Klantinterview Museum IJsselstein

In de wisseltentoonstellingen van Museum IJsselstein (MIJ) staat altijd een actueel thema centraal, een onderwerp dat speelt in de samenleving.

Hoe kunnen we de wisseltentoonstellingen koppelen aan de geschiedenis van de stad IJsselstein?

IJsselstein is een heel oud middeleeuws stadje, dus genoeg verhalen te vertellen. Hier kun je mooie hedendaagse tentoonstellingen aan koppelen. Daarnaast zie je bij MIJ een collectie historische voorwerpen: als het ware een wandeling door 3000 jaar lokale geschiedenis. Leuk voor een (mid)dagje uit.

Aangezien MIJ ook een Utrechtse onderneming is, leek het me leuk om een kijkje achter de schermen te nemen. Ik sprak met 3 freelancers die met veel enthousiasme bij het museum werken. Floor Snijders, projectleider educatie en activiteiten en houdt zich vanuit die rol bezig met Het Rooster en de implementatie ervan. Yusuf Deniz, in maart van dit jaar begonnen als tentoonstellingsmaker en Monika Heldoorn, verantwoordelijk voor de marketing en communicatie.

Museum IJsselstein is een klein museum waar 4 freelancers werken en daarnaast tussen de 60 en 70 vrijwilligers.

De vrijwilligers zijn het bestaansrecht van het museum

Zonder deze groep kan het museum niet draaiende worden houden. De vrijwilligers bestaan uit een hele pool met baliemedewerkers, die gastvrij bezoekers welkom heten en informeren over de lopende tentoonstelling. Daarnaast is er een technisch team, gebouwbeheer, pool voor de catering, museumdocenten, IT’ers, mensen die het vriendenbestand en de aanmeldingen bijhouden. Dus inderdaad een groot scala aan werkzaamheden waar vrijwilligers voor nodig zijn.

Mond tot mond reclame werkt

Leuk om te vertellen is dat ze bij Museum IJsselstein met Het Rooster in contact zijn gekomen door één van de vrijwilligers, die ook vrijwilliger is bij een andere organisatie. Daar werkten ze ook met Het Rooster.

Voorheen werd er altijd in Excel gewerkt. In principe ging dit prima, maar als er wijzigingen waren, dan was het maar op één plek bekend en niet overal waar het nodig was. Zodoende zijn ze binnen het museum ook met Het Rooster gaan werken.

Ze werken nu ongeveer twee jaar met Het Rooster en maken afwisselend gebruik van de app en gewoon via de webbrowser. Niet iedereen is even handig met de techniek, dus fijn dat beide te gebruiken zijn.

Een kwartaal vooruitplannen

Binnen het museum maken ze gebruik van Het Rooster voor voornamelijk het vaste weekrooster, waarin iedereen staat die ze nodig hebben als het museum open is. Daarnaast maken ze gebruik van het Flexrooster voor de museumlessen die op flexibele basis worden ingezet en voor de activiteiten. Het mailformulier wordt ook gebruikt en soms wordt er wel eens iets op het prikbord gezet. Dan moet je denken aan een nieuwe tentoonstelling of ‘Fijne Kerstdagen”.

Leuk dat de verjaardagen in beeld komen!

Leuk feitje: Momenteel zijn ze samen met een vrijwilliger, die mooie portretfoto’s heeft gemaakt, bezig om ook het Smoelenboek in gebruik te nemen.

Van Excel naar Het Rooster

In het begin was er wel wat weerstand vanuit de vrijwilligers. “Waarom iets veranderen dat we al 20 jaar gebruiken”, was dan de reactie. Ondertussen werkt iedereen ermee en ziet men dat het op deze manier veel prettiger werkt.

Je ziet heel duidelijk wie er op welk moment is.

Wat als een enorm pluspunt wordt gezien, is dat je vrij eenvoudig ziet als er een dienst is uitgevallen en dat er nog iemand wordt gezocht.

Waar ze binnen het museum nog wel tegenaan lopen, is dat de vrijwilligers nog niet alleen kunnen roosteren. Hiervoor hebben ze dan ook een coördinator die eigenlijk het personeelsrooster maakt en dat dan in Het Rooster zet. Even een stapje extra dat momenteel nog noodzakelijk is. Vandaaruit wordt er dan gekeken welke gaten er nog opgevuld moeten worden. Nieuwe ontwikkeling: Vanaf volgend kwartaal gaan de vrijwilligers zelf hun diensten oppakken.

Floor: “We gebruiken onze appgroep echt om iedereen aan te sporen om zich in te schrijven voor een dienst. Vaak wordt er gedacht, oh dat mailtje is niet voor mij.”

Het doet wat het moet doen

Het Basisrooster wordt als erg fijn ervaren. Hierin kun je heel makkelijk zien wie er ingeroosterd staan en waar er nog gaten zijn. Daarnaast is het Flexrooster ook erg prettig om alle activiteiten in te zetten.

Het Rooster biedt heel veel overzicht en is heel gebruiksvriendelijk.

Monika: “Laten we ook het mailformulier niet vergeten. Hierdoor hoef ik geen apart geadresseerde groep meer bij te houden in Outlook, maar kan ik dit meteen vanuit Het Rooster doen.”

Prettige partij om mee samen te werken

Floor: ”Ik heb alleen contact als dat nodig is en ik krijg altijd snel reactie. Ik voel ook echt geen drempel om vragen te stellen.” Verder zoekt Floor ook veel zelf op en maakt ze veelvuldig gebruik van de online handleidingen voor bijvoorbeeld het maken van een Flexrooster.

‘Overzichtelijke handleidingen’

Het Rooster zit functioneel gewoon heel goed in elkaar

Ben je nog op zoek naar een leuk uitje voor de zomervakantie? Breng dan een bezoek aan het Museum IJsselstein. Momenteel is er de tentoonstelling over de Verbonden Stad, waarbij er stil wordt gestaan bij het doorlopend veranderende stadsbeeld. Meer weten?