Kasteel De Haar – “We zochten een rooster dat ons ondersteuning gaf”

In het pittoreske Utrechtse dorpje Haarzuilens, slechts een paar kilometer van de stad vandaan ligt een voor velen verborgen parel. Desondanks is Kasteel De Haar in Utrecht en omstreken voor kenners een begrip. Het is het grootste kasteel van Nederland en samen met het omvangrijke terrein een bijzondere trekpleister. 

Maar liefst 190 vrijwilligers draaien mee om de deuren van het kasteel dagelijks open te kunnen houden. Een grote groep met allemaal andere werkzaamheden, maar een ding hebben ze gemeen: Het Rooster. Martine Land, die de vrijwilligers aanstuurt en roosterbeheerder is weet nog goed hoe het roosteren ging, toen ze 1,5 jaar geleden met haar werk begon. “Elke drie maanden kwamen we met groepjes vrijwilligers bijeen om voor een aantal maanden vooruit te plannen. Samen vulden we een excelsheet in en that’s it. Toen de groep van 60 naar 190 uitgroeide kon dat simpelweg niet meer. We hadden een systeem nodig dat ons ondersteuning gaf.”

Zoektocht naar het perfecte roostersysteem

In de zoektocht naar die ondersteuning werden verschillende systemen bekeken en uiteindelijk viel de keuze op Het Rooster. Doorslaggevend daarbij was de gebruiksvriendelijkheid, legt Land uit. De grote groep vrijwilligers en de organisatie zijn dan wel van professioneel niveau maar de keuze voor een systeem dat veelal gebruikt wordt binnen het bedrijfsleven leek niet de beste. “De groep vrijwilligers is zo divers, niemand is hetzelfde en daarnaast heeft lang niet iedereen ervaring met ICT. Ook voor de oudere vrijwilligers is dat een zwaarwegende factor. Het Rooster bleek uiteindelijk het meest bij onze vraag aan te sluiten.”

Finetunen

Nadat die keuze gemaakt was, werd Het Rooster stapje voor stapje doorgevoerd zodat het geheel naar wens kon worden ingezet. “We begonnen met een testgroep van 15 man, die zijn we gaan uitbouwen en ondertussen hebben we gekeken naar wat beter kon. Na het finetunen konden we van start. Via speciale Rooster-bijeenkomsten brachten we onze vrijwilligers op de hoogte en leerden we ze alles over het gebruik. Door ermee te oefenen en zorgvuldig aandacht te besteden aan die opstart is het hele systeem uiteindelijk zonder slag of stoot, warm omarmd door onze vrijwilligers,” vertelt Land enthousiast.

Roosteren vanuit je strandbed

De meest gehoorde reden voor dat enthousiasme is het uit huis kunnen roosteren, lacht Martine. “Je kunt jezelf bij wijze van spreken vanaf je vakantieadres inroosteren, ja dat bevalt de mensen wel!” Naast de roosterfunctie heeft Het Rooster ook andere mogelijkheden waar dankbaar gebruik van wordt gemaakt. “Doordat we zoveel vrijwilligers hebben kent niet iedereen elkaar van naam en gezicht, door het smoelenboek kunnen mensen toch een gezicht aan een naam koppelen. Ook gebruiken we het platform als plek om bestanden en informatie over het kasteel te uploaden. Zo is Het Rooster ook een soort naslagwerk voor ons geworden.”

Nieuwe uitdagingen

Land vind het super fijn om met Het Rooster te werken, en zou echt niet meer terug zou willen. Terwijl ze vol enthousiasme vertelt over het gebruik blijkt vooral hoe graag ze nadenkt over nog meer mogelijkheden. Zo noemt ze een aantal verbeteringen maar ook de behoefte aan extra functies die nog meer aansluiten bij de verschillende soorten vrijwilligers. “We kijken continu naar hoe we het systeem nog meer kunnen laten aansluiten, dat is een leuke uitdaging waarbij de prettige samenwerking met bedenker Lennart Pilon ons helpt om dat daadwerkelijk te kunnen laten realiseren.”