Klantinterview Het Utrechts Archief

Ontdek het verleden van Utrecht bij het Utrechts Archief. Hier worden alle bronnen van de Utrechtse geschiedenis bewaard om ze vervolgens beschikbaar te stellen aan het publiek. Hoe leuk is het om aan alle inwoners van de stad en zelfs de provincie het verhaal van de geschiedenis van Utrecht te vertellen.

Sinds enige tijd wordt binnen Het Utrechts Archief gebruik gemaakt van Het Rooster, dus tijd om eens contact te leggen. Ik sprak met Bas Verweij die binnen Het Utrechts Archief een dubbelrol vervuld. Hij is zowel Coördinator Dienstverlening als Programmamanager Digitale Dienstverlening.

De geschiedenis van Utrecht, vanaf het begin van het stadsrecht, veelal nog op perkament.

Bas vertelde mij dat er wel 35km aan archief van de geschiedenis van Utrecht ligt opgeslagen! Zoals vele op perkament geschreven charters, archieven van kastelen en kerken, bouwtekeningen van huizen en andere gebouwen of zelfs het complete archief van de Nederlandse Spoorwegen. En dit hele archief is grotendeels openbaar, al worden akten van de burgerlijke stand soms pas na 50 of zelfs 100 jaar openbaar gemaakt.

Het Archief is er voor iedereen, van burgers, inwoners van Utrecht tot onderzoekers van over de hele wereld.

Klant centraal = dienstverlening centraal

Bas is ook aangenomen om de digitale dienstverlening naar een hoger niveau te brengen. Klanten gebruiken de website om archiefstukken te vinden. Uiteindelijk is een nieuwe website hiervoor noodzakelijk, waarbij er goed rekening gehouden moet worden hoe klanten zoeken. Dat wordt een nieuwe taak van team Dienstverlening, zodat ze voortaan klanten gemakkelijker op weg kunnen helpen in plaats van het onderzoek volledig uit handen te nemen.

In eerste instantie was team Dienstverlening nog wat terughoudend, maar toen ze het gemak van het werken met Het Rooster zagen, waren ze snel om. Het team heeft een professionaliseringsslag gemaakt en werkt nu vanuit een duidelijke visie. Hierin staat de klant centraal en dit betekent dat de dienstverlening en het team ook een centralere rol krijgen. “Belangrijk is om meer vanuit de zoekvragen van onze klanten te kijken, dan puur alleen vanuit de manier waarop onze archieven zijn ingericht. Team Dienstverlening weet als geen ander wat er allemaal speelt bij de klant; ze staan dagelijks in direct contact met hen, dus hun inbreng is van groot belang”, aldus Bas.

Van papier naar digitaal

Bij Het Utrecht Archief werken ruim 70 mensen, van student tot bijna pensionado variërend van 3 tot 36 uur per week. Binnen Het Rooster wordt er voor 25 tot 30 personen gepland.

“Het doet precies wat we nodig hebben in de volle breedte”, aldus Bas. Hij is UX-designer van origine en kijkt dan ook met een kritische blik naar het systeem. Het Rooster was er al toen Bas binnenkwam; het was net ingericht. Voorheen werkte Team Dienstverlening zelfs nog met een papieren tafelagenda om aan te geven wanneer iemand er niet was.

Leuk dat het een Utrechtse onderneming is.

Prettige samenwerking met het Rooster

Bas: “We zijn hartstikke blij. Ik heb slecht één keer contact met ze opgenomen en werd toen snel geholpen. Alles verloopt prima en vanwege mijn achtergrond ga ik er vaak eerst zelf mee aan de slag voordat ik contact op neem.”

Eenvoudig en duidelijk systeem

Wat Bas vooral aanspreekt aan het systeem, is dat het heel clean te gebruiken is. Binnen het Utrechts Archief zijn er veel verschillende diensten qua aantal uren en soms ook dubbele diensten. Bas heeft alles van zijn voorganger weggehaald en de roosters voor zijn team opnieuw inricht om het systeem beter te snappen.

“Momenteel hebben we veel functionaliteiten uitstaan, zoals urenregistratie en vakanties. Doordat de mogelijkheid bestaat om alleen dat te gebruiken wat je nodig hebt, behoud je meer rust en overzicht. En als we straks meer functies willen gebruiken, zetten we deze opties gewoon weer aan. De mogelijkheid om je interesse op te geven en diensten te ruilen, gebruiken we wel heel veel.”

Een flexibel systeem in combinatie met gerichte sturing.

Het is echt mooi om te zien dat uit het hele gesprek blijkt dat Bas een UX-achtergrond heeft. Hij gaat heel diep in op het systeem Het Rooster en alle functionaliteiten en mogelijkheden. Iemand die de taal spreekt. Erg leuk om die affiniteit te zien.

“Persoonlijk houd ik niet van onnodig te moeten klikken. Als ik iemand wilde uitroosteren, had ik tig opties, nu hebben we alleen nog ‘afgemeld’ en dat scheelt me weer een paar klikjes per actie…”

De teams maken zowel per app op hun telefoon als via de website op hun laptop gebruik van Het Rooster. Daarnaast maken ze aanvullend gebruik van een Whatsapp-groep om elkaar in te lichten over gaten in Het Rooster. Die combinatie werkt goed.

Prettig personeelsplanningssysteem

“Voor ons is het een heel compleet systeem. Ik mis eigenlijk niks, er zit zelfs meer in dan we nodig hebben. Wellicht ga ik binnenkort ook al onze vakanties er overzichtelijk inzetten. Spelenderwijs kom ik er zelf wel uit.”

“Een enorm pluspunt is dat je Het Rooster kunt inrichten met wat je nodig hebt binnen jouw organisatie en dat je dit kunt uitbreiden als je meer nodig hebt,” aldus een zeer tevreden Bas.

Ben jij een echte Utrechter, dan moet je minimaal één keer een bezoek gebracht hebben aan de Expo van Het Utrechts Archief aan de Hamburgerstraat.