Klantreview Winter Village Druten

Wie houdt er nou niet van schaatsen? In Nederland is het tegenwoordig niet meer zo vanzelfsprekend dat we die ijzers op een natuurijsbaan kunnen onderbinden.
Maar kunstijsbanen hebben we wel.

Stichting Winter Village Druten is een groot schaatsevenement dat gedurende een aantal weken plaatsvindt. Het schaatsplezier voor jong en oud staat centraal. Uiteraard met een gezellige aprés-ski-tent.

Winter Village Druten is een niet-commercieel evenement. Het wordt geheel georganiseerd door vrijwilligers en heeft geen winstoogmerk. Er is geen belang om geld te verdienen. De ijsbaan heeft een maatschappelijk streven om de jeugd in Maas & Waal meer te laten bewegen. In samenwerking met basisscholen wordt er overdag schoolschaatsen aangeboden.

Dit evenement wordt door 10 personen georganiseerd. Iedereen heeft zijn eigen afdeling. Ik sprak met Noud Tromp, coördinator vrijwilligers.

Waarom hebben jullie voor Het Rooster gekozen?
Noud: “Voor dit evenement moeten veel functies ingevuld worden. Denk aan koek en zopie, schaatsverhuur, toezichthouders schaatsbaan en barpersoneel. Hiervoor zochten wij vrijwilligers die een steentje wilden bijdragen aan dit event. Uiteraard tegen een kleine vergoeding.”

Het eerste jaar dat ze dit evenement organiseerden, werd er een mail gestuurd en werden alle taken in een Exceldocument ingevuld. In dit bestand vulden ze de naam in van de persoon die zich had opgegeven. Online konden ze alleen een vakje groen of rood maken, omdat ze rekening dienden te houden met de AVG en niet zomaar namen openbaar konden maken. Hier ging veel tijd inzitten om dit allemaal bij te houden.

Noud: “Een collega kwam in aanraking met Het Rooster. Het ging toen eigenlijk best snel. Ik heb gewoon een Whatsapp-bericht gestuurd en hier werd snel op gereageerd. Ik heb veel vragen gesteld over wat de mogelijkheden zijn en hoe we het systeem konden inrichten. Ook omdat we maar 6 maanden per jaar Het Rooster nodig hebben. Wij waren echt blij dus dat het ook mogelijk is om een half jaar abonnement af te sluiten. Eigenlijk hebben we alleen Het Rooster benaderd, omdat we niet wisten dat deze functie er was. Waren blij verrast, prijs en contact was goed. Snel gereageerd en zijn ook niet verder gaan zoeken.”

“Contact was goed, het voelde goed.”

Waarom hebben jullie Het Rooster wel 6 maanden nodig?
Noud: “De ijsbaan heeft de hele maand december tot eerste week januari er gelegen. Maar voorafgaande aan dit evenement wil je dat mensen zich kunnen inschrijven. Voor ons is het van belang dat we de vrijwilligers op tijd kunnen laten zien welke functies er zijn en waar ze zich voor kunnen aanmelden. Op deze manier zorgen we ervoor dat alle functies worden ingevuld. Vandaar dat we dit zeker meer dan een maand van te voren online hebben gezet. En uiteraard achteraf moeten we alle contactgegevens checken, iedereen bedanken voor zijn en haar inzet en de aanwezigheid en uren controleren. Vandaar dat we voor 6 maanden hebben gekozen. Dat is voor ons prima.”

“Fijn dat er ook een half jaar abonnement is.”

Hoe zijn de reacties van jullie vrijwilligers? Liep alles meteen op rolletjes?
Noud: “Ook wij hebben te maken met wat oudere vrijwilligers, die het in het begin wat lastig vonden. Bij de start hebben we waarschijnlijk ook niet duidelijk aangegeven dat er nog gegevens moesten worden ingevuld. Uiteindelijk liep het heel makkelijk. Wij stuurden een mailtje waarin we om de gegevens vroegen en maakte voor hen een account aan.”

“Nadat er een account was gemaakt, gaven wij hen inloggegevens en werkte het programma eigenlijk vrij goed. Er zitten ook niet veel knopjes in waardoor het lastig zou zijn voor mensen.”

“Naar tevredenheid bevallen.”

“Iedereen die zich als vrijwilliger had aangemeld, kon zijn diensten invullen qua datum en functie. Alle vrijwilligers hebben zich op deze manier kunnen inroosteren. Om een exact aantal aan te geven, dat is moeilijk, want er zitten ook veel vrijwilligers tussen die zich als team hebben aangemeld, dus bijv. een volleybalteam. Eén contactpersoon heeft zijn of haar naam x keer ingevuld om dan een hele dag af te nemen. Dus op zich best moeilijk om in te schatten hoeveel vrijwilligers er zijn geweest, maar denk aan rond de 60 contactpersonen.”

Heb je zelf een handleiding gemaakt?
Noud: “Nee heb ik niet gedaan. Soms kregen we wel eens een vraag van hoe werkt dit of dat en dan werden we er telefonisch door de contactpersonen van Het Rooster doorheen geleid. Iedereen van het team en onze vrijwilligers wist eigenlijk wel snel zijn weg in het systeem. Handleiding niet nodig.”

Hoe verloopt de samenwerking met Het Rooster?
Noud: “Ons contract is nu in principe afgelopen, omdat we maar een contract hadden voor 6 maanden. We zijn aan het kijken of we het evenement om het jaar laten plaatsvinden of dat we het elk jaar gaan doen. Onze ervaring met Het Rooster is super, dus mocht het evenement dit jaar of volgend jaar doorgaan, dan kiezen we zeker weer voor Het Rooster.”

“Qua samenwerking, in het begin werkte het appen heel goed en snel. Voor mij is dit makkelijker dan mailen als ik op het evenement ben en snel moet reageren. Voorafgaande aan het evenement werd er veel met ons meegedacht en zaken ingeregeld. Na verloop van tijd werden we wel snel verwezen naar de pagina met veelgestelde vragen. Voor mij is dat niet handig als ik op een evenement zelf ben. Toen we daarna nog een keer een storing hadden, was de bug ook heel snel weer opgelost. Dit hebben ze toen wel voor mij opgelost.”

“Al met al is de ervaring gewoon goed.”

“Alle YouTube-filmpjes qua uitleg die online staan, spreken ook voor zich. Als we inderdaad eerst zelf even gezocht hadden, was het ook opgelost. Dit heeft te maken met een beetje gemakzucht vanuit ons. Als je dan ergens tegenaan loopt, denk je, ik stuur gewoon even snel een appje en het wordt wel opgelost. “

Wat is het mooiste resultaat, waar zijn jullie momenteel trots op?
Noud: “Dit systeem scheelt ons heel veel tijd qua organisatie. Als je ook nog alles moet bijhouden, dat lukt gewoon niet. Nu was het gewoon 1x in de week inloggen en de mailbox bijhouden. Dat hoeft dan volgend jaar al niet meer, alleen voor de nieuwe vrijwilligers die zich aanmelden.”

“Voor iedereen was het heel makkelijk en overzichtelijk wie er welke dag zou komen en wie contactpersoon was. Niks meer in een Excelbestand en alles continu up-to-date. Als ik gebruik had gemaakt van een Excelbestand, had ik elke dag online moeten zijn en moeten uploaden en dan zou je vele dubbele agenda’s krijgen.”

“De fijnste tool vind ik de urenregistratie. Ik kan hier duidelijk de verdeling uithalen per gewerkte uren. Je vult makkelijk een bedrijf of vereniging in en daarna wordt automatisch de urenregistratie berekend. Anders hadden we dit ook zelf moeten bijhouden.”

“Ons eerste jaar was vooral testen en proberen, dat is zeker goed bevallen. Ook om alle mensen een herinnering te sturen, vaak een week van te voren omtrent welke dienst nog open staat. Dat werkt gewoon heel goed. Vanuit Het Rooster kun je heel gemakkelijk één bericht sturen dat iedereen dan krijgt, bijv. over een vrijwilligersavond of aangepaste dienst.”

Is er een functionaliteit die je mist?
Noud: “Niet dat ik weet eigenlijk. Meeste zit er wel in geloof ik. Weet alleen niet of er een filterfunctie inzit, dat als ik een vereniging intyp, dat ik op deze vereniging kan filteren? Vraag voor de heren.”

Hoe ziet jullie toekomst eruit?.
Noud: “Als we het evenement dit of volgend jaar weer gaan doen, kiezen we voor Het Rooster. Van onze vrijwilligers denk ik ook wel dat zij weer allemaal terugkomen en dan is het handig dat iedereen weet hoe het programma werkt Dat is gewoon fantastisch. En de accounts bestaan ook nog gewoon.”

“Beter dan verwacht! Groot voordeel voor ons.
Ervaring is goed en als iets goed is, moet je het niet veranderen.”

Noud: “Eigenlijk heb ik alleen nog maar goede woorden voor Het Rooster. Het werkt gewoon ideaal.”