Buurtbus Veluwezoom West: Van Excel, potlood en gum, naar professionele roostersoftware

Het is inmiddels een vertrouwd gezicht: de blauwe en roze achtpersoonsbussen die dagelijks door de diverse dorpen van de gemeente Renkum rijden. Een grote groep vaste passagiers maakt veelvuldig gebruik van deze voorziening. De chauffeurs van de bussen zijn trouwe vrijwilligers, waarvan de meesten al vanaf het begin hun steentje bijdragen aan het succes van deze dienst.

De vereniging heeft als doel om het buurtbusproject zo goed mogelijk uit te voeren voor de inwoners van de betreffende zes dorpen in de gemeente Renkum. Dat wordt gedaan met twee busjes, die
beschikbaar worden gesteld door Breng (Hermes OV), waarin acht passagiers vervoerd kunnen worden die worden bestuurd door ca. 60 vrijwillige chauffeurs. Om een goed functionerend rooster te maken is het noodzakelijk dat de vereniging de beschikking heeft over voldoende vrijwillige chauffeurs. Voor deze 60 vrijwilligers moet er een planning gemaakt worden. Ik sprak Theo van Gent, Coördinator vervoer-planning.

Van Excel, potlood en gum, naar professionele roostersoftware
Theo: “Voorheen werd alles met de hand gedaan in Excel vanuit twee computers. Mijn voorganger deed het ook nog wel met een potlood en een gummetje erbij. Alle controles gingen handmatig. Dat was toen ik het overnam zo arbeidsintensief!”

Waarom hebben jullie voor Het Rooster gekozen?
Theo: “Na onderzoek van de voorzitter bij een andere partij die al met een systeem werkte, kwamen we bij Het Rooster uit. Ik ben toen zelf gaan kijken wat er allemaal mogelijk was op dit gebied, zodat we van het handmatige werk af zouden komen.

We zochten naar een systeem dat betaalbaar was. We zijn dan ook een vrijwilligersorganisatie. Eigenlijk zijn we meteen bij Het Rooster uitgekomen. We hebben niet veel verder gekeken. We
hadden meteen het gevoel dit is het juiste systeem was dat bij ons paste.

Nadat we een demo hadden gekregen, hebben we dit voorgesteld aan het bestuur. We hebben toen meteen contact opgenomen met Het Rooster om te kijken of zij iets voor ons konden betekenen.

We hebben een tijd vanuit de demo-omgeving gewerkt, om te kijken of dit systeem wel bij ons paste. Vervolgens hebben we een klankbordgroep van 6 leden opgericht aan wie we Het Rooster hebben voorgesteld. Ze waren enthousiast, maar deels ook wat sceptisch. Dit had vooral met de nieuwigheid te maken en omdat sommigen relatief weinig ervaring hadden met een computer. Uiteindelijk is er in de bestuursvergadering besloten Het Rooster aan te schaffen.”

“Als ik het kan, kan iedereen met het systeem werken.”

Alle vrijwilligers plannen zich nu zelf in!
Theo: “In eerste instantie heb ik zelf het rooster ingevuld. Dat was de eerste stap, zodat alle vrijwilligers al een beetje konden kijken hoe Het Rooster er uit zag. Vanaf september konden de
vrijwilligers zelf hun beschikbaarheid aangeven en ik plande ze dan nog in. Die controle bleek wel nodig te zijn. Nog niet iedereen werkte op de juiste manier met het systeem. Ik kreeg toen ook veel vragen. Sinds november kan iedereen zelf plannen. Wonder boven wonder is dat erg goed gegaan. Ik heb net voor aankomende januari het rooster ingevuld en dat liep echt als een trein. Uiteindelijk stonden er nog 5 of 6 diensten open. Ik heb alleen hierover een mail rondgestuurd en binnen een paar uur waren deze ingepland. Ik hoef eigenlijk alleen maar te monitoren of de diensten er in staan. Als ik daar voor januari een half uur mee bezig ben geweest dan is het veel.”

“Voor mij als planner scheelt dit zoveel tijd.”

Hoe zijn de reacties van jullie vrijwilligers? Liep alles meteen op rolletjes?
Theo: “Het ruilen van diensten liep in het begin niet zo soepel, maar gelukkig gaat dit ook steeds beter. Dit kwam omdat Het Rooster dat faciliteert en mensen niet wisten hoe ze dit in Het
Rooster moesten verwerken. Alle vrijwilligers zijn enorm enthousiast.

De uitdaging bij het ruilen van de diensten blijft dat je niet weet of die dienst meteen overgenomen wordt. Dit moet namelijk gelijktijdig gebeuren anders pikt iemand anders de dienst in.”

Hoe verloop de samenwerking met Het Rooster?
Theo: “In juni hebben we een presentatie van Pascal gehad. Dat is het. Een specifieke handleiding is er niet. Als er vragen zijn, dan nemen we contact op met Het Rooster en krijgen we vaak direct antwoord. Hier heb ik wel al veel gebruik van gemaakt. Meestal waren ze goed bereikbaar en kregen we snel antwoord. Suggesties en ideeën worden meteen opgepakt en serieus genomen.”

Wat is het mooiste resultaat, waar zijn jullie momenteel trots op?
Theo: ”Niet meer in Excel werken. Het Rooster geeft de vrijwilligers meer vrijheid om zelf te plannen. Alles werkt heel makkelijk als je weet hoe alles werkt. Je moet er wel mee leren werken. Zelfs
computeranalfabeten of mensen die een beetje bang zijn van computers kunnen er mee werken.”

Is er een functionaliteit die je mist?
Theo: “Ja, eigenlijk is er wel iets wat we graag zouden willen. Kan er een app gemaakt worden voor de telefoon naast de mobiele webapplicatie? *Opmerking van Het Rooster: Daar wordt aan gewerkt!

Hoe ziet jullie toekomst eruit?
Theo: “Je weet niet wat de ontwikkelingen in het OV allemaal gaan doen. Alles staat onder druk. Over minder dan 5 jaar zou ik graag zien dat vrijwilligers zelf hun eigen diensten kunnen beheren en dat we daarmee verder kunnen.

Voor ons is een volgende stap, de aparte website voor de chauffeurs die er nu nog is, integreren met Het Rooster.

“Vrijwilligersorganisaties ga allemaal werken met Het Rooster want het geeft enorm veel mogelijkheden,” aldus Theo van Gent.