Vele handen maken licht werk

`Vele handen maken licht werk`. Een enorme open deur, maar wel een deur met heel veel voordeel. Want als je veel handen in je organisatie hebt, heb je ook veel betrokkenheid. En, heel belangrijk: ruimte als er een keer een paar handen minder is. Een klein stukje werk voor iemand opvangen is veel makkelijker dan een grote taak overnemen. Met veel handen bouw je dus een steviger organisatie.

Drie praktische handvatten om veel handen in je organisatie in te zetten.

1. Hak het op in kleine stukjes

Deze praktische tip komt uit een buurtrestaurant. Er wordt daar twee keer per week gekookt, door wisselende koks. En zoals in elke keuken is er een grote voorraadkast met basisingrediënten. En die voorraad moet natuurlijk bijgehouden worden. Dat doen de koks zelf: na een dienst schrijft de kok in hun online logboek wat er in de voorraadkast aangevuld moet worden. De volgende kok kijkt voor z’n dienst even in het logboek en haalt wat er nodig is. Op die manier wordt het werk verdeeld in kleine stukjes en is de voorraad altijd op peil.

2. Kijk of je ook `organisatietaken` kan verdelen

Laat je vrijwilligers bijvoorbeeld zelf de kennismakingsgesprekken met nieuwe vrijwilligers doen. Je mensen weten prima wat er nodig is om het werk te doen, en vertellen daar graag over. Als je zo’n gesprek voor een dienst houd, kan de aanwinst-in-spé meteen zien hoe er bij jullie gewerkt wordt. Als coördinator hou je het overzicht en zorg je voor terugkoppeling: dat kan voor een groot deel via e-mail en kost je niet zoveel tijd.

3. Laat mensen minder werken

In deze tijd is het voor veel mensen lastig om bijvoorbeeld een dag(deel) per week vrijwilligerswerk te doen. Maar wat nou als iemand in plaats van elke week, om de week kan werken? Dan zijn er allicht een stuk meer mensen te vinden, en en bouw je tegelijkertijd reserve-capaciteit in. En als laatste: laat je mensen zelf laat kiezen wanneer ze komen werken. Worden ze gelukkig van!