Klantinterview Landschap Erfgoed Utrecht

Wie kent hem niet, de Pyramide van Austerlitz? Als kind heb ik zoveel in de nabijgelegen speeltuin gespeeld en met mijn ouders door de bossen gewandeld. Ook met mijn eigen kinderen zijn we hier vaak geweest.

Wist jij dat de ‘Pyramide van Austerlitz’ op één van de hoogste punten van de Utrechtse Heuvelrug ligt en in 1804 is gebouwd? Generaal Marmont liet de piramide bouwen om zijn leger van 18.000 man iets te laten doen, ter herinnering aan hemzelf en later de slag bij Austerlitz. Waarom een piramide? Deze inspiratie kwam door zijn veldtocht naar Egypte.

Ongeveer 20 vrijwilligers zorgen ervoor dat de piramide ieder jaar door ongeveer 35.000 mensen kan worden bezocht. Tijd voor een interview met Jorna Kniese die als manager verantwoordelijk is voor het feit dat alle vrijwilligers hun werk goed kunnen doen.

Enorm veel te doen

35.000 bezoekers per jaar en dan maar 20 vrijwilligers en in de zomermaanden 4 dagen per week open, 4 uur per dag. Dat vergt wel een goede planning en een goed planningssysteem.

Jorna: “Daar heb je gelijk in, een strakke planning is gewenst en we zijn ook echt wel op zoek naar nog meer vrijwilligers.”

De Pyramide kent 3 type vrijwilligers, namelijk:

• De kassamedewerkers; zij ontvangen de mensen en daar vindt ook de betaling plaats.
• De vrijwilligers die bij het bezoekerscentrum staan. Dat zijn eigenlijk de gastvrouwen en -heren. Zij geven veel informatie over de film, de speurtocht en alles wat mogelijk is.
  • Als subgroep van bovenstaande, de gidsen. Zij verzorgen de rondleidingen door de Pyramide.
• En de onderhoudsploeg, die ervoor zorgen dat alles er netjes uit blijft zien.

Noodzakelijke verandering

“Momenteel werk ik een jaar voor de Pyramide. Ik heb het overgenomen van een collega. Er werd toen gebruik gemaakt van een rooster dat bedoeld was voor de planning van grote groepen mensen in een productiebedrijf. Het was een verouderd systeem, nieuwe mensen kon ik bijvoorbeeld alleen maar toevoegen via 6 velden. Het functioneerde gewoon niet meer”, aldus Jorna.

Via een aantal bestaande klanten is ze uiteindelijk terecht gekomen bij Het Rooster. “Ik was op zoek naar een ‘simpel’ en eenvoudig systeem. Een systeem dat gemaakt is voor het werken met vrijwilligers. We werken met veel vrijwilligers die op leeftijd zijn, dan moet het makkelijk te gebruiken zijn.”

“Ik kwam als nieuwe collega binnen, dus dan meteen ook maar een nieuw rooster en niet een maand later pas. Ik heb ongeveer 2-3 maanden met het oude rooster gewerkt. Ik ben blij dat we snel zijn overgestapt, aldus Jorna.

Reacties van de vrijwilligers

Jorna: “Iedereen was heel blij met het systeem. Uiteraard wel even wennen in het begin. Ik heb iedereen daar ook de tijd voor gegeven. De basis van het systeem, het werken met gekleurde blokken, is visueel zo makkelijk. Iedereen kon er eigenlijk direct mee uit de voeten.”

Weinig vragen, alles was duidelijk.

Waar zowel Jorna als de vrijwilligers even aan moesten wennen, was dat er een automatisch bericht uitgaat, een reminder, dat je weer op een dienst ingepland staat. Sommige vrijwilligers zagen dit als overbodig en de reacties waren: “Dat weten we toch”.

Jorna: “Uiteraard zijn er altijd mensen die met het oude systeem niks hadden en nu met het nieuwe ook niet. Ik help hen om het rooster voor ze in te vullen. Maar dit ligt niet aan Het Rooster.”

Samenwerking

“De heren hebben mijn aanvraag snel opgepakt. Heel fijn dat ik een ingerichte proef kreeg, zodat ik kon laten zien hoe het zou worden. Verder heb ik nog weinig vragen gehad. Ik snap het goed en kan het goed aan de vrijwilligers uitleggen. Heb nog niet alles uitgezocht, maar als ik dat ga doen, weet ik dat ik er wel uitkom,” aldus Jorna.

Een tevreden klant.

Wat is het mooiste resultaat, waar zijn jullie momenteel trots op?

Jorna: “Het Rooster werkt heel goed op je mobiel. Ik werk ook nog voor andere opdrachtgevers en dan is het fijn dat ik niet altijd een laptop nodig heb, maar ook onderweg kan controleren wie er staat ingeroosterd. Ik moet me nog wel gaan verdiepen in hoe ik er rapportages uithaal. Heb ik nog niet gedaan, maar dit lijkt me ook interessant.”

“Wat ik echt heel fijn vind, is dat je in één oogopslag ziet welke dienst er nog openstaat, wanneer je ingepland bent én dat je ook kunt zien wie er nog meer die dag werkt.”

Punt van aandacht

Jorna is heel blij met het systeem en mist eigenlijk niks. Dat blijkt ook maar weer uit ons gesprek. Wel geeft ze aan, als er dan toch een puntje van kritiek moet zijn, is dat ze het vervelend vind dat je op je mobiel eerst naar de openstaande diensten gaat en niet meteen naar het rooster zelf. Zelf geeft Jorna hierbij al aan dat dit wellicht iets qua instellingen is waar ze nog in moet duiken.

Tevreden klant

Jorna: “Ik ben er heel blij mee. Ook de tone of voice is fijn. Er zit een soort positiviteit in die heel prettig is. En de prijs-kwaliteit verhouding is ook erg goed.”

Heerlijk simpel. Het is wat het is, ik ben fan.

Wat een leuk enthousiast gesprek heb ik gehad met Jorna.

Iets was goed werkt, hoeft niet moeilijk te zijn.