Piketdiensten bij de Gemeente Utrecht-klantinterview

Utrecht is een stad met ambities. De Gemeente Utrecht bestaat uit heel veel afdelingen en zorgt met al zijn divisies dat de inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen en werken.

Bij organisatie onderdeel Marketing- en Communicatienetwerk (MCN) hebben zo’n 35 mensen piketdienst voor crisiscommunicatie. Hierbij moet je denken aan inzet bij grote incidenten of crisis zoals grote branden, maar ook het schietincident dat een aantal jaren geleden in de tram heeft plaatsgevonden.

Ik sprak met Annita van Prooijen, Adviseur Openbare Orde & Veiligheid en crisiscommunicatie.

Annita werkt op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid en de laatste 10 jaar heeft ze zich gespecialiseerd in crisiscommunicatie.

Waarom hebben jullie voor Het Rooster gekozen?
Alleen op de afdeling Communicatie wordt er van Het Rooster gebruik gemaakt. Op deze afdeling zijn er namelijk zes verschillende piketpools, deels overlappend. Het was een grote onoverzichtelijke puzzel om de verschillende roosters kloppend te maken. Vandaar dat men op zoek is gegaan naar een planningssysteem.

Daarnaast wilden ze bij  MCN de beschikbaarheid van de medewerkers goed inzichtelijk hebben. Het was namelijk belangrijk dat er duidelijk te zien was wie er wel en niet beschikbaar zijn. Dit is namelijk cruciaal bij het invullen van piketdiensten.

Voorheen werkten ze met een ander systeem, maar dat was te ingewikkeld. Het Rooster werd al gebruikt door de Nieuwsroom en op die manier zijn zij er op aangehaakt.

“Waar we naar op zoek waren, had Het Rooster allemaal.“

Gebruik van het Rooster
De afdeling Communicatie gebruikt Het Rooster voor de piketdiensten en voor het overzicht van de beschikbaarheid van de medewerkers.

Het Rooster wordt alleen door vaste medewerkers gebruikt.

“Het is een heel makkelijk systeem. Helder en duidelijk.“

Hoe verloopt de samenwerking met Het Rooster?
Annita: “De implementatie verliep prima en de samenwerking verloopt verder ook goed. Wij hebben zelf een handleiding gemaakt. Ik weet dat er online handleidingen beschikbaar zijn. Die zijn alleen te uitgebreid voor de ‘normale’ medewerkers, die geen crisisdiensten draaien. Zij hoeven alleen maar hun verlof aan te vragen en eventueel een profiel aan te maken. Ze hoeven geen diensten in te vullen.

“Als er wat is, is de helpdesk / servicedesk van Het Rooster goed te bereiken.“

Waar zijn jullie het meest tevreden over?
Bij de Gemeente zijn ze enorm blij dat het nu duidelijk en overzichtelijk is wie er een piketdienst heeft én wie er beschikbaar zijn. Dit is de belangrijkste functionaliteit waar het systeem voor is gemaakt en aangeschaft en dat functioneert.

Is er een functionaliteit die je mist?
Annita: “We missen qua functionaliteiten niks. Moet eerlijk zeggen dat we al een tijd geen contact meer gehad. Het systeem werkt prima. Het is op orde, we weten hoe het werkt.”

Deze combinatie werkt prima en vanuit de Gemeente wordt er ook echt niet gedacht aan overstappen.

“Het Rooster is heel makkelijk en overzichtelijk. Het doet alles wat je wilt.”