Klantinterview Slot Zuylen

Slot Zuylen, een levend museum. Een eeuwenoud huis, maar springlevend! Wandel door de tuin, drink wat in het koetshuis en laat je inspireren door alle magische verhalen van het kasteel.

De medewerkers en vrijwilligers van Slot Zuylen zijn onderdeel van een eeuwenoude traditie. Slot Zuylen bestaat uit een klein team betaalde krachten en bijna 100 enthousiaste vrijwilligers! Hoe mooi en bijzonder is dit! Het is een stichting die volledig afhankelijk is van vrijwilligers. Momenteel hebben zij 80 actievelingen. Bij het slot werken vooral de net gepensioneerden en mensen die kijken wat ze met hun tijd willen doen. Op en om het slot is er een grote diversiteit aan taken die allemaal door vrijwilligers worden gedaan. Van personen die zich bezighouden met de openstelling van de tuin, het kasteel, de winkel en het café.

Ik sprak met Jeroen Roskam van Slot Zuylen over zijn ervaring met Het Rooster.

Zoals hierboven al benoemd, Slot Zuylen is volledig afhankelijk van vrijwilligers. Doel is om het werk voor hen zo makkelijk en leuk mogelijk te maken. Het Rooster was er al toen Jeroen twee jaar geleden binnenkwam. Mooi om te benoemen, is dat de medewerkers van Slot Zuylen vooral samenwerken met lokale ondernemers. Vanuit die hoek is er ook voor Het Rooster gekozen.

“We zijn nog steeds een zeer tevreden klant.”

Worden er zowel vaste als vrijwilligers met het systeem gepland?

“Dit varieert per taak, vooral de diensten die te maken hebben met de openstelling van het kasteel worden in Het Rooster gepland. Een tuinploeg heeft het bijvoorbeeld niet nodig. Zij hebben gewoon twee vaste dagen in de week.

“Wij gebruiken het Rooster om het inplannen van de werkzaamheden voor de vrijwilligers makkelijker te maken.”

Waar wij Het Rooster wel voornamelijk voor gebruiken, is het ‘communicatie-element’. Als een vrijwilliger zich aanmeldt, gaat dit via Het Rooster. Zo ook alle verdere paperassen en communicatie. Als er bijvoorbeeld een feestje wordt georganiseerd, iemand weggaat of er een kindje geboren is. Alle communicatie gaat via Het Rooster. Dit werkt wel zo prettig”, aldus Jeroen.

Ervaring van de vrijwilligers

Zowel de vrijwilligers als Jeroen zijn tevreden. Wat altijd als goede indicatie wordt genomen, is dat ze zelden tot nooit technische vragen krijgen. In het begin was er de zorg, dat er wellicht veel ICT-vragen zouden komen. Dit vanwege de toch wat hogere leeftijd van de vrijwilligers. Maar dit valt enorm mee. Het enige waar af en toe mee geholpen moet worden, is bijvoorbeeld een snelkoppeling naar Het Rooster op een mobiele telefoon.

Jeroen: “We werken met twee beheerders die de vrijwilligers helpen met het inplannen in Het Rooster als dit echt niet gaat. Ze plannen hen dan voor een maand vooruit in. Deze mensen gebruiken zelf Het Rooster niet, maar de beheerders plannen deze mensen dan in.”

Vanwege de specifieke doelgroep die met Het Rooster werkt, wordt er ook gekeken waar er wellicht gaten zitten. Er zijn bij het Slot standaard een aantal mensen die zich nooit inroosteren. Deze specifieke groep moet altijd even actief worden benaderd.

Slot Zuylen is onlangs gestart met een soort stoplicht systeem. Via een mail wordt er een bericht gestuurd omtrent de bezetting van de dagen. Dag X staat op groen; dus voldoende vrijwilligers. Dag Y op oranje, waar dus nog wel wat plek is en dag Z op rood, waar nog veel vrijwilligers nodig zijn. Veel mensen loggen niet pro-actief in, dus zo’n email is noodzakelijk als de planning nog niet helemaal rond is.

De online handleidingen werken prima

De handleidingen die er zijn, werken prima. Slot Zuylen werkt met twee verschillende periodes, winter en zomer. Gedurende deze twee periodes zijn de openingstijden anders. Twee keer per jaar moet de planning worden aangepast. Met behulp van de handleidingen, kopiëren en plakken, is dit altijd redelijk snel voor elkaar.

Samenwerking verloopt goed

Jeroen: “Eigenlijk heb ik maar twee of drie keer een vraag gesteld. Hierop kreeg ik snel antwoord. Beide heren zijn goed bereikbaar. Verder ontvangen we regelmatig updates, omdat andere klanten wellicht een aanpassing hebben aangevraagd. Dit werkt prettig. Ik weet persoonlijk dat het systeem enorm veel mogelijkheden heeft, waar wij nog weinig tot geen gebruik van maken.

Als je één ding mag noemen, waar zijn jullie momenteel trots op?

Jeroen: “Het Rooster is een uitgebreid pakket. Het bevat veel functionaliteiten en wij gebruiken niet alles. Voor ons is momenteel puur de kerntaak belangrijk, het inroosteren van onze mensen. Het werkt, het staat en als er updates zijn, komt daar een duidelijke communicatie over. De mannen snappen het en het werkt en er is vraag vanuit de markt voor.”

Simpel, effectief, gebruiksvriendelijk en doelmatig.

“Wij hebben alle persoonsgegevens van onze gebruikers in het systeem staan, waardoor Het Rooster voor ons ook een ideale database is. Denk aan alle werkinformatie en de communicatie met het team. Alles verloopt via Het Rooster. Goed bijproduct, want hier is het natuurlijk in beginsel niet voor bedoeld.”

Hoe ziet de toekomst eruit?

“Ik zie geen reden om over te stappen. Het is gewoon een goed product. Voor de gebruiker een simpel product dat je leven makkelijker maakt. Wat nog wel leuk is om te melden, wij gebruiken het systeem ook als een soort controle. Zien we dat iemand zich al een tijd niet heeft aangemeld / ingeroosterd, dan bellen wij diegene een op. Gewoon om te informeren hoe het gaat. Even een sociale check.”

“Vrijwilligers maken je leven makkelijker en daarom proberen wij hun leven middels Het Rooster ook zo gemakkelijk mogelijk te maken.”