Van roosters op A3 naar altijd actueel
Door Gerrianne Pennings | 2 februari
Met een ritje in de ambulance is de ochtend al goed begonnen. Bij de Dierenambulance in Nijmegen zijn ze nu zo’n twee maanden aan de slag met Het Rooster.
Met een ritje in de ambulance is de ochtend al goed begonnen. Bij de Dierenambulance in Nijmegen zijn ze nu zo’n twee maanden aan de slag met Het Rooster. Met een bakje koffie gaan we in gesprek met Ton, de directeur en met de roosterplanners Marjon en Frank. Luna, de hond vermaakt zich ondertussen met een knuffelegel waar aan alle kanten pluis uitkomt. Marjon lacht: “Die knuffels gebruiken we bij de training van nieuwe vrijwilligers, maar het lijkt erop dat Luna een oog heeft opgegeten.”
We praten over het werk van de Dierenambulance en Ton vertelt: “30 jaar lang hebben we een rooster op papier gehad, dat werd uitgeprint op papier en dat hing dan in het kantoor op de muur.” Marjon vult aan: “Toen ik een jaar geleden werd gevraagd om te gaan helpen bij het roosteren, zijn we begonnen met een versie in Excel. Maar het nadeel daarvan was dat je steeds weer opnieuw een rooster moest rondsturen als er iets veranderd was. Nu hoeft dat gelukkig niet meer. Je verandert iets in Het Rooster en iedereen is gelijk op de hoogte.”
Aan de slag bij de Dierenambulance
In de winter is het rustig op de post van de Dierenambulance Nijmegen. Frank vertelt dat mensen minder vaak buiten komen als het ’s avonds vroeg donker is, dus ze zien minder dieren die hulp nodig hebben. Maar er staat altijd een team klaar om op pad te gaan. De enthousiaste vrijwilligers zijn er voor alle dieren. Verdwaalde huisdieren, maar ook gewonde wilde dieren. Die worden verzorgd door het team van de dierenverzorging totdat ze weer kunnen worden vrijgelaten.
Vrijwilliger bij de Dierenambulance word je niet zomaar. Naast een groot hart voor het helpen van dieren wordt je als vrijwilliger getraind en krijg je een flink takenpakket. Chauffeurs, bijrijders, dierenverzorgers, centralisten. Bij de dierenambulance doen ze het allemaal. Marjon is vooral blij dat het rooster nu altijd actueel en overzichtelijk is. Ze vertelt: “We organiseren ook trainingen voor nieuwe vrijwilligers, want daar wil je graag in investeren. Dan maak ik een flexrooster aan en met een paar klikken staat het erin voor iedereen.” Ton vult aan: “Het is ontzettend handig dat je er zoveel extra informatie in kwijt kan, zoals data van vergaderingen, maar ook informatie over hoe eigenlijk gaat met je organisatie. Als iemand vaak ziek is, dan kun je dat nu precies zien en dan even extra aandacht besteden aan die vrijwilliger.”
Beter functioneren op de lange termijn
Frank en Marjon vertellen dat de overgang naar Het Rooster tijd kost. Met name de vrijwilligers die al heel lang werken bij de Dierenambulance moeten nog wennen aan het nieuwe onlinesysteem, maar Frank en Marjon geloven in Het Rooster en zetten zich er volop voor in om het tot een succesverhaal te maken. Frank vertelt: “Als organisatie heb je een duidelijke visie nodig. Met Het Rooster zijn we een weg in geslagen om als organisatie nog beter te functioneren op de lange termijn. We werken met ontzettend veel verschillende vrijwilligers. Jonge mensen vanaf 18 jaar die nog studeren, maar ook vrijwilligers van in de 80. Daartussen zitten allerlei mensen met banen, oppasdagen of mensen die werkloos zijn geworden. Het is een hele diverse groep, maar daarom is zelfroosteren juist zo makkelijk. Dan kunnen vrijwilligers zelf aangeven wanneer ze hun diensten kunnen draaien bij de Dierenambulance.”
Het effect van Het Rooster
Het effect van Het Rooster is nu al te merken in de organisatie. Marjon vertelt: “Vooral de extra informatie is ontzettend handig. Bijvoorbeeld voor de centralisten. Zij nemen de telefoon aan en zorgen voor de communicatie tussen de teams die op weg gaan, de dierenarts die dienst heeft en de vrijwilligers van de dierenverzorging. Door in te loggen op Het Rooster weten zij precies wie ze kunnen bellen.”
Frank zegt: “Ik hoop dat we in de komende maanden nog meer vooruitgang gaan merken waardoor we als roosterplanners alleen nog maar hoeven in te springen als er onverwacht iemand ziek is.” Marjon vult aan: “Het positieve effect op de organisatie en op de mensen is duidelijk te merken. We hebben eindelijk een rooster dat overzichtelijk is, heel veel extra informatie bevat en altijd actueel is.”