Klantinterview Theater Het Postkantoor

Theater Het Postkantoor is gevestigd in een monumentaal pand in het hart van de gemeente Stede Broec, West-Friesland. Het Postkantoor is geschikt voor vele doeleinden zoals theatervoorstellingen, filmvertoningen, en (zakelijke) evenementen. Op de donderdagmiddag is er vaak een speciale middag voor de bond voor ouderen. Er worden dan speciale films voor hen getoond en ze ontvangen een gratis kopje koffie.

Het theater is klein met ca. 160 plekken en er vindt niet iedere dag een voorstelling plaats. In het weekend is het altijd het drukste. Het leuke is, is dat er vaak try outs zijn van mooie artiesten, maar ook worden er veel kindervoorstellingen gegeven.

In het theater werken 4 betaalde krachten, verder alleen maar vrijwilligers. In totaal 70 mensen.

Ik sprak met Marianne Hoogeboom, één van de vrijwilligers en tevens degene die het aanspreekpunt binnen de organisatie is voor Het Rooster.

Veel vrijwilligers in het theater

Ondanks dat het een klein theater is, werken ze met veel vrijwilligers. Marianne ervaart dit als erg fijn. Ze hebben regelmatig meerdere dingen in het theater en dan heb je vaak 9 tot 10 personen nodig per optreden.

“Er ligt echt heel veel werk, dat ziet men vaak niet.”

Het theater wordt ook gebruikt voor vergaderingen. Hiervoor hebben ze een speciale zaal maar ook wordt hiervoor wel regelmatig het café gebruikt. De sfeer en de ambiance vindt men fijn.

Keuze voor Het Rooster

Voorheen werkte ze bij het theater met een handmatig systeem. Iedere afdeling had zijn eigen planning op papier, waardoor je eigenlijk niet van elkaar wist wie en wat er al ingepland stond. De coördinatoren van de verschillende disciplines moesten dit bijhouden en werden er eigenlijk horendol van. Na een korte inventarisatie, kwamen ze met Het Rooster in aanraking en was de stap gezet.

Aan Marianne werd gevraagd om dit op te pakken en te coördineren. Ze is zelf ook vrijwilliger en vind dit een mooi, maar vaak ook wel intensieve taak. Momenteel maken ze bij theater Het Postkantoor al weer 2,5 jaar naar volle tevredenheid gebruik van Het Rooster.

Jullie werken met veel vrijwilligers op leeftijd. Is dat een andere manier van werken?

Marianne is het contact die er is voor alle vragen over Het Rooster. In het theater werken ook oudere vrijwilligers en aan hen moet alles extra goed worden uitgelegd. Soms is een uitleg meerdere keren noodzakelijk. Ze krijgt vaak ook de meest bijzondere vragen, maar het gaat elk jaar beter en beter.

Samenwerking met Het Rooster

Marianne: ‘De samenwerking en het contact verloopt prima. Als ik iets niet weet of iets niet kan vinden, neem ik meteen contact met ze op. In het begin belde ik regelmatig. Nu willen ze graag dat er eventjes een mailtje wordt gestuurd. Eerst dacht ik, bellen is toch sneller, maar mail is eigenlijk wel handig. Ik heb dan meteen een duidelijke uitleg op papier die ik kan nalezen en de stappen kan volgen.

“Reactie is altijd snel.”

Noem één eigenschap van Het Rooster wat er voor jou uitspringt

‘Werken met Het Rooster geeft de coördinatoren veel rust’, aldus Marianne. ‘Eerst hadden we ingesteld dat je tot twee maanden vooruit een dienst kon invullen, want als er een bekende artiest optreedt, wil iedereen werken! De handige types vullen alles meteen voor een half jaar vooruit in. We willen iedereen een gelijke kans geven.’

Ze proberen de vrijwilligers wel te enthousiasmeren om hun diensten van te voren in te vullen en het goed te gebruiken. Het liefste hebben de coördinatoren van het theater dat er drie mensen staan ingeschreven voor een dienst. Zij kunnen dan bepalen wie er kan staan, zowel een ervaren en een minder ervaren vrijwilliger. Zo leer je ook van elkaar.

‘Wat ook fijn is, is dat iedereen van elkaars discipline kan zien wie er waar aan het werk is en waar eventueel een probleem zit. Voorheen hield iedereen dit apart bij in een schriftje en had je het overzicht niet. Nu kan iedereen het van elkaar zien.

“Prettig dat we de gegevens van alle vrijwilligers in één overzicht hebben.”

Wat een uitkomst die app

Marianne is enorm blij met de app. Deze heeft voor haar echt veel toegevoegd. Wat ze hieraan vooral prettig vindt, is dat ze mensen nu ter plekke kan aanspreken en samen in de app kan laten zien hoe je jouw rooster invult en of aanpast.

“De app vind ik echt een topper, lekker hands-on! Ik ben een digibeet, maar er zijn vrijwilligers die nog erger zijn. Die app is hiervoor echt een uitkomst. ”

Noem één onderdeel dat nog toegevoegd mag worden aan Het Rooster.

Marianne: ‘Sinds de uitnodiging voor dit gesprek heb ik hier natuurlijk over nagedacht, maar voor ons is het eigenlijk steeds completer. Af en toe krijgen we een aanvulling doorgestuurd, we vinden het fijn dat hier aan gewerkt wordt en blijkt steeds handiger te werken.

Er wordt echt naar de wensen van de klant geluisterd

Bij theater Het Postkantoor hadden ze enige tijd geleden de vraag bij Het Rooster neergelegd dat men bij de horeca iedere avond graag een coördinator wilde aanwijzen voor de dienst. Op een onverwachts moment zag Marianne dat dit er nu in staat. Dit was in het begin helemaal niet zo.

“Goed om te zien dat Het Rooster zich nog steeds uitbreidt met meerdere functionaliteiten.”

‘Ik heb me nu voorgenomen om de berichten goed door te nemen als er weer een bericht komt over een nieuwe release,’ biecht Marianne op.

“Zijn super tevreden.”