Klantinterview: Filmhuis Lumière over Het Rooster

Filmhuis Lumière in Maastricht is al sinds de jaren ’70 een begrip in de stad. Sinds negen jaar is het filmhuis gevestigd in een groot industrieel (voormalig ketelhuis van de SPHINX) pand. Hier zit naast alleen een bioscoop ook een restaurant met 150 zitplaatsen.

Het team bestaat uit ongeveer 20 vaste medewerkers, aangevuld met een grote groep studenten in de horeca én ruim 100 vrijwilligers.

Jules Moonen met wie ik afspreek is vrijwilligerscoördinator en houdt zich daarnaast ook bezig met de techniek en kassadiensten. Omdat hij hier al zo lang werkt, wordt hij als echte duizendpoot gezien.

Bij het Filmhuis zetten ze Het Rooster alleen in voor de vrijwilligers; de horeca gebruikt een ander systeem dat volledig geïntegreerd is met hun bedrijfsvoering.

Tijd voor modernisering

Voor de overstap werkte Lumière met een sterk verouderd systeem.

“Het programma dat we hadden was (qua functionaliteit) echt uit de jaren ‘90, daar kon je bijna niks mee. Het Rooster sprong er voor ons uit qua prijs én mogelijkheden,” aldus een tevreden Jules.

Na een online onderzoek en het bekijken van een demo, is de keuze uiteindelijk op Het Rooster gevallen. Vanaf mei dit jaar maakt Lumière gebruik van deze planningssoftware. Nog maar kort, maar al zeer tevreden.

Grote stap vooruit

Het Rooster wordt gezien als een enorme verbetering, want het is veel gebruiksvriendelijker en uitgebreider dan het oude programma.

Het Rooster heeft enorm veel functies en vooral het herhalend inplannen, vakanties automatisch uitroosteren, het smoelenboek en agenda/verjaardagen zijn waardevol. Veel mensen hebben een vast rooster, dus weten wanneer ze moeten werken. Dit hoeft dan alleen nog in het systeem gezet te worden.

Wat Jules tijdens het interview vaak benoemt, is dat hij de samenwerking als enorm positief ervaart. Het loopt vlot en prettig. Filmhuis Lumière voelt zich gehoord.

“Ik krijg altijd snel antwoord, vaak binnen een uur. Daar ben ik heel tevreden mee.”

Daarnaast ervaart Jules de prijs-kwaliteitverhouding als sterk:

“Voor de prijs die je betaalt, krijg je een heel uitgebreid programma. Je krijgt echt waar voor je geld.”

Aandachtspunten en verbeterwensen

Filmhuis Lumière is enorm tevreden, uiteraard mag je altijd wensen houden. Eén van de dingen die wat hen betreft beter zou kunnen is de ruilfunctie. Vrijwilligers ervaren dat ruilen soms onduidelijk verloopt. Het voelt eerder als een ‘dienst overnemen’ dan echt ruilen. Jules geeft aan dat hij wellicht ook duidelijker aan de vrijwilligers kan uitleggen hoe dit werkt.

Als tweede punt wat op het lijstje van Jules staat, is het aanpassen van herhaaldiensten. Dit zijn twee puntjes, maar Jules is eigenlijk enorm tevreden en blij met de overstap.

Hoe zien jullie de toekomst

Omdat Lumière nog maar kort met Het Rooster werkt, ontdekken ze nog steeds nieuwe functies. Het systeem is inmiddels echter al stevig ingebed in de organisatie.

“Het is al zo gewoon geworden, dat het bijna moeilijk is te bedenken dat we nog maar een paar maanden geleden zijn gestart.”

Een roostersysteem waarbij je echt waar voor je geld krijgt.