Klantinterview Dierenkliniek IJzendijke

Sinds 1976 staan ze met een betrokken team van dierenartsen en assistentes klaar voor ieder dier, van gezelschapsdieren, paarden en landbouwhuisdieren.

“Wij geloven dat streven naar kwaliteit veel werkplezier geeft en dat veel plezier in het werk de kwaliteit van het werk verbetert.”

Kyra Loof werkt nu meer dan 1,5 jaar als praktijkmanager voor Dierenkliniek IJzendijke, een dierenkliniek met twee locaties. De hoofd- en tevens grootste locatie is IJzendijke. Daarnaast hebben ze nog een kleinere locatie in Kapellebrug en een buitenpraktijk. Deze laatste is voor de erfdieren (koeien, paarden, schapen). Momenteel bestaat de organisatie uit ongeveer 43 personen. Binnen de dierenkliniek werken ze bijna alleen met vaste mensen en een deel dat nog studeert.

Leuk om te zien dat een organisatie uit Zeeuws Vlaanderen ook voor Het Rooster kiest. Tijd voor een afspraak met Kyra.

Van ingewikkeld naar overzichtelijk

Toen Kyra net startte bij Dierenkliniek IJzendijke werkte ze nog met een ander systeem, dat eigenlijk niet goed paste bij de organisatie. Een trage klantenservice en een te ingewikkeld systeem zijn een paar woorden die genoemd worden. Tijd voor iets nieuws. Na wat speurwerk op het internet en het bekijken van diverse demo’s is er gekozen voor Het Rooster.

“Het persoonlijk contact vond ik superfijn!” geeft Kyra aan. “Een organisatie zoals onze Dierenkliniek, was nieuw voor Het Rooster. Dit vroeg om wat maatwerk, maar samen is er gekeken hoe we dit het best passend konden maken. En met succes!”

“Door de verschillende kleurtjes is het een heel gebruiksvriendelijk systeem.”

Het systeem bevat geen miljoenen mogelijkheden, maar functioneert waarvoor het ontworpen is. Tijdens het gesprek wordt duidelijk dat de Dierenkliniek eigenlijk pas officieel sinds januari echt werkt met Het Rooster. In december heeft Kyra wel een presentatie gegeven hoe het systeem werkt en hoe je het kunt gebruiken. En daarvoor had iedereen al wel een inlog om eens rond te kijken hoe alles werkt. De overgang is soepel gegaan en iedereen werkt er nu mee. Voornamelijk via de app.

Handleiding

Kyra heeft voor de collega’s zelf een handleiding gemaakt met screenshots, zodat ze stap voor stap kunnen zien hoe alles werkt. Iedere nieuwe medewerker neemt ze a.d.h.v. een presentatie mee en daarnaast wijst ze hen ook op de veelgestelde vragen in de app. “Kunnen we iets niet vinden, dan trekken we aan de bel en hebben binnen een dag antwoord. Dat is echt uniek voor wat we gewend zijn.”

Zoveel mogelijkheden

Bij de Dierenkliniek gebruiken ze niet alle mogelijkheden. Daarvoor werken ze er ook nog te kort mee. Kyra weet bijvoorbeeld dat er een mogelijk is om een dienst te ruil aan te bieden, maar vanwege de minimale bezettingseis zijn ze hier nog mee aan het stoeien. “We zijn bang dat mensen zichzelf gaat uitroosteren en dat we met de minimale bezetting in de knel komen. Dit is echt een tool waar ik me nog verder in moet verdiepen. Maar waar we zeker wel gebruik van gaan maken in de toekomst.”

Compleet gekleurd pakket

Voor de Dierenkliniek is dit eigenlijk de eerste app waarin alles staat. Van het dagelijkse rooster, de vaste wekelijkse diensten tot verlofaanvragen. Voorheen werd dit in verschillende systemen gedaan.

“Het is een heel compleet pakket voor hetgeen wat wij nodig hebben”, aldus Kyra. “De duidelijkheid is erg fijn. Je ziet meteen waar je nog iemand moet inplannen, waar er nog gaten zijn. Voor de medewerkers zelf is het ook overzichtelijk, want door de kleuren zien ze meteen wanneer ze moeten werken en tot hoe laat.”

Geen ‘tijd voor tijd potje’ meer

Voorheen werkte ze bij de Dierenkliniek met tijd voor tijd. Dit bestaat niet meer en dat was wel even wennen. Heb je overgewerkt, dan wordt dit meteen op de rest van je nog te werken uren in mindering gebracht. Heel overzichtelijk, maar ook wennen. En heb je een vakantievraag ingediend, dan word je in die periode gewoon uit het rooster gehaald.

Snelle klantenservice-als klant ook echt gezien

Kyra is lovend over de klantenservice. Altijd snel een duidelijk antwoord en enorm fijn dat ze ook meedenken. Ze ervaart dit als enorm positief. Leuk om te zien dat zoveel dierenartsen uit Zeeland met plezier gebruik maken van Het Rooster.