Klantverhaal: Bureau LWPC – “Het Rooster is voor ons echt een uitkomst”

Bureau LWPC ontwikkelt projecten voor mensen in kwetsbare omstandigheden. Denk aan OpenJeHart, Mantelkring en De WachtVerzachter. Met honderden activiteiten per jaar brengt de organisatie mensen bij elkaar en versterkt ze sociale netwerken inmiddels in verschillende gemeenten in Nederland zoals Den Haag en Utrecht.

Ik sprak Melvin Kalkman, projectmanager Den Haag.
Het team organiseert jaarlijks zo’n 800 activiteiten: van wekelijkse wandelingen en creatieve bijeenkomsten tot zomerse driedaagse en themabijeenkomsten. “Tijdens de zomervakantie bijvoorbeeld, organiseren we een zomerweek vol leuke en interessante activiteiten voor mensen die zelf geen vakantie kunnen nemen. Daarnaast organiseren we ook informatiemarkten en ontmoetingsmomenten voor mantelzorgers, zodat zij ervaringen kunnen delen en nieuwe contacten leggen.”

Een groeiende organisatie

Bureau LWPC werkt inmiddels samen met ruim 200 vrijwilligers verspreid over meerdere regio’s. “In Den Haag werken we met ongeveer 50 vrijwilligers die allemaal gebruikmaken van Het Rooster,” legt Melvin uit. De vrijwilligers zijn grotendeels 50-plussers, vaak mensen die met pensioen zijn en tijd hebben voor deze uitdaging. “Daarnaast hebben we een aantal medewerkers in dienst.”

Van Excel naar efficiënt plannen

Voordat Bureau LWPC overstapte naar Het Rooster werkte ze met Excel-bestanden en e-mails. “Dat was echt puzzelen. We verstuurden overzichten per mail en kregen dan tientallen reacties terug. Mensen dachten dat ze al ingedeeld waren, terwijl we nog moesten schuiven. Dat zorgde soms voor teleurstellingen of verwarring, “aldus Valentijn Jacobs, event coördinator. Samen met collega’s werd er gezocht naar een efficiëntere manier om vrijwilligers in te plannen. Al snel kwamen ze bij Het Rooster terecht en na een korte pilot zijn ze nu sinds een paar maanden live.

Gebruiksvriendelijk, ook voor oudere vrijwilligers

Een belangrijke vraag vooraf was of ook de wat minder digitale vrijwilligers wel met Het Rooster konden werken.

“We hadden verwacht dat het veel begeleiding zou vragen, maar dat viel ontzettend mee. We hebben klassikaal uitleg gegeven, iedereen geholpen met inloggen op de telefoon en een eenvoudig handboek met plaatjes gemaakt. Daarna liep het eigenlijk vanzelf,” aldus Melvin.

De voordelen van Het Rooster

Als ik aan de heren vraag wat zij zien als het grootste voordeel van werken met Het Rooster, roepen zij in koor: overzicht en duidelijkheid. Valentijn: “Iedereen ziet meteen welke activiteiten er zijn en met wie ze samen staan. Vrijwilligers krijgen automatisch een herinnering via een pushbericht, kunnen zichzelf in- en uitschrijven, en als iemand afzegt kunnen we eenvoudig een oproep sturen om het gat te vullen. Dat scheelt enorm veel tijd.” Ook de communicatie is verbeterd. “We kunnen nu specifieke berichten sturen naar verschillende groepen, bijvoorbeeld alleen naar de vrijwilligers die met de Bakkie Aandacht, onze kleurrijke omgebouwde SRV wagen, meegaan. Dat werkt veel efficiënter dan onze oude WhatsApp-groepen.”

Een betrokken samenwerking

Zowel Melvin als Valentijn zijn lovend over de samenwerking met Het Rooster. “De communicatie met Lennart verloopt heel prettig,” zegt Melvin. “Het is fijn dat je meteen de juiste persoon te pakken hebt, die ook echt meedenkt. Bovendien is er ruimte voor maatwerk. Wij zijn een maatschappelijke onderneming en werken veel met vrijwilligers. Hier was meteen begrip voor.” Wat ook als prettig wordt ervaren, is dat ze na een paar maanden een evaluatieverzoek kregen. Op die manier konden ze hun ervaringen delen.

“Eerlijk is eerlijk – we zouden nu niet meer zonder kunnen.”

Toekomstplannen

Bureau LWPC gebruikt Het Rooster momenteel alleen voor hun vestiging in Den Haag, maar de organisatie wil het systeem ook in andere regio’s gaan inzetten. Den Haag is de pilot en aangezien het zo goed werkt, willen ze het komend jaar dit ook uitrollen in Flevoland.

“We willen de urenregistratie voor de vrijwilligersvergoeding voortaan ook rechtstreeks via Het Rooster laten verlopen. Op die manier houden we alles overzichtelijk, kunnen we eenvoudiger terugvinden hoeveel uren er gemaakt zijn en werkt het voor iedereen.”

Het Rooster: Tijdswinst, overzicht en rust.

“Waar we eerst met eindeloze Excelsheets werkten, hebben we nu één centraal en levend systeem,”
“Het heeft ons enorm geholpen en past precies bij hoe wij willen werken: met aandacht voor mensen, maar zonder onnodige rompslomp.”