Bibliotheek Eemland: “Het rooster centraal geregeld voor zeven vestigingen.”

Bibliotheek Eemland is met haar zeven vestigingen meer dan alleen maar een bibliotheek; Het is de huiskamer van de stad. Het Eemhuis in Amersfoort is het hoofdgebouw en heeft een brede maatschappelijke functie. Studenten vinden hun weg naar het prachtige openbare gebouw om daar te studeren. Er is een taalhuis, een Medialab en er worden veel evenementen georganiseerd voor jong en oud.

Moderne bibliotheek

“Bibliotheken hebben een wat stoffig imago, maar dat klopt allang niet meer”, vertelt Larissa Manshanden, bibliotheekmedewerker. “We hebben bijvoorbeeld een educatieve escaperoom, en er worden gastcolleges gegeven over uiteenlopende onderwerpen.” Larissa is samen met haar collega Irma Gorter verantwoordelijk voor het rooster van de frontoffice medewerkers “We roosteren voor zeven vestigingen en verschillende afdelingen, zoals de Espressobar, toezichthouders en het klantcontactcentrum.

Twee maanden op proef

“In het verleden had iedere vestiging een eigen Excel sheet voor het rooster. Dit gaf veel problemen, want de medewerkers werken soms in meerdere vestigingen,” legt Larissa uit. “Als iemand met vakantie was en meerdere diensten had moesten we alles handmatig uit de sheets halen. Soms werd er iets over het hoofd gezien of stond iemand op twee vestigingen tegelijk ingepland. Daar zochten we een oplossing voor”.

Via een collega kreeg Larissa de tip om eens naar Het Rooster te kijken. “Al snel hadden we een demo om in een proefperiode van twee maanden alles rustig uit te kunnen proberen.” Dit beviel zo goed dat alle vestigingen sinds februari met Het Rooster werken. “Het fijne was dat het mogelijk was om het rooster naar onze wensen in te richten. We hebben nog een tijdje met Het Rooster en Excel naast elkaar gewerkt, maar dit was alleen maar verwarrend dus daar zijn we snel mee gestopt. Ook was het niet meer nodig om het rooster uit te printen. Er verandert nog weleens iets, dus we hebben nu een laptop op de vloer staan, waar iedereen in kan kijken voor de laatste stand van zaken”.

Voorkeur aangeven in Het Rooster

“Het rooster is nu zo goed als foutloos en alles is centraal geregeld. Het werkt veel makkelijker en sneller dan de oude Excel-overzichten, dus we zijn geen uren meer bezig met het invullen en bijhouden van het rooster. Het overzicht is heel erg prettig. We kunnen precies zien wat er nog open staat en de medewerkers hebben duidelijkheid wanneer ze ingeroosterd staan. In de zomer zijn we een proef gestart met het aangeven van voorkeuren voor een dienst. Dit was erg succesvol, dus dit gaan we voor alle medewerkers invoeren. We zien ook steeds vaker dat mensen uit zichzelf een mailtje sturen of ze een dienst kunnen oppakken die nog niet ingevuld is. Nog een voordeel van het werken met Het Rooster.”