Klantinterview Oyfo

Wat een verrassende culturele organisatie. Een inspirerende ontmoetingsplek voor iedere leeftijd. Oyfo is ontstaan uit een fusie van verschillende instellingen. Een muziekschool, een beeldend centrum, waar ook lessen werden gegeven en een techniekmuseum.

Samenvattend houden zij zich bezig met cultuur educatief onderwijs in de breedste zin van het woord.

Het Techniekmuseum organiseert allerlei activiteiten. Deze zijn voor alle leeftijden geschikt, van peuters, studenten tot hele families. Ze doen nog veel meer, maar hier wordt Het Rooster voor gebruikt.

Team Educatie, waar Ieke Dekker verantwoordelijk is voor de vrijwilligersplanning, krijgt allerlei aanvragen van scholen of ze workshops mogen volgen of projecten kunnen doen.

Ik sprak met Ieke over haar ervaringen met Het Rooster.

Waarom hebben jullie voor Het Rooster gekozen?
Ieke: “Voorheen hielden we de planning bij in Excel en gingen de aanvragen per e-mail. Hierdoor was er veel mailverkeer, waardoor alles erg onoverzichtelijk was. Al snel ontstond de vraag; ‘Hoe kunnen we nu zorgen dat dit een heel stuk efficiënter wordt. En hoe kunnen we ervoor zorgen dat de docenten en vrijwilligers niet continu van alle kanten mailtjes krijgen?’ Het antwoord hierop was: Het Rooster.”

“We hebben voor dit systeem gekozen, omdat de ervaring bij andere musea erg goed was. De dame die Het Rooster heeft geïmplementeerd kende het systeem goed.”

Momenteel werken er bij Team Educatie 32 vrijwilligers en in totaal zijn er 90 tot 100 vrijwilligers werkzaam bij Oyfo.

Hoe zijn de reacties van jullie vrijwilligers? Liep alles meteen op rolletjes?
“Iedereen reageerde enorm enthousiast. De vraag voor een efficiënter systeem kwam ook eigenlijk vanuit de vrijwilligers zelf. Ze wilden minder e-mails ontvangen en een centrale plek waar alles bij elkaar staat. Het Rooster is ook echt geen moeilijk systeem en onze vrijwilligers zijn voornamelijk techneuten, dus die snappen het al snel,” aldus Ieke. “Zelfs de wat ouderen, waarvoor één keer een meeting geweest is, hebben het snel opgepakt.”

“Vanaf nu gaat alles via dit systeem, red jezelf ermee”

Een handleiding maken was niet nodig.
Oyfo heeft geen handleiding gemaakt. Ieke geeft aan dat er nog genoeg te ontdekken valt wat het systeem nog meer kan. Momenteel maken ze nog niet optimaal gebruik van het systeem. Dit alles heeft te maken met tijdsgebrek en nood voor een goed systeem. Er is nog te weinig tijd geweest om zich uitgebreid in het systeem te verdiepen.

Ieke: “Prachtig hoe simpel alles in te voeren is. Hier zijn je inlogcodes en ga er mee aan de slag. Mega toegankelijk, ook voor vrijwilligers van in de 80 die met hun mobiele telefoon inloggen.”

Hoe verloopt de samenwerking met Het Rooster?
Ieke: “De samenwerking, het contact met Lennart en Pascal verloopt prima. De Kennisbank is verder ook echt heel handig. Hier kan ik alles op vinden. Heb ik vragen, dan krijg ik ook meteen reactie.”

Erg prettige samenwerking, heel persoonlijk, geen harde zakelijke wereld.

Als je één ding mag noemen, waar zijn jullie momenteel trots op?
“Het Rooster geeft ons een helder overzicht wie waar op welk moment is ingedeeld.“ aldus Ieke. “Per vrijwilliger kan ik zien wie wanneer is ingeroosterd. Op deze manier hebben we van alle collega’s echt een totaalbeeld.

Als ik merk dat een vrijwilliger zich weinig aanmeldt, dan bel ik altijd eventjes. Vaak blijkt er dan iets te zijn. Dit maakt het wel persoonlijk.”

Alles is makkelijk op één plek terug te vinden.

Is er een functionaliteit die je mist?
Ieke: “Het is niet dat we een functionaliteit missen op dit moment. Als ik kijk naar het prikbord, dan is dit relatief klein. De tekst valt deels weg, dus je moet echt kijken hoe je iets formuleert. Verder kun je hier ook niks wijzigen. Als je iets van het prikbord wilt aanpassen, moet je het hele bericht verwijderen en er daarna weer opnieuw inzetten. Dit is wel wat omslachtig, want wij maken best veel gebruik van het prikbord. Juist omdat dit z’n fijne tool is. Vooral om zaken uit te lichten.”

“Als ik dan toch iets moet noemen, dan gaat het om het koppelen van diverse systemen. Wat ik al eerder aangaf. Wij werken met verschillende systemen en deze zijn niet aan elkaar gekoppeld. We moeten overal iets invoeren en ze kunnen ook niet allemaal hetzelfde. Naast vrijwilligers werken we namelijk ook met veel zzp-docenten. Hun diensten zetten we ook in Het Rooster. Alleen deze laatste groep stuurt natuurlijk ook een factuur. De koppeling met de planning en de factuur is er niet. En ook de planning voor de verschillende ruimtes kunnen we niet in Het Rooster zetten.”

“Voor ons valt er nog veel winst te behalen als we de verschillende systemen kunnen koppelen.”

Het Rooster geeft aan dat er hier voor de toekomst zeker mogelijkheden bestaan.

Eventueel vervolgstappen voor de toekomst
Oyfo is tevreden over het systeem en hoe het gaat. Soms moeten ze enorm veel invoeren en dan wordt het onoverzichtelijk. Dit heeft niets met het systeem te maken, maar ligt aan de hoeveelheid data die in één keer moet worden ingevoerd. Voor de museumkant is dit prima te doen. Zij werken gewoon met vaste diensten. Voor het educatieve gedeelte is dit wat ingewikkelder. Daar werken ze met verschillende workshops op verschillende tijden en staat niets vast. Hier gaat het altijd om maatwerk.

Veel vrijwilligers en docenten hebben Het Rooster ook gekoppeld aan hun eigen agenda. Dit werkt vooral prettig voor zzp-ers die soms wel bij 8 verschillende organisaties werken.

“Het Rooster is voor ons echt een uitkomst.”

Ieke: “In onze tak van sport, werken met vrijwilligers, is er nooit veel geld beschikbaar. Het Rooster heeft een mooi tarief en is een betrouwbaar systeem en biedt alles wat wij nodig hebben. Ik weet zeker dat we nog lang van Het Rooster gebruik gaan maken.”