Klantinterview Bibliotheek Kennemerwaard

Meer dan een plek waar je boeken kunt lenen.

Bibliotheek Kennemerwaard is onderdeel van het ABC Huis. Naast het lenen van boeken, doen zij nog veel meer. Zo helpen zij jou graag bij zaken die te maken hebben met alles op het digitale vlak, geldzaken, omgaan met de computer of smartphone, taal en rekenen. De bibliotheek is een openbare ruimte, dus een mooie plek om nieuwe mensen te ontmoeten. Tevens worden hier verschillende trainingen en workshops gegeven. Denk ook aan taalcafé’s, consulenten die op scholen voorlezen en spreekuren over mediawijsheid. Vaak gratis en voor sommige wordt er een kleine vergoeding gevraagd.

“De bibliotheek staat middenin de samenleving.”

Een bibliotheek kan niet zonder mensen en daarvoor, zeker bij zo’n grote organisatie met meerdere vestigingen, is een heldere planning nodig. Ik sprak met Ingeborg Roos, Informatieconsulent / Organisatieassistent, over de samenwerking met Het Rooster.

Bibliotheek Kennemerwaard heeft 17 vestigingen, met in totaal 80 medewerkers, en voor al deze vestigingen maakt Ingeborg het rooster. Dit is best een ingewikkeld verhaal, aangezien er ook meerdere diensten op een dag zijn en sommige vestigingen ook ’s avonds open zijn.

Waarom is jullie keuze op Het Rooster gevallen?

Voorheen werd er een oud programma gebruikt. Iedere keer moesten hier uitdraaien van worden gemaakt welke diensten er nog openstonden. Te veel gedoe.

Ik stel Ingeborg de vraag en ze antwoord direct. ‘Ik heb gewoon gegoogled. We hebben wel met drie personen bij andere bibliotheken gekeken die ook meerdere vestigingen hebben. Dit zag er allemaal zo ingewikkeld uit en toen kwam ik Het Rooster tegen. Voor mij was de drempel heel laag, omdat ik Het Rooster eerst eens uit mocht proberen.

“Ik houd van de kleurtjes, de manier en lay out hoe het is opgebouwd.”

Tijdens ons gesprek vertelt Ingeborg dat ze na al die tijd dat ze met Het Rooster werkt nog steeds aanpassingen voorbij ziet komen. Ze is ook iemand die vaak als proefpersoon meewerkt en dus meedenkt aan alle eventuele vernieuwingen.

Wat vinden al jouw collega’s van het gebruik van Het Rooster?

Ingeborg: ‘Ik rooster alleen het vaste personeel, geen vrijwilligers. Wel is het de bedoeling om de vrijwilligers er ook in te zetten, maar voor nu gaat het echt om het vaste personeel.’

‘We hebben in eerste instantie Het Rooster met een klein groepje getest, waaraan ik eigenlijk weinig uitleg heb gegeven. Iedereen kon er snel zelf mee aan de slag. Alleen als je iets niet vaak gebruikt, komen daar wel eens vragen over.’

‘Op de website van Het Rooster staat alles duidelijk uitgelegd, maar op de één of andere manier vragen ze het toch altijd aan mij. Terwijl het allemaal al voor zich spreekt. Ik zet de gebruiksaanwijzing altijd op ons intranet. En uiteraard staat op de website van Het Rooster ook alles door middel van video’s uitgelegd.’

Verloopt de samenwerking met Het Rooster naar wens?

Ingeborg geeft aan dat ze net voor corona gestart zijn met het gebruik van Het Rooster. Regelmatig wordt er feedback aan de gebruikers gevraagd, of alles nog loopt zoals het hoort te lopen en of er nog wensen zijn.

‘Leuk om te zien dat als ik wel eens met een suggestie kom, dat dit na verloop van tijd ook daadwerkelijk wordt opgepakt en in Het Rooster beschikbaar is. Er wordt echt naar je feedback geluisterd,’ aldus Ingeborg.

“Het Rooster blijft zich door ontwikkelen.”

Ingeborg is zeer tevreden over de samenwerking. ‘Altijd snel een reactie. De support is echt heel fijn. Ik bel niet vaak, maar als er iets is, word ik altijd meteen geholpen.’

“Je kunt altijd bij ze terecht, fijn die korte lijntjes.”

Noem één eigenschap van Het Rooster wat er voor jou uitspringt.

‘Het Rooster is voor iedereen inzichtelijk, altijd up to date en actueel. In vergelijk, als je iets print, is het eigenlijk al weer oud. Met Het Rooster zie je meteen wie wanneer staat ingeroosterd en waar je nog gaten hebt. Het klopt dus altijd. Je kunt meteen inloggen en je eigen gegevens inzien.’

“Realtime inzicht in de personeelsplanning.”

Noem één onderdeel dat nog toegevoegd mag worden aan Het Rooster.

Ik stel deze vraag aan Ingeborg en ze moet hier wel even over nadenken. Meer omdat ze al regelmatig met suggesties komt en die vaak meteen of na verloop van tijd worden opgepakt.

‘Als ik iets moet noemen, dan heeft dat te maken met het goedkeuren van vakantieaanvragen. Mijn collega’s vragen de vrije dagen en vakantie bij mij aan. Om deze vakantieaanvraag te beoordelen, moet ik deze eerst goedkeuren. Daarvoor gebruik ik dan nog wel een Excelbestand om te kijken of ik de vakantieaanvraag wel wil goedkeuren. Het zou mooi zijn als er in Het Rooster een overzicht van vakantieaanvragen kan worden gemaakt, voordat ik deze heb goedgekeurd. Maar wellicht is dit een lastige vraag of vergt dit een grote aanpassing.’

‘Dit kost me nog wel wat tijd, want nu ben ik per vestiging aan het kijken wie wanneer op vakantie is. Moet ook wel eerlijk bekennen, dat ik soms te weinig tijd heb om echt te kijken wat er eigenlijk nog meer in Het Rooster zit.’

“Blij dat ik Het Rooster heb gevonden. Een fijn rooster dat er aantrekkelijk uitziet.”