nodig via een groepschat. De app wordt door hen minder gebruikt. Voor de vaste medewerkers is het systeem wel veel prettiger”, vertelt Ilona.

Zelfroosteren als een uitdaging

Hoewel zelfroosteren het doel is, vullen Ilona en haar collega in de praktijk het rooster in. Vrijwilligers regelen wijzigingen via hun appgroep, waarna de coördinator dit aanpast. Medewerkers hebben ook vaste diensten, maar door uitval of last-minute wijzigingen, is het plannen voor hen uitdagender voor Ilona.

“Ja, absoluut! Het is fijn dat het systeem via een app werkt.”

Vrijwilligers moeten het rooster thuis kunnen bekijken zonder inlogproblemen, wat bij het oude systeem vaak een struikelblok was. Het Rooster is veel gebruiksvriendelijker.

Eenvoud, snelle support en continue verbetering

Tijdens het interview geeft Ilona aan: ”Het fijne aan het systeem is de eenvoud. Daarnaast krijg ik altijd snel antwoord van Pascal of Lennart en zijn ze erg behulpzaam, wat erg professioneel voelt. Ze werken continu aan verbeteringen, wat ik waardeer. De nieuwe functies zijn leuk, maar er zijn ook dingen die we nog missen.”

Zoveel mensen zoveel wensen

BIJ de bieb is een wat grotere complexe organisatie. Twee teams staan niet in Het Rooster, maar hiervoor zouden ze wel willen zien wie aanwezig is. Het huidige systeem ondersteunt dit niet, omdat het niet is ontworpen als enkel en alleen een aanwezigheidsrooster. Met 66 vaste medewerkers zou een visueel overzicht, bijvoorbeeld met kleuren, helpen om snel te zien wie afwezig is. Ilona: “We hebben dit besproken, maar een oplossing blijkt niet eenvoudig. Er wordt hier zeker vanuit Het Rooster met ons meegedacht.”

“Een ander punt waar ik tegenaan loop, is dat ik iemand kan inroosteren terwijl diegene al elders staat ingepland. Hoewel er een melding verschijnt, kan ik de planning toch doorzetten, wat tot dubbele roosters leidt. Dit gebeurt vooral als ik snel aanpassingen moet doen. Medewerkers ontvangen dan twee e-mails voor dezelfde tijd op verschillende locaties. Ik kan ook niet zien waar ze dan al op ingedeeld zijn. Daarnaast houdt het systeem wel rekening met opgegeven beschikbaarheid, maar het blokkeert niet als iemand al is ingepland.”

‘Van ruilen komt huilen.’

Tijdens het interview komt duidelijk naar voren dat Ilona veel met het systeem werkt. Ze wil dan ook graag dat er zoveel mogelijk tools inzitten. In Het Rooster wordt de term ’te ruil aanbieden’ gebruikt en dit zorgt voor veel verwarring. Vrijwilligers en medewerkers denken dat ze hun dienst moeten ruilen, terwijl het eigenlijk betekent dat de dienst beschikbaar wordt gesteld voor iemand anders. Maar als je dit eenmaal weet, kan dit ook niet meer tot verwarring zorgen.

Verbeterpunten voor duidelijkheid en efficiëntie

De 24-uurs beschikbaarheid zorgt voor verwarring bij organisaties die geen 24-uurs diensten hebben. Een rooster van 9 tot 6 zou duidelijker zijn, omdat een half balkje nu lijkt op een halve dag, terwijl het eigenlijk een hele dag is.

Ilona: “Daarnaast kost het veel tijd om terug te zoeken wie een dienst heeft ingepland. Een functie waarmee je snel de geschiedenis van een dienst kunt inzien, zou fijn zijn. Dan is het voor mij namelijk makkelijk te achterhalen waarom iemand op een bepaalde dienst is gezet.”

Tijd voor een bak koffie om samen deze punten door te nemen en wellicht te kijken wat op korte termijn haalbaar is.

Ondanks een paar verbeterpunten is Ilona erg tevreden met Het Rooster. Het systeem is overzichtelijk, eenvoudig en heeft een handige app.

“Ik ben echt blij dat we van Excel af zijn en Het Rooster gebruiken. Het maakt alles veel makkelijker en overzichtelijker.”