Klantreview Stichting Samenwerkende Zwembaden West Friesland

Het voelt als een vis in het water

Een zwemdiploma halen in ons waterrijk landje is enorm belangrijk. Vanaf dat je vier jaar bent en er uiteraard ook klaar voor, mag je op zwemles. Waarschijnlijk ken je het nog wel van jezelf of zoon of dochter. Met de haak, kurkjes om, zwemmen door een gat, met kleding aan. Van schoolslag, rugslag tot borst- en rugcrawl. Iedere les staan de badmeesters en -juffen weer klaar om de kinderen deze vaardigheden bij te brengen.

Stichting Samenwerkende Zwembaden West-Friesland is een koepelstichting die, als de baden open zijn, alle administratieve en dagelijkse gang van zaken regelt, coördineert en organiseert. Denk hierbij dus aan de personele bezetting van de vijf openluchtzwembaden in de gemeente Medemblik. Deze zwembaden hebben allemaal een eigen bestuur en die zijn nu allemaal bij deze stichting aangesloten.

Waarom hebben jullie voor Het Rooster gekozen?
Viktoria: “Ik ben gevraagd voor mijn huidige functie. Ik heb toen wel meteen aangegeven, dat ik niet alles op papier en in Excelbestanden wilde doen. Veel te omslachtig. Ik ben verantwoordelijk voor vijf zwembaden en deze liggen nou niet allemaal dicht bij elkaar. Dat was dan ook één van de voornaamste redenen dat ik graag alles digitaal wilde doen. Je ziet me toch niet continu naar elk zwembad rijden? Dat werkt gewoon niet.”

“Ik ben gewoon gaan zoeken op het woord ‘rooster’ en kwam toen al snel bij Het Rooster uit. Daarna heb ik Pascal gemaild en zo is het balletje gaan rollen. Ik heb ook geen andere partijen benaderd, want dat vond ik niet nodig. Na het kijken van een demo, informatie te hebben opgevraagd en gekeken hoe het werkt, was ik overtuigd.”

“Uiteraard moest ik wel het bestuur van de noodzaak van deze software overtuigen. We hebben Het Rooster nu alweer vier jaar in gebruik en ik blijf zeggen, het is veel fijner, veel makkelijker”

“Heerlijk alles digitaal.”

Hoe zijn de reacties van jullie vrijwilligers? Liep alles meteen op rolletjes?
Viktoria: “Anders dan bij andere organisaties gebruiken wij Het Rooster niet voor de vrijwilligers, maar voor onze vaste mensen. Dus niet voor de kassamedewerkers, want dit zijn vrijwilligers. Echt alleen voor de toezichthouders en de zwemonderwijzers.”

“Als de vrijwilligers hier nog bijkomen, dan wordt de club wel heel erg groot. Alles werkt nu gewoon goed. De toezichthouders en zwemonderwijzers zijn digitaal ingesteld en snappen het gewoon. Ik bel eigenlijk ook nooit met één van hen, alles loopt via de app.

“Vroeger was alles beter’, vroeger was vroeger en nu doen we het zo.”

“Vanaf het begin ben ik heel duidelijk geweest. Uiteraard heb ik in het begin mensen moeten helpen en even aan de hand mee moeten nemen. Doordat we nu te maken hebben met 5 zwembaden, is het wel zo prettig om alles centraal te hebben en te houden.”

“Heel soms loop ik er nog weleens tegenaan, dat mensen een printje van hun rooster maken. Dan wijs ik ze er wel op dat het een levend systeem is. Het werkt dan niet om een printje te maken en er nooit meer naar te kijken. Er kunnen altijd veranderingen in plaatsvinden.”

Heb je zelf een handleiding gemaakt?
Viktoria: “Er is een harde kern die ieder jaar terugkomt. Die snappen het systeem en worden er ook makkelijker in. Vlak voordat ik ze ga bellen, stuur ik ze allemaal opnieuw een link om in te loggen, want dat zijn ze natuurlijk weer vergeten.

“Zo gebruikersvriendelijk, je hoeft daarvoor echt geen dag op cursus.”

Je moet begrijpen, de doelgroep waar ik mee werk, is divers. Van studenten tot personen richting de pensioenleeftijd. Ik heb dus ook mensen die niet eens een smartphone hebben. Die kunnen ook echt alles alleen maar op de computer thuis zien.

Je krijgt er geen handleiding bij. Wel een stuk of vijf YouTube filmpjes, maar die zijn niet voor de beheerder gemaakt, maar voor de gebruikers. Eigenlijk zou ik er wel een papieren handleiding bij willen. Gewoon een boekje, dat ik dingen kan opzoeken. Ik ben niet iemand die ergens snel op klikt, als ik het niet zeker weet.”

“De weergave kan ieder voor zich instellen, wat voor hen het prettigst werkt. Qua verder aanpassen en wijzigen, heb ik wel vastgezet dat ze tot uiterlijk één week voor de dienst nog kunnen ruilen. En niet nog last minute. Aangezien ik toch te maken heb met veel jongeren, is dit wel nodig. Het moet namelijk niet zo zijn, dat als ze lekker in de kroeg staat en denken, oh gatsie morgen heb ik geen zin om te werken, ik meld me af. Nee, dan is het niet meer mogelijk om de dienst te ruilen. Want anders heb ik een probleem.”

Hoe verloopt de samenwerking met Het Rooster?
Viktoria: “De mannen zijn goed bezig. Er is gewoon een helpdesk, dus als ik er niet uitkom, dan kan ik hen meteen contacten. De samenwerking verloopt supergoed. Ik heb ook wel eens gehad, dat ik de helpdesk belde en riep: ‘’Ik snap het gewoon niet. Help me!’’ De heren staan meteen voor je klaar. Ook al zijn de antwoorden wellicht heel simpel en makkelijk op te lossen.”

Wat is het mooiste resultaat, waar zijn jullie momenteel trots op?
Viktoria: “Het Rooster levert me heel veel tijd op. Als je alles moet uitschrijven en in Excelbestandjes moet doen, dit voor 35 medewerkers plus her en der nog een aantal. Mij niet gezien.”

“Veel tijdswinst. Het werkt gewoon uitstekend!”

“Een aantal jaren geleden werd me de vraag gesteld: ’’Waarom wil je deze tool?’’ Heel simpel. Tijdswinst en ik hoef niet zoveel kilometers te maken naar ieder zwembad. Het werkt gewoon allemaal prima, zowel op telefoon, laptop als op een gewone computer. Wat ook fijn is, dat je gebruikers bepaalde rechten kunt geven. Dat ze bijvoorbeeld alleen mee kunnen kijken en niets kunnen aanpassen. Want dat werkt gewoon niet.”

“Naast Het Rooster heb ik wel met iedereen een appgroep aangemaakt om ze er af en toe op te wijzen als er aanpassingen zijn. Dat ze dan even in hun mail kijken. Als je namelijk alle notificaties aanzet, word je helemaal gek. Die heb ik allemaal uitgezet. De enige die aanstaat, is de reminder wanneer ze moeten werken.”

Is er een functionaliteit die je mist?
Viktoria: “Een app is handig, maar hoeft niet perse. Je kunt namelijk op je telefoon de verkorte keuze van Het Rooster opslaan op je startpagina en dan klik je gewoon op het feit dat je ingelogd wilt blijven. Dan is het net een app en kun je hem ook zo gebruiken. Als er een app van gemaakt wordt, is het nog makkelijker, maar dit werkt zo voor mij nu prima.”

“Waar ik wel tegenaan loop, is dat als een zwembad opeens eerder opengaat en ik heb het rooster al gemaakt en er hangen al namen aan, dan kan ik niet simpel de tijd aanpassen. Dan moet ik al die namen eruit halen, tijd verlengen en opnieuw inplannen. Dat moet ik dan handmatig doen. Ik denk dan wel, wellicht duurt dit iets langer, maar dan staat het wel goed.”
*Opmerking Het Rooster: Dat kan veel makkelijker Viktoria. Je kan ook de tijden bijwerken als er mensen staan ingeroosterd. 🙂

“App zou handig zijn, maar voor in het gebruik zal het niet zoveel uitmaken. Ik krijg als er veranderingen en updates zijn altijd netjes een mail. Wellicht goed om te noteren, ik gebruik het systeem alleen gedurende het seizoen. Dus niet 12 maanden lang. Dit levert soms wel problemen op, omdat je er een aantal maanden niet mee werkt.”

Hoe ziet jullie toekomst eruit?
Viktoria: “Ik ben de enige die ermee werkt en zolang ik blij ben, hoor je mijn leidinggevenden ook niet. We blijven lekker met Het Rooster werken.”