Medewerkers of vrijwilligers: hoe bepaal je welke mensen jouw organisatie nodig heeft?

Als het tijd is om werk uit handen te geven, kun je dat op verschillende manieren aanvliegen. Je kunt medewerkers aannemen, zzp’ers inhuren of besluiten om met vrijwilligers te werken. Hoe bepaal je welke mensen er het beste passen bij jouw organisatie en wat je nodig hebt? Dit artikel helpt je erbij! 

Mensen aannemen is een hele stap. Je organisatie groeit, er is meer werk dan je zelf aankunt. Op zich een goed teken, natuurlijk. Maar werk uit handen geven is voor veel mensen makkelijker gezegd dan gedaan. We weten immers zelf heel goed hoe iets “moet”, of hoe we het gedaan willen hebben. Voordat je een (vrijwilligers)vacature uitzet is het dan ook belangrijk om eerst voor jezelf goed helder te hebben wat je nodig hebt en wat voor werk iemand voor je uit handen kan nemen.

Wat voor organisatie heb/ben je?

Voordat je besluit of je medewerkers of vrijwilligers aan gaat nemen, is het belangrijk om te weten dat het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport onderscheid maakt tussen organisaties die wel en niet met vrijwilligers mogen werken. In het algemeen gelden de volgende voorwaarden voor vrijwilligerswerk:

• het werk is in het algemeen belang of in een bepaald maatschappelijk belang
• heeft geen winstoogmerk
• het werk kost de arbeidsmarkt geen banen en komt niet in de plaats van een betaalde baan

De Belastingdienst bepaalt daarnaast dat je alleen vrijwilligers aan mag nemen als je:

• organisatie niet is onderworpen aan vennootschapsbelasting of daarvan is vrijgesteld, of
• een sportvereniging of sportstichting bent/hebt
• een algemeen nut beogende instelling (ANBI) bent/hebt

Voldoe je niet aan deze eisen, is de kans groot dat je geen vrijwilligers kunt inzetten voor je organisatie. Je zult dan mensen in dienst moeten nemen!

Welke taken moeten er uitgevoerd worden door medewerkers of vrijwilligers?

Als je helder hebt wat voor soort organisatie je bent – en of je dus überhaupt in aanmerking komt voor het werken met vrijwilligers – is het handig om eens op te schrijven welke taken je wilt uitbesteden. Zij dat taken waar veel specifieke kennis voor nodig is, of zelfs een opleiding? Dan heb je waarschijnlijk meer aan een medewerker die zich richt op die specifieke taak.

Vrijwilligers melden zich vaak aan omdat ze de organisatie een warm hart toedragen. Ze zijn flexibel inzetbaar in de organisatie, maar hebben niet altijd hele specifieke kennis. Is dat oké?

Kiezen tussen medewerkers en vrijwilligers

Nog een paar dingen die belangrijk zijn om mee te nemen in je overweging:

• Je kunt vrijwilligers niet verplichten om te komen werken, medewerkers wel. Maar vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend. Is het nodig dat de mensen die je “aanneemt” er op vaste tijden zijn, bijvoorbeeld om specifieke taken uit te voeren? Dan kun je een medewerker aannemen of vrijwilligers die op dat tijdstip die taken kunnen uitvoeren. Met Het Rooster weet je altijd wie wanneer komt werken.
• Vrijwilligers krijgen niet betaald. Je mag hooguit een vrijwilligersvergoeding geven. Hier zitten ook weer een hoop haken en ogen aan, want de Belastingdienst heeft bepaald hoe hoog de vrijwilligersvergoeding per uur, per maand en per jaar maximaal mag zijn.
• Als organisatie kun je de vrijwilligers wel instructies geven voor het uitvoeren van het werk, maar ben je daarin beperkt. Hoe meer je aanstuurt, instrueert en opdrachten geeft, hoe eerder er sprake is van een gezagsverhouding: dat ziet de rechter (als het ooit zover komt) eerder als een teken van loondienst dan vrijwilligerswerk – met alle gevolgen van dien.

Gekozen? Aan de slag!

Als je hebt gekozen tussen medewerkers of vrijwilligers (een combinatie is natuurlijk ook mogelijk) kun je aan de slag. Zet je vacature uit, doe een oproepje op social media en laat maar komen die aanmeldingen.

Als je benieuwd bent hoe je overzicht houdt over die nieuwe medewerkers, zodat je weet wie er wanneer werkt bijvoorbeeld, kunnen wij je laten zien wat het Rooster voor je kan betekenen. Boek hier een demo!

Foto:Roman Synkevych on Unsplash