Vrijwilligers bezorgen de gasten van Apenheul een onvergetelijke dag tussen de apen!

Wie kent dit park niet? Het leukste dagje uit tussen de apen. Je hoeft daarvoor niet naar Borneo of Sumatra. Gewoon in Nederland vind je ze in Apenheul.

Apenheul is al meer dan 50 jaar hét leukste dagje uit tussen de (loslopende) apen. Het is een stichting zonder winstoogmerk die voorop loopt als het gaat om dierenwelzijn. Verder levert ze een bijdrage aan soortbehoud en werkt ze zo duurzaam mogelijk.

In Apenheul werken ongeveer 70 educatieve vrijwilligers in de leeftijdscategorie eind 20 tot in de 80 jaar. Zij doen de rondleidingen, de zomeractiviteiten, vullen het gastheerschap in voor een bepaald gebied in het park, houden zich bezig met alle basisschoolactiviteiten en workshops voor het voortgezet onderwijs.

Ik sprak Annika van Hoorn, Coördinator Vrijwilligers bij Apenheul.

Goed geplande vrijwilligers zonder apenstreken
Het Rooster verzorgt de planning van deze vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor alle activiteiten in het park. Apenheul maakt hierbij alleen gebruik van de planning, dus het rooster invullen en diensten toevoegen. De vrijwilligers bij Apenheul doen veel verschillende dingen en zijn inzetbaar op verschillende educatieve activiteiten.

Vrijwilligerswerk wordt bij de Apenheul niet gezien als vrijblijvend.
“Binnen Apenheul is er niemand die zomaar een rondleiding mag geven. Daar moet je echt een opleiding vanuit Apenheul voor gevolgd hebben. Meld jij je als vrijwilliger aan? Dan zit er een tweejarige interne opleiding in deeltijd aan vast”, aldus Annika.

Apenheul steekt veel energie in zijn vrijwilligers en hiervoor wordt dan ook de nodige inzet terug verwacht. Ga je werken als vrijwilliger, dan ga je ook echt voor een langdurige samenwerking.

“Apenheul werkt alleen met intern opgeleide gidsen.”

Apen en Het Rooster, hoe is deze combinatie tot stand gekomen?
Sinds maart 2022 werkt Apenheul met Het Rooster. Hiervoor maakte ze gebruik van een ander systeem. Er is actief gezocht naar een nieuwe passende tool. Het is een weloverwogen keuze geweest om op Het Rooster over te stappen.

“Toen ik begin vorig jaar in dienst kwam, werd mij meteen gevraagd om te kijken of ik Het Rooster geschikt vond en gebruiksvriendelijk om mee te werken. Ik rolde er eigenlijk zo in en vond het wel een overzichtelijk en prima systeem. Ik ben er ook van overtuigd dat Het Rooster de beste optie is voor de vrijwilligers van Apenheul”, aldus Annika.

“Goed en zeer bruikbaar programma.”

“De beginfase bracht voor mij wel wat stress met zich mee. Vooral om het allemaal goed neer te zetten voor de echte opening van ons seizoen in het voorjaar. In het begin was ik ook totaal niet tevreden met hoe ik het zelf had ingericht. Samen met het team van Het Rooster heb ik dan ook samengezeten om te kijken hoe ik het systeem gebruiksvriendelijker kon inrichten. Aangezien ik zelf ook nog niet zo lang bij Apenheul werkte en te weinig inzicht had wat ik nu allemaal met Het Rooster kon, was dit wel noodzakelijk.

Hoe zijn de reacties van jullie vrijwilligers? Liep alles meteen op rolletjes?
“Het merendeel van de vrijwilligers ervaart de tool als prima en goed werkbaar. Enige tijd geleden hebben we een enquête afgenomen en daarin hebben we ook gevraagd aan de vrijwilligers wat ze van Het Rooster vinden. De vrijwilligers vinden het prettig dat ze zelf kunnen aangeven wanneer ze beschikbaar zijn.

Er is maar een klein deel van de vrijwilligers dat aangeeft dat ze het niet overzichtelijk vindt. Dit heeft waarschijnlijk te maken met het feit, dat het dashboard nogal eens per type apparaat, waar je dit op raadpleegt, verschilt. Een dashboard met een vast format zou meer rust geven voor iedere vrijwilliger. Hierin moet ik me gaan verdiepen, want misschien kan ik dit zelf aanpassen”, aldus Annika.

“Het Rooster werkt heel prettig.”

“Zeker aan het begin heb ik regelmatig meetings gegeven, bijeenkomsten ingericht en hulpkaarten gemaakt. Allemaal om zo goed mogelijk de tool uit te leggen. Dit heeft wel goed geholpen. Uiteraard krijg ik nog steeds wel vragen over hoe iets werkt. Maar dat heeft te maken met de doelgroep en betreft ook maar een handjevol mensen.”

Is een handboek noodzakelijk kijkend naar de doelgroep?
“Dit zou wel prettig zijn, maar dat is dan alleen mogelijk voor het algemene gedeelte. Iedereen richt het natuurlijk voor zijn eigen organisatie in. Wellicht handig om een standaard filmpje als handleiding of demofilm over de meest gangbare zaken te hebben. Op die manier kan de vrijwilliger het sneller begrijpen.”

Hoe verloopt de samenwerking met Het Rooster
“De samenwerking verloopt goed. Op al mijn vragen krijg ik nog dezelfde dag een reactie. Verder heb ik een goed overleg gehad. Ik werk natuurlijk nog maar één seizoen met de tool en ben nog heel erg zoekende naar alle mogelijkheden. Maar ik ben er ontzettend blij mee.

De heren van Het Rooster hebben me ook geholpen met de inrichting, om alles een goede plek te geven. Dit was echt heel fijn, want samen hadden we dit binnen een uurtje gedaan. Als ik dit alleen had moeten doen, had me dit dagen gekost.”

Wat is het mooiste resultaat, waar zijn jullie trots op?
“De fijnste functionaliteit vind ik persoonlijk wel dat iedereen zelf zijn beschikbaarheid kan aangeven. Als ze dit gedaan hebben, hoef ik alleen nog maar toe te kennen wie welke dienst krijgt. Ook verstuurt het Rooster altijd een dag van te voren een herinnering aan de desbetreffende vrijwilliger. Persoonlijk zie ik dat dit ook echt wel nodig is. In het oude systeem kon dit blijkbaar niet, dus hier zijn zowel de vrijwilligers als ik erg blij mee.”

“Prettig is het ook dat je veel gegevens in elk vrijwilligersdossier kunt zetten. Zowel openbaar als privé. De vrijwilliger kan en mag zelf bepalen of iets voor iedereen zichtbaar is. Wel zo prettig met de privacy wetgeving.

“De kalender gebruik ik ook veel. Hierin kan ik naast de vrijwilligersopleiding ook andere activiteiten en meetings vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan aparte gidsenbijeenkomsten. Bij dit soort bijeenkomsten is het prettig als ik van te voren weet wie er wel en niet komt. In het verleden was dit er niet en werden hierover steeds mails gestuurd.”

“Overzichtelijke beveiligde digitale plek voor de vrijwilligersdossiers.”

Is er een functionaliteit die je mist?
“Wat ik een beetje mis, is dat ik relatief weinig ruimte heb om notities bij een activiteit te plaatsen. Voornamelijk over de specifieke inhoud van de activiteit. Dit is vooral van belang bij een rondleiding. Als vrijwilliger wil je dan vooraf weten wat voor groep deelneemt, van welk bedrijf ze zijn en wat de leeftijd van de deelnemers is. Uit de enquête die we gehouden hebben, kwam dit ook naar voren. Nu mail ik deze informatie nog los, maar het zou een uitkomst zijn als ik dit meteen in het systeem kan toevoegen.”

“En ja, wat ook enorm zou helpen, is een app. Veel vrijwilligers kijken op hun telefoon. In de huidige omgeving zijn de notities bij een activiteit of rondleiding wat minder goed zichtbaar.”

Hoe ziet de toekomst eruit?
“Ik heb natuurlijk al een aantal zaken aangegeven, maar wat ook fijn zou zijn, is de mogelijkheid om in het dossier aan te geven dat ze een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben ingevuld. Elke stichting werkt met VOG’s. Dus het zou fijn zijn als dit er ook in zou kunnen. Zo heb je een compleet dossier van iedere vrijwilliger. Alles op één plek zou top zijn! Verder zijn we superblij met het systeem.

“Vrijwilligers werken graag met de planning van Het Rooster. Met deze tool kunnen ze hun eigen tijd indelen, dagen invullen en kiezen wanneer ze iets willen doen. Dat geeft ze meer vrijheid.”

“Samen met onze vrijwilligers bezorgen wij onze gasten een onvergetelijke dag tussen de apen!”